Popolnost vloge z manjkajočo sestavino po razpisu

Zadeva: Popolnost vloge z manjkajočo sestavino po razpisu - V USKLAJEVANJU

Datum odgovora: 29. 8. 2012 in 14. 12. 2023, pregled 27. 11. 2022

Vprašanje:

Vlagatelj je bil v postopku izvedbe javnega razpisa zavezan, da vlogo pošlje v zaprti ovojnici, ki mora biti označena s polnim nazivom in naslovom vlagatelja ter vidno oznako: »NE ODPIRAJ – VLOGA NA JAVNI RAZPIS«. Področni predpis specialno predpisuje, da rok in sestavine vloge določi razpisna dokumentacija, a že sam predpis določa: "Predložena vloga mora biti v zaprtem ovitku, ovitek pa mora biti označen z navedbo javnega razpisa, na katerega se vloga nanaša. Neustrezno označena vloga se s sklepom zavrže." Vlagatelj je izpolnil vse zahteve neposredno po predpisu, pozabil pa je pripisati svoj naslov v skladu z razpisom.

Kako se postopa z vlogo, ali se zavrže ali šteje kot nepopolna ali kaj tretjega?

Kako se postopa z vlogo v primeru, da vlagatelj ne prilepi predpisane ustrezne oznake obrazca na ovojnico kot je to navedeno v razpisni dokumentaciji?

Odgovor:

Kadar poteka razpis in gre za javnopravno zadevo (ali celo upravno), se uporablja ZUP, kolikor posamičnih procesnih vprašanj področna zakonadaja ne uredi drugače (gl. 3. člen ZUP in 4. člen ZUP). Pravila upravnega postopka, ki jih ZUP vsebuje, veljajo za postopek odločanja v konkretnih upravnih področjih, za katera ni predpisan drugačen, poseben postopek. To torej pomeni, da na upravnih področjih, za katera so predpisani z zakoni posebni upravni postopki, se uporabljajo določbe teh zakonov; določbe ZUP pa se uporabijo le v vprašanjih, ki niso urejena s takimi posebnimi postopki (Kovač et al., ZUP s komentarjem, 1. knjiga, 2022, str. 76).

Uvodoma kaže opozoriti, da je pri tem razpis oz. razpisna dokumentacija, izdana na podlagi zakona oz. drugega predpisa del splošnih aktov, ki zavezujejo udeležence v postopku. Zato je treba v skladu z načelom zakonitosti (120. člen Ustave RS in 6. člen ZUP) tudi pravila po razpisu šteti kot splošno veljavna oz. ta pravila predstavljajo specialno področno ureditev, skupaj z vsebino resornih predpisov. Tako je npr. določba o obvezni sestavini X vloge, ki se vloži na razpisu, v razpisni dokumentaciji načeloma enako zavezujoča kot določba o oznaki oz. navedbi javnega razpisa, kot določa v danem primeru recimo uredba. To ne velja le, če bi razpisna dokumentacija določala postopkovna vprašanja, tudi sestavine vloge, proti ali preko določb/am zakona ali na zakonu temelječega predpisa oz. splošnega akta.

Vsako pravilo pa se, sploh v dvomu, tolmači v skladu z namenom, ki ga zasleduje. Zato odgovor na dilemo, ali je manko določene sestavine formalno taka napaka, da se vloga zavrže ali ne upošteva ipd., ni enoznačen, ampak odvisen od vrste sestavine oz. namena le te kot obvezne. Zlasti v okviru razpisnega postopka je glede na specifike tega tipa postopka, tj. enak dostop kandidatov in izbira najboljšega oz. ustreznih po razpisnih pogojih, oddaja zaprte ovojnice z vlogo in ustrezno oznako ustaljena in pomembna sestavina, zato se oddaja vloge na nasproten način šteje kot procesno nepravilna in tako celo zavrže po 129. členu ZUP, brez možnosti sanacije npr. po postopku z nepopolno vlogo (67. člen ZUP). Postavi pa se vprašanje, ali enako velja za (zgolj) manjkajoč naslov vložnika, čeprav so izpolnjene vse ostale sestavine, predvsem navedba imena oz. naziva vložnika.

Naslov je običajno zahtevan, tudi po 66. člen ZUP, z dvojnim namenom:

1. za določitev identitete vložnika poleg imena/naziva in
2. predvsem za učinkovito komunikacijo organa s stranko (vložnikom).

Pri tem je treba upoštevati še, da je sam naslov prebivališča stranke oz. njen sedež praviloma registriran in kot tak dostopen v uradnih evidencah. Za podatke iz uradne evidence pa velja, da jih načeloma pridobivajo organi sami, ne pa da se njihova predložitev, čeprav tako določa poseben predpis ali splošni akt, zahteva od strank (gl. 66. člen, povezano tudi 139. člen ZUP in 175. člen ZUP). 

Namen določitve določene sestavine vloge v razpisni dokumentaciji je torej ključen za presojo, ali je manko te sestavine bistven za presojo vloge kot vložene na nepravilen način in zato zavržene ali nesprejete. Pri tem naj bi forma oz. predpisane sestavine sledile racionalnemu namenu, ne pa služile le same sebi oz. birokratizaciji postopka za stranke. Zato se v dvomu, ko je možno manko določene sestavine, kot je tipično naslov vložnika, tolmačiti različno, ravna v korist strank (7. člen ZUP), tako da organ sam pridobi naslov, kolikor je tako možno glede na vse ostale sestavine, zlasti navedbo imena/naziva vložnika. Taka vloga se zato ne zavrže niti ne zahteva njena dopolnitev, temveč organ v skladu z ZUP in 92. členom Uredbe o upravnem poslovanju (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in novele) sam pridobi manjkajoč podatek o naslovu (od UE, AJPES itd.) in jo naknadno vsebinsko obravnava.

V primeru, da bi to ne bilo mogoče, ker manjka tudi npr. navedba identitete vložnika, pa menimo, da se analogno uporabi določila področne zakonodaje in ZUP, zato se v (razpisnih) postopkih tako vlogo zavrže kot vloženo nepravočasno oz. nepravilno v okviru razpisnega roka.

Enako velja v primeru, ko vlagatelj ne nalepi predpisane oznake na ovojnico. V danem primeru vlagatelja oziroma t. i. udeleženca v postopku zavezuje razpis oziroma razpisna dokumentacija, v tem primeru natančneje Javni razpis za sprejem in podaljšanje bivanja mladih raziskovalcev in štipendistov v Javni zavod Študentski dom Ljubljana za študijsko leto 2023/24 (št. 603502-0004/ 2023), ki je izdan na podlagi Sklepa o ustanovitvi javnega zavoda »Študentski dom Ljubljana« (Uradni list RS, št. 67/ 12, 24/ 13, 63/ 13, 79/ 15, 52/ 16, 12/ 17, 76/ 17 in 79/ 23) in Pravil o nastanitvi v javni zavod »Študentski dom Ljubljana« (št. 01415/ 1/ 7/ 10-0001/ 2022 z dne 18. 7. 2022 in št. 0076-0002/ 2023 z dne 19. 7. 2023).

V skladu s 66. členom ZUP, mora biti takšna vloga razumljiva in vsebovati vse, kar je potrebno za njeno obravnavo. Izjemo glede popolnosti takšnih vlog pa lahko določa zakon oziroma drug predpis, ki izrecno navaja sestavine, potrebne za njihovo obravnavo (2. odstavek 66. člena ZUP). In sicer 15. člen Pravil o nastanitvi v javni zavod »Študentski dom Ljubljana« navaja, da direktor objavi javni razpis za sprejem mladih raziskovalcev in štipendistov v zavod, v katerem morajo biti navedeni pogoji in merila za sprejem v zavod, kot tudi vsi potrebni podatki (npr. cena bivanja, rok za odločitev o izbiri,…). Prav tako 25. člen Sklepa o ustanovitvi javnega zavoda »Študentski dom Ljubljana« navaja, da podrobnejši način nastanitve in pogoje za bivanje podiplomskih študentov določi prav direktor zavoda. Tako v danem primeru javni razpis daje poudarek na popolnost vlog, oddanih na predpisanem obrazcu (D) z vsebnostjo celotne zahtevane dokumentacije, prilog oziroma podatkov, ki so potrebne za obravnavo takšnih vlog. V javnem razpisu je pravzaprav tudi navedeno opozorilo: »Nepravočasno in nepravilno označene ovojnice bodo zavržene«, s čimer je vlagatelj že vnaprej seznanjen s posledicami formalno nepopolnih vlog.

Zato je na tem mestu potrebno poudariti, da ne glede na vrsto formalnih pomanjkljivosti – nepopolna navedba vrste javnega razpisa na ovojnici (glej sodbo UPRS I U 8/2015), ovojnica brez zahtevane oznake oziroma pripisa na ovojnici (glej sodbo UPRS III U 284/2019-13), nepopolna navedba naziva in naslova vlagatelja na ovojnici (glej sodbo III U 56/2011), pomeni zavrženje takšne vloge. To pomeni, da se v tem primeru za obravnavo takšne vloge ne postopa po 67. členu ZUP, ki navaja, da se nepopolne ali nerazumljive vloge ne sme zavreči, saj se o vsebini takšne vloge še sploh ni odločalo. Šele po zaključku formalnega dela (tj. preverjanje procesnih predpostavk po 129. členu ZUP kot pogoj za uvedbo postopka) lahko govorimo o uvedbi in teku vsebinskega dela postopka ali t. i. meritornem upravnem postopku (Kovač & Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2022, str. 170-171). 

Ker vlagatelj torej ni predložil vloge v zaprti ovojnici s predpisano oznako obrazca D oz. ovojnico brez predpisanega nalepljenega obrazca, ki ga tak razpis navaja, se takšne vloge zavrže, saj se štejejo kot formalno nepopolne in se pri tem upoštevajo določila področne zakonodaje (tj. javni razpis). 

Ker se tako posledično ni odločalo o vsebini takšne vloge, lahko vlagatelj ponovno vloži novo vlogo z zahtevanimi sestavinami, vendar šele v obdobju naslednjega razpisa oziroma do roka kot to določa javni razpis. Prepoved ponovnega odločanja namreč velja le v primeru, ko je bilo o zadevi materialno pravnomočno odločeno (tj. odločeno o pravici ali obveznosti stranke v postopku), ne pa v primeru, ko je bila odločitev zgolj formalno pravnomočna (npr. zavrnjena ali zavržena zahteva, ustavitev postopka s sklepom) (Kovač et al., ZUP s komentarjem, 2. knjiga, 2022, str. 29).

Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in zanikanja odgovornosti.

Želite podati svoje mnenje:

Loading comments...