Iz Upravna Svetovalnica
Zadeva: Hranjenje elektronskih dokumentov na centralni informacijsko telekomunikacijski infrastrukturi
Datum odgovora: 31. 05. 2009
Vprašanje:
Katere elektronsko prejete dokumente lahko hranimo izven skupne evidence dokumentarnega gradiva na centralni informacijsko telekomunikacijski infrastrukturi?
Odgovor:
Drugi odstavek 124. člena UUP določa, da se evidenca dokumentarnega gradiva vodi o vseh dokumentih, ki jih organ prejme. Iz tega izhaja, da je potrebno vse elektronsko prejete dokumente ustrezno evidentirati.
Evidentira jih glavna pisarna, dokumente, ki pa jih uslužbenci prejmejo na svoj elektronski naslov pa ob ustreznem pooblastilu lahko evidentirajo tudi sami. (po Kovač et al., UUP z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, 2008, str. 114) Na centralni informacijski telekomunikacijski infrastrukturi naj bi se torej evidentirali vsi elektronsko prejeti dokumenti, vendar pa UUP opredeljuje tudi neevidenčno dokumentarno gradivo. Po 129. členu UUP je neevidenčno dokumentarno gradivo tisto, ki ni pomembno za poslovanje organa in se iz tega razloga ne evidentira. Katero gradivo spada med neevidenčno gradivo določi predstojnik organa, večinoma pa so to oglaševalska sporočila, čestitke, voščila, poslovna vabila, časopisi, publikacije in podobno. V primeru, da organ na tovrstno gradivo kaj ukrene, pa je potrebno to gradivo ustrezno evidentirati.
Poleg neevidenčnega dokumentarnega gradiva pa evidence dokumentarnega gradiva po 125. členu UUP ni obvezno voditi tudi za specifično dokumentarno gradivo. Med omenjeno gradivo spada prevsem specifično dokumentarno gradivo MNZ, MO in SOVE ter statistično, hidrometeorološko, seizmološko gradivo, računovodska in knjigovodska dokumentacija, gradivo za katastre, registre in podobno. Za ravnanje z omenjenim gradivom predstojnik organa določi ustrezna pravila v skladu s posebnimi predpisi. Smiselno pa je, da se za upravljanje tega gradiva uporabljajo principi, čim bolj podobni določilom UUP. (po Kovač et al., UUP z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, 2008, str. 112)
Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in Zanikanje odgovornosti.