Iz Upravna Svetovalnica
Datum odgovora: 9.2.2012
Vprašanje:
Kako postopa organ, če prejme vlogo v elektronski obliki brez varnega e-podpisa? Kako lahko organ v takem primeru preveri istovetnost vložnika? Kako naj ravna, če iz take vloge ni razvidno, kdo je stranka niti tega ni mogoče ugotoviti na drug način? Naj stranko pozove k dopolnitvi in če da, na kakšen način (z javnim naznanilom ali v e-obliki preko informacijskega sistema)? Kako ravnati, če stranka na poziv ne odgovori - naj izda sklep o ustavitvi postopka in če da, komu? Kako pa naj ravna, če stranka spet odgovori na enak način (brez varnega e-podpisa)?
Kako naj organ beleži tako vlogo (nepopolna vloga, ni navedenih podatkov vložnika/stranke), upoštevajoč 137. člen Uredbe o upravnem poslovanju, da mora imeti vsaka zadeva številko (klasifikacijski znak?), ki se ne sme spremeniti (npr. organ ne sme spremeniti zadeve iz vodenja upravnega postopka v dopis)?
Odgovor:
Po ZUP mora vsaka vloga vsebovati naslednje podatke: navedbo organa, kateremu se pošilja, zadevo, katere se tiče, zahtevo oziroma predlog, osebno ime oziroma firmo vlagateja, njegov naslov, podatke o morebitnem zakonitem zastopniku in pooblaščencu ter podpis vlagateja (prvi odstavek 66. čl. ZUP). Vlogo v fizični obliki mora vlagatelj podpisati z lastnoročnim podpisom, vlogo v elektronski obliki pa z varnim elektronskim podpisom s kvalificiranim potrdilom (prvi odstavek 63. čl. ZUP). Zgolj vloga, ki vsebuje omenjene podatke in je pravilno podpisana, velja kot ustrezno sestavljena in primerna za nadaljno obravnavo, če seveda področni predpis minimalnih sestavin ne določa drugače.
Vloga, ki je poslana po elektronski poti, vendar ni podpisana z varnim elektronskim podpisom, je formalno nepopolna, zato jo organ praviloma ne more obravnavati, ampak mora od stranke zahtevati, da pomanjkljivost odpravi tako, da vložitev vloge potrdi po elektronski poti z varnim elektronskim podpisom oziroma če tega nima s potrditvijo v fizični obliki, ki bo vsebovala lastnoročni podpis. Kljub temu, da je vloga formalno pomanjkljiva, če ni opremljena z varnim elektronskim podpisom, pa jo organ lahko obravnava, kadar ne dvomi, da je vlogo poslala tista oseba, ki je navedena na vlogi (gl. tretji odstavek 67. čl. ZUP). Tudi pri elektronskem poslovanju velja, da ne sme biti dvoma o identifikaciji konkretnega vložnika. Če organ zahteva potrditev vložitve vloge s pozivom za dopolnitev je oblika in vročitev slednjega odvisna od tega, ali ima stranka varni poštni predal, v takem primeru ga elektronsko pošlje v omenjeni poštni predal, v nasprotnem pa mu poziv vroči v fizični obliki po 87. čl. ZUP na naslovu dejanskega prebivališča (prim. drugi odstavek 83. čl., 86. čl. in 87. čl. ZUP). Kolikor se stranka ne odzove ali se ne odzove kot je bilo zahtevano, se vloga zavrže (67. čl. ZUP). Organ zato ne izdaja sklepa o ustavitvi postopka, ker ta zaradi formalnih pomanjkljivosti sploh ni bil začet.
Zgoraj navedeno postopanje je mogoče, ko je vloga nepopolna zgolj zaradi podpisa in s tem povezane potrditve identifikacije stranke. Kolikor pa identifikacija sploh ni mogoča, ker stranka v elektronski vlogi (enako velja za fizično) ne navede niti osebnega imena in/ali naslova dejanskega prebivališča oziroma naslova varnega elektronskega predala obravnava takšne vloge ni mogoča. Organ v takem primeru pošlje na elektronski naslov, iz katerega je prejel vlogo sporočilo, da je vloga nepopolna in pozove vložnika naj jo dopolni. Če je pri tem neuspešen vloge ne more zavreči kot nepopolne, saj ne razpolaga niti z osnovnimi podatki, ki bi omogočali izdajo in vročitev sklepa (osebno ime in naslov vložnika). Klub temu pa mora organ vlogo ustrezno evidentirati, enako pa velja tudi za pozive za odpravo pomanjkljivosti, če bi kasneje morebiti postalo sporno, zakaj organ o zahtevi ni odločil v roku.
V postopku evidentiranja se presodi vsebino vloge, kar je temelj za določitev primernega gesla in klasifikacijskega znaka. Sledi preverjanje obstoječih zapisov pod določenim klasifikacijskim znakom v evidenci, na podlagi katerega se ugotovi ali prejeti dokument nadaljuje že odprto zadevo ali gre za novo zadevo. Če gre za novo zadevo se določi številka zadeve (po Stare, Upravno poslovanje, 2010, str. 94). Torej v primeru, da je vloga nepopolna (npr. je zaradi odsotnosti nujnih identifikacijskih podatkov ni mogoče obravnavati) je potrebno vlogo evidentirati in jo opremiti s klasifikacijskim znakom, ki ustreza področju oziroma vsebini vloge. Kljub temu, da organ z vlogo ne more storiti nič (dokler stranka ne sporoči podatkov, ki bodo omogočali izvrševanje zakonskih pristojnosti) mora imeti vloga ustrezno številko (s klasifikacijskim znakom) in mora biti evidentirana. V kolikor pa ni mogoče določiti niti vsebinskega področja svetujemo, da se jo klasificira po področju 99. Za samo klasificiranje namreč ni bistveno ali je vloga nepopolna, zaradi nenavedenih podatkov vložnika/stranke, saj je pomembna vsebina.
Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in zanikanja odgovornosti.