Iz Upravna Svetovalnica
Zadeva: Zapis številke zadeve
Datum odgovora: 31. 05. 2009
Vprašanje:
Kakšen je pravilen zapis številke zadeve?
Odgovor:
Številka zadeve je definirana v enaintrideseti točki 2. člena UUP, in sicer kot evidenčna oznaka zadeve, ki je sestavljena iz štirih numeričnih znakov z vnaprej določenim pomenom.
Pravilni zapis številke zadeve tako zajema (primer: 1121-1/2009):
- klasifikacijski znak, ki je določen v klasifikacijskem načrtu in določa vsebino zadeve (npr.: 1121),
- zaporedno številko zadeve v tekočem letu, ki jo informacijski sistem določi samodejno (npr.: 1),
- leto, v katerem je zadeva nastala (npr.: 2009),
Enaintrideseta točka 2. člena UUP navaja, da se lahko za številko zadeve v oklepaju nahaja tudi signirni znak (sestavljen iz številčne oznake notranje organizacijske enote organa ali delovnega mesta javnega uslužbenca, ki zadevo rešuje), v 143. členu pa UUP nasprotno določa, da se v primeru oblikovanja ovoja številka zadeve zapiše v eno vrsto, signirni znak pa pod številko zadeve.
Ključna pri oblikovanju številke zadeve pa je opredelitev klasifikacijskega znaka (in s tem vsebine zadeve), katerega določitev je razmeroma zahtevna, z vidika poteka dela pa tudi odgovorna naloga (po Kovač et al., UUP z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, 2008, str. 115).
Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in Zanikanje odgovornosti.