Zadeva: Zapis številke zadeve

Datum odgovora: 31. 5. 2009, dopolnitev 8. 5. 2023

Vprašanje:

Kakšen je pravilen zapis številke zadeve? Kako poteka evidentiranje in arhiviranje upravnih zadev, ki so medsebojno povezane (kadar imamo upravni spis, v kateri se vodi upravna zadeva, ki je v tesni povezavi z drugo upravno zadevo iz drugega upravnega spisa ter se ta upravna spisa združita v povezano zadevo).

Ali se takšne upravne spise arhivira ločeno ali skupaj v sklopu združene zadeve?

Odgovor:

V smislu poslovanja z dokumentarnim gradivom je zadeva celota vseh dokumentov, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalog (triindvajseta točka 6. člena Uredbe o upravnem poslovanju (UUP, Ur.l. RS, št. 9/18 in nasl.)). Vsaka  zadeva mora imeti lastno številko, ki je definirana v devetnajsti točki 6. člena UUP, in sicer kot evidenčna oznaka zadeve, ki je sestavljena iz klasifikacijskega znaka, zaporedne številke zadeve v okviru tega znaka in štirimestne letnice nastanka zadeve. Nekateri organi številki zadeve dodajajo tudi šifro proračunskega uporabnika, vendar za to ni pravno utemeljenega razloga,  oziroma povedano drugače, uporaba številke zadeve, ki presega jasno in določno pravilo UUP, je nezakonita, zato jo organi ne morejo uporabljati v pravnem prometu, četudi jo zaradi tehničnih razlogov ustvari informacijski sistem za upravljanje z dokumentarnim gradivom (npr. IS Krpan) . 

Pravilni zapis številke zadeve tako zajema (primer: 1000-1/2023):

• klasifikacijski znak, ki je določen v klasifikacijskem načrtu in določa vsebino zadeve (npr.: 1000),

• zaporedno številko zadeve v tekočem letu, ki jo informacijski sistem določi samodejno (npr.: 1),

• leto, v katerem je zadeva nastala (npr.: 2023).
V 55. členu UUP je določeno, da se v primeru oblikovanja ovoja številka zadeve zapiše v eno vrsto, signirani znak pa pod številko zadeve.
Ključna pri oblikovanju številke zadeve pa je opredelitev klasifikacijskega znaka (in s tem vsebine zadeve), katerega določitev je razmeroma zahtevna, z vidika poteka dela pa tudi odgovorna naloga (po Kovač idr., UUP z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, 2008, str. 115). Kadar med posameznimi upravnimi zadevami obstaja vsebinska ali formalna povezanost, se te lahko združijo tudi v smislu poslovanja z dokumentarnim gradivom (prvi odstavek 60. člena UUP; pri združevanju upravnih zadev mora organ sicer postopati po 130. do 132. členu ZUP), in se kot take v evidenci dokumentarnega gradiva povežejo z zaznamkom na vsaki od med seboj povezanih zadev. Uradna oseba, ki zadevo arhivira mora poskrbeti, da so povezane zadeve med seboj ustrezno evidentirane. V kolikor se dve ali več zadev združi v eno, se lahko:

• ali odpre nova skupna zadeva;

• ali pa se nadaljnji postopek vodi v eni od obstoječih zadev.

V kolikor se postopek vodi v okviru ene od obstoječih zadev, se v tej zadevi evidentira dokument o tem, katere zadeve so se združile (o tem tudi Gliha idr., UUP z uvodnimi pojasnili in predstavitvijo novosti, 2018, str. 98). Evidentiranje se tako lahko v upravni zadevi zabeleži z uradnim zaznamkom (po 74. členu Zakon o splošnem upravnem postopku). Novo nastali ali prejeti dokumenti v postopku se nadalje vodijo in evidentirajo le znotraj tiste zadeve, ki se vodi kot združena. V evidenci dokumentarnega gradiva se stanje zadev, ki se kot združena zadeva priključijo k drugi zadevi, nadalje ne vodijo, ter prejmejo status »REŠENA združena«. V dokumentarnem sistemu se v združenih zadevah (teh, ki so bile združene) in zadevi, ki se nadaljuje, zabeleži t. i. »zveza«, h kateri se doda številke vseh združenih zadev in zadeve, ki se kot skupna nadaljuje (po 60. členu UPP) (primer: trije med seboj vsebinsko ali formalno povezane zadeve: 1000-1/2023, 1000-2/2023, 1000-3/2023, kjer se zadnji dve zadevi pridružita prvi; zadevi 1000-2/2023 in 1000-3/2023 prejmeta status »REŠENA združena«, medtem ko pri evidentiranju vse zadeve prejmejo še oznako: »zveza: 1000-2/2023, 1000-3/2023 - spis se združeno vodi v 1000-1/2023«).

Arhiviranje zadev sledi po rešitvi zadeve, kjer mora uradna oseba pred samim arhiviranjem zadevo urediti in v zvezi s tem preveriti ustreznost evidentiranja ter izločiti dokumente, ki niso v povezavi s postopkom (po tretjem odstavku 71. člena UUP). Upravne zadeve so zaradi svoje narave odločanja o pravicah in obveznostih pomembne za organe ter se hranijo kot trajno gradivo (6. točka drugega odstavka 77. člena UUP).

Povzeto: upravne zadeve se lahko med seboj združuje, če so si le te med seboj povezane (vsebinsko ali formalno), kjer pa se mora vsaka zadeva oz. z njo povezan upravni spis, voditi ločeno pod svojo številko zadeve in z ustreznim evidentiranjem t .i. zveze. Zadeva, ki se vodi naprej in združuje druge zadeve, se arhivira v celoti (t. i. združene zadeve). Posamezne združene zadeve (do združitve) se hranijo samostojno in ločeno. S tem se zasleduje in zagotovi celovitost dokumentarnega gradiva, ki dokazuje njegovo nespremenjenost in urejenost (po 5. členu Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06 in novele)).

Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in Zanikanje odgovornosti.

Želite podati svoje mnenje:

Loading comments...