Iz Upravna Svetovalnica
Zadeva: Opuščeni dokumenti in označevanje združenih zadev v aplikaciji
Datum odgovora: 29. 11. 2010
Vprašanje:
Po Uredbi o upravnem poslovanju se v primeru, če se dve ali več zadev združi v eno skupno zadevo, odpre nova zadeva, pridružene zadeve pa se označijo kot opuščene. Pri vodenju evidence o reševanju upravnih zadevah, ki se vnašajo v informacijski sistem, se uporabljajo različne pisarniške odredbe. V aplikaciji, ki jo uporablja občinski organ pa je možna le izbira odredbe REŠENO ali ODSTOPLJENO. Ali je to skladno z uredbo? Kaj storiti z dokumenti, ki so pomembni za odločanje v postopku in so vloženi v zadevo, katero smo opustili - ali jih naj prenesemo v novo skupno zadevo?
Odgovor:
Po prvem odstavku 152. člena UUP se zadeve, če so vsebinsko ali formalno povezane, v evidenci povežejo z zaznamkom v polju Zveza. Drugi odstavek 152. člena UUP določa, da med povezane zadeve sodi tudi primer, ko se dve ali več zadev združi v eno, novo skupno zadevo. Pri novi skupni zadevi se zapišejo številke zadev, ki so bile pridružene, pri pridruženih zadevah pa se v evidenci napiše zveza (številka skupne zadeve), označijo pa se kot opuščene. Novo prispeli ali nastali dokumenti pa se evidentirajo le pri skupni zadevi.
Po drugi točki drugega odstavka 153. člena UUP pa se za vodenje evidence o reševanju upravnih zadev, ki se vnašajo le v elektronsko evidenco (ne pišejo pa se na dokumente), uporabljata stanji ROKOVNIK in REŠENO. V okviru stanja REŠENO se uporabljata odredbi odstopljena (kadar je bila zadeva v skladu s predpisi odstopljena drugemu organu) in združena (kadar je bila zadeva v skladu s predpisi združena).
V skladu s tem ugotavljamo, da aplikacija občinskega organa ni popolnoma skladna z uredbo, saj bi morali biti na izbiro stanji ROKOVNIK in REŠENO, ne pa REŠENO in ODSTOPLJENO. Pridružene zadeve po 153. členu UUP označimo z REŠENO, saj organ v pridruženih zadevah ne bo opravil več nobenega dejanja. Dokumentov, ki so pomembni za odločanje v postopku in so vloženi v zadevo katero smo opustili, ne prenesemo v novo skupno zadevo, temveč se le tej zadevi pripiše zveza - številka nove skupne zadeve.
Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in zanikanja odgovornosti.