Ogled vira Arhiviranje dokumentarnega gradiva v primeru digitalnega poslovanja

&nbsp; 

== '''Zadeva: ''' Arhiviranje dokumentarnega gradiva v primeru digitalnega poslovanja  ==

'''Datum odgovora:'''&nbsp;9. 12. 2013, pregled 19. 1. 2023<br>'''Status uporabnika:'''&nbsp;uradna oseba, ki vodi upravni postopek&nbsp; 

== &nbsp;'''Vprašanje:'''  ==

Zahtevam v upravnem postopku je med drugim potrebno priložiti določena potrdila, ki so jih na organu vedno prejemali v originalni&nbsp;obliki. Pri eni od strank naj bi po novem v celoti prešli na elektronski način poslovanja, kar pomeni, da jim&nbsp;zunanji izvajalec vse originalne dokumente v fizični obliki pretvori v elektronsko obliko, originale pa&nbsp;uniči. Stališče stranke je, da kopija elektronskega dokumenta (npr. Potrdilo o upravičeni zadržanosti&nbsp;od dela), zadošča za uveljavljanje določenih pravic, ki izhajajo iz tega (npr. izplačil nadomestil plače za začasno zadržanost z dela na podlagi&nbsp;refundacijskih zahtevkov). Ali to pomeni, da zaradi določb Zakona o varstvu dokumentarnega in&nbsp;arhivskega gradiva, po 3. odstavku 173. člena ZUP organ ne sme več zahtevati vpogleda v&nbsp;originalni dokument (npr. obrazec BOL, ki ga je izdal osebni zdravnik) in se mora vselej zadovoljiti z&nbsp;njegovo reprodukcijo iz informacijskega sistema stranke ter ali ni smiselno, da se izvirni dokument&nbsp;hrani vsaj za čas poteka postopka? Ali se lahko original dokument, ki je zakonito in v skladu s pravili pretvorjen v digitalno (elektronsko) obliko in&nbsp;pripada organu, v primeru že izdane odločbe stranki, tudi uniči? Ali mora stranka v postopku hraniti izvirnik dokumentarnega gradiva, v primeru da posluje z digitalnim dokumentarnim gradivom, ter ali lahko uradna oseba zahteva vpogled v izvirno dokumentarno gradivo?<br> 

== '''Odgovor:'''  ==

Razvoj sodobne tehnologije ima vpliv tudi na področje upravljanja z dokumentarnim gradivom, in&nbsp;to predvsem na področju hranjenja in pretvarjanja gradiva iz fizične v elektronsko (digitalno) obliko.&nbsp;Izhajajoč iz tega se zato pri številnih organizacijah zastavljajo vprašanja, kakšen je status gradiv v&nbsp;digitalni obliki in ali ima slednje gradivo enako vrednost kot izvirno (fizično) gradivo ter kako oziroma&nbsp;če sploh hraniti takšno dokumentarno gradivo.&nbsp; 

V primeru, da organ prejme s strani stranke '''dokumentarno gradivo, ki&nbsp;je o/hranjeno v digitalni oblik'''i, mora to gradivo&nbsp;'''v&nbsp;skladu z 31. členom [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 Zakona o varstvu dokumentarnega in&nbsp;arhivskega gradiva] (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06 in novela) obravnavati enako kot izvirnik''', saj ZVDAGA v dotičnem členu vzpostavi&nbsp;zakonito fikcijo, da se vsako enoto varno hranjenega gradiva (dokumentarno gradivo), ki je hranjeno&nbsp;v digitalni obliki, upošteva oziroma šteje za enako posamezni enoti izvirnega gradiva, in to ob pogoju&nbsp;da sta bila zajem in varna hramba opravljena v skladu s pri državnem arhivu potrjenimi notranjimi&nbsp;pravili ter če drug zakon izrecno ne določa drugače. To torej pomeni, da se mora dokumentarno&nbsp;gradivo v pretvorjeni elektronski obliki (npr. skenirana listina) obravnavati enako kot izvirno gradivo&nbsp;in slednje mora organ smiselno upoštevati ter ne more zahtevati od stranke, da predloži še izvirni&nbsp;(originalni) papirni dokument. 

Določbo tretjega odstavka&nbsp;[[Zak:ZUP#173._.C4.8Dlen|173. člena ZUP]], ki opredeljuje, da lahko uradna&nbsp;oseba, ki vodi postopek, od stranke zahteva izvirno listino, se mora v kombinaciji z ZVDAGA torej tolmačiti tako, da '''digitalizirana listina pomeni izvirnik'''. 

Tudi glede vprašanja, ali stranka sme uničiti izvirno dokumentarno gradivo, je treba upoštevati ZVDAGA skupaj z ZUP in UUP, zato '''se lahko uniči izvirno gradivo v papirni obliki, ko je enkrat digitalizirano''' v skladu z zgoraj navedenim. V primeru, da je tudi izvirno dokumentarno gradivo ustrezno pretvorjeno v dokumentarno gradivo v digitalni obliki ali na mikrofilmu, ki izpolnjuje&nbsp;enake pogoje uporabnosti kot izvirno dokumentarno gradivo, in je zagotovljena hramba v skladu z&nbsp;določbami zakona ZVDAGA, se izvirno dokumentarno gradivo torej lahko uniči, če ta ali drugi zakon ne&nbsp;določa drugače, pri kateremkoli udeležencu postopka, tudi pri stranki. To tudi pomeni, da se lahko izvirni dokument, ki pripada organu in je ustrezno pretvorjen v digitalno (elektronsko) obliko v primeru šele teka postopka ali že&nbsp;izdane odločbe, tudi uniči. 

<br> 

''Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej [[Upravna-svetovalnica:Privacy policy|Politiko zasebnosti]] in [[Upravna-svetovalnica:Splošno zanikanje odgovornosti|zanikanja odgovornosti]].'' 

== '''Želite podati svoje mnenje:'''  ==

<comments /> 

[[Category:Ravnanje_z_dokumentarnim_gradivom]] [[Category:Listine,_potrdila,_upravne_overitve_in_izmenjava_podatkov_iz_uradnih_evidenc]]