Iz Upravna Svetovalnica
Zadeva: Posredovanje podatkov po elektronski pošti
Datum odgovora: 8. 1. 2010
---Izvirnik:Posredovanje podatkov po elektronski pošti
Vprašanje:
Kje je zakonska podlaga za izmenjavo podatkov iz uradnih evidenc med organi po elektronski pošti? Ali se lahko tudi odgovor na zaprosilo dobi/da po elektronski pošti ali mora biti pisno? Ali se lahko zaprosilo naslavlja na elektronski naslov uradne osebe ali le na elektronski naslov institucije?
Odgovor:
Zakonska podlaga za izmenjavo podatkov iz uradnih evidenc med organi so določbe 66. in 139. člena ZUP, način izmenjave pa ureja IX. poglavje Uredbe o upravnem poslovanju (v nadaljevanju: UUP).
V postopku, ki se začne na zahtevo stranke, vlogi ni potrebno prilagati potrdil, izpiskov in drugih podatkov o dejstvih iz uradnih evidenc, ki jih vodijo upravni in drugi državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti ali nosilci javnih pooblastil. Organ v tem primeru ravna po 139. členu ZUP (tretji odstavek 66. člena ZUP).
Uradna oseba, ki vodi postopek, si preskrbi po uradni dolžnosti podatke o dejstvih, o katerih vodi uradno evidenco organ, ki je pristojen za odločanje, enako pa ravna glede dejstev, o katerih vodi uradno evidenco kakšen drug državni organ oziroma organ samoupravne lokalne skupnosti ali nosilec javnega pooblastila (tretji odstavek 139. člena ZUP). V tem primeru je dolžan od pristojnega organa podatke zahtevati takoj oziroma najkasneje v roku treh delovnih dni po vložitvi vloge, zaprošeni organ pa je dolžan te podatke brezplačno posredovati takoj oziroma najkasneje v roku 15 dni, če ni v predpisu, ki ureja uradno evidenco, drugače določeno (četrti odstavek 139. člena ZUP).
Izmenjava podatkov iz uradnih evidenc med organi javne uprave torej poteka kot breme organov, in to tako v primerih, ko je postopek uveden na zahtevo stranke kot v primerih, ko je uveden po uradni dolžnosti, a se odloča o pravici stranke (gre namreč za postopke, ki se ne uvedejo zoper stranko, ampak v njeno korist, npr. postopki za obnavljanje pravic s področja socialnega varstva) (Jerovšek et al., Zakon o splošnem upravnem postopku s komentarjem, 2004, str. 420).
V skladu z drugim odstavkom 200. člena UUP se podatki zahtevajo in sporočajo v pisni (fizični) obliki ali po elektronski poti. Če se podatki zahtevajo ali sporočijo po elektronski poti, ni nujno potrebno, da mora biti zahteva varno elektronsko podpisana in podpis overjen s kvalificiranim digitalnim potrdilom, ampak zadošča, da je na drug način nedvomno razvidno, da je zahtevo poslala pooblaščena oseba (tretji odstavek 200. člena UUP). To se zagotovi s tem, da se vloga pošlje iz uradnega elektronskega naslova organa, ki zaproša za podatke, na uradni elektornski naslov zaprošenega organ (peti odstavek 202. člena).
Na podlagi zahteve se podatki iz uradnih evidenc pridobijo v primeru, ko javni uslužbenec, ki vodi postopek, nima možnosti vpogleda v uradno evidenco, v kateri se vodijo potrebni podatki (prvi odstavek 202. člena UUP). V tem primeru zahtevo za pridobitev podatkov podajo predstojnik, javni uslužbenec, ki ima po zakonu pooblastilo za odločanje v upravnih zadevah ali javni uslužbenec, ki ima pooblastilo predstojnika za odločanje ali vodenje upravnega postopka oziroma le pooblastilo za pridobivanje podatkov iz uradnih evidenc (četrti odstavek 202. člena UUP).
Upravljavec uradne evidence lahko posreduje le podatek, ki je bil zahtevan, in sicer praviloma istega dne, ko je prejel zahtevo, najpozneje pa v 15 dneh, če ni v predpisu, s katerim je bila vzpostavljena evidenca, določeno drugače. Podatki se posredujejo brezplačno (šesti odstavek 202. člena ter 203. in 205. člen UUP) in prednostno v elektronski obliki, saj ni bistvena oblika, ampak vsebina podatkov (izmenjava podatkov ni potrdilo, pošilja se podatke, ne izpiskov).
Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in zanikanja odgovornosti.