Zapis številke zadeve

Zadeva: Zapis številke zadeve

Datum odgovora: 31. 5. 2009, dopolnitev 8. 5. 2023

Vprašanje:

Kakšen je pravilen zapis številke zadeve? Kako poteka evidentiranje in arhiviranje upravnih zadev, ki so medsebojno povezane (kadar imamo upravni spis, v kateri se vodi upravna zadeva, ki je v tesni povezavi z drugo upravno zadevo iz drugega upravnega spisa ter se ta upravna spisa združita v povezano zadevo).

Ali se takšne upravne spise arhivira ločeno ali skupaj v sklopu združene zadeve?

Odgovor:

Upravni spis je skupek dokumentov, ki se zbirajo v okviru samostojne upravne zadeve (6. člen Uredbe o upravnem poslovanju (UUP, Ur.l. RS, št. 9/18 in novele)).
Vsak upravni spis se evidentira s t.i. številko zadeve, ki je definirana v devetnajsti točki 6. člena UUP, in sicer kot evidenčna oznaka zadeve, ki je sestavljena iz klasifikacijskega znaka, zaporedne številke zadeve v okviru tega znaka in štirimestne letnice nastanka zadeve. Nekateri organi številki zadeve dodajajo tudi šifro proračunskega uporabnika, vendar za to ni pravno utemeljenega razloga,  povedano drugače, uporaba številke zadeve, ki presega jasno in določno pravilo UUP je nezakonita, zato jo organi ne morejo uporabljati v pravnem prometu, četudi jo ustvari informacijski sistem za upravljanje z dokumentarnim gradivom (npr. IS Krpan) zaradi tehničnih razlogov. 

Pravilni zapis številke zadeve tako zajema (primer: 1000-1/2023):

• klasifikacijski znak, ki je določen v klasifikacijskem načrtu in določa vsebino zadeve (npr.: 1000),

• zaporedno številko zadeve v tekočem letu, ki jo informacijski sistem določi samodejno (npr.: 1),

• leto, v katerem je zadeva nastala (npr.: 2023).
V 55. členu UUP je določeno, da se v primeru oblikovanja ovoja številka zadeve zapiše v eno vrsto, signirani znak pa pod številko zadeve.
Ključna pri oblikovanju številke zadeve pa je opredelitev klasifikacijskega znaka (in s tem vsebine zadeve), katerega določitev je razmeroma zahtevna, z vidika poteka dela pa tudi odgovorna naloga (po Kovač idr., UUP z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, 2008, str. 115). Kadar med posameznimi upravnimi zadevami obstaja vsebinska ali formalna povezanost, se te lahko združijo (prvi odstavek 60. člena UUP), in se kot take v evidenci dokumentarnega gradiva povežejo z zaznamkom na vsaki od med seboj povezanih zadev. Uradna oseba, ki zadevo arhivira mora poskrbeti, da so povezane zadeve med seboj ustrezno evidentirane. V kolikor se dve ali več zadev združi v eno, se lahko:

• ali odpre nova skupna zadeva;

• ali pa se nadaljnji postopek vodi v eni od obstoječih zadev.

V kolikor se postopek vodi v okviru ene od obstoječih zadev, se v temu upravnem spisa evidentira dokument o tem, katere zadeve so se združile (o tem tudi Gliha idr., UUP z uvodnimi pojasnili in predstavitvijo novosti, 2018, str. 98). Evidentiranje se tako lahko v upravnem spisu zabeleži z uradnim zaznamkom (po 74. členu Zakon o splošnem upravnem postopku). Novo nastali ali prejeti dokumenti v postopku se nadalje vodijo in evidentirajo le znotraj tistega upravnega spisa, ki se vodi kot skupno združen upravni spis. V evidenci dokumentarnega gradiva se stanje upravnega spisa, ki se kot združena zadeva priključijo k drugi zadevi, nadalje ne vodijo, ter prejmejo status »REŠENA združena«. V dokumentarnem sistemu se v združenih zadevah (teh, ki so bile združene) in zadevi, ki se nadaljuje, zabeleži t. i. »zveza«, h kateri se doda številke vseh združenih zadev in zadeve, ki se kot skupna nadaljuje (po 60. členu UPP) (primer: trije med seboj vsebinsko ali formalno povezani spisi: 1000-1/2023, 1000-2/2023, 1000-3/2023, kjer se zadnja dva upravna spisa pridružita prvemu; spisa 1000-2/2023 in 1000-3/2023 prejmeta status »REŠENA združena«, medtem ko pri evidentiranju vsi spisi prejmejo še oznako: »zveza: 1000-2/2023, 1000-3/2023 - spis se združeno vodi v 1000-1/2023«).

Arhiviranje zadev sledi po rešitvi zadeve, kjer mora uradna oseba pred samim arhiviranjem upravni spis urediti in v zvezi s tem preveriti ustreznost evidentiranja ter izločiti dokumente, ki niso v povezavi s postopkom (po tretjem odstavku 71. člena UUP). Upravne zadeve so zaradi svoje narave odločanja o pravicah in obveznostih pomembne za organe ter se arhivirajo kot trajno gradivo, kar pomeni da se kot tako gradivo hranijo trajno (6. točka drugega odstavka 77. člena UUP).

Povzeto: upravne zadeve se lahko med seboj združuje, če so si le te med seboj povezane (vsebinsko ali formalno), kjer pa se mora vsaka zadeva oz. z njo povezan upravni spis, voditi ločeno pod svojim klasifikacijskim znakom in z ustreznim evidentiranjem t .i. zveze. Upravni spis, ki se vodi naprej in združuje vse upravne spise, ki so bili združeni, se arhivira v celoti, kot velja za vse upravne spise, ki so bili združeni (t. i. združene zadeve). Ti se tako, kot velja za združen skupni spis, arhivirajo samostojno in ločeno. S tem se zasleduje in zagotovi celovitost dokumentarnega gradiva, ki dokazuje njegovo nespremenjenost in urejenost (po 5. členu Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06 in novele)).

Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in Zanikanje odgovornosti.

Želite podati svoje mnenje:

Loading comments...