Iz Upravna Svetovalnica
Zadeva: Vrsta in količina skeniranih dokumentov
Datum odgovora: 31. 05. 2009, pregled 29. 1. 2023
Vprašanje:
Ali je s predhodno analizo mogoče vnaprej ugotoviti, katere vrste dokumentov kaže s pridom skenirati, kolikšna je količina teh dokumentov in v katerih postopkih reševanja nastopajo
Odgovor:
Uredba o upravnem poslovanju (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in novele) v drugem odstavku 50. člena natančno določa, da mora organ, če ima ustrezno informacijsko opremo, dokumente prejete v papirni obliki ustrezno skenirati v elektronsko evidenco dokumentov. Tudi v petem odstavku istega člena natančno določa, da mora javni uslužbenec, pooblaščen za skeniranje dokumentov, dokument skenirati v celoti skupaj s pripadajočimi prilogami, če je glede na njihov obseg to izvedljivo. Iz teh določb UUP lahko sklepamo, da predhodne analize glede količine in vrste skeniranih dokumentov niso potrebne, saj je organ zavezan, da dokumente v papirni obliki skenira vedno in v celoti, če ima za to ustrezno tehnologijo. Na nepotrebnost predhodnih analiz, predvsem z vidika vrste skeniranih dokumentov, pa prav tako kaže četrti odstavek 50. člena UUP, ki narekuje, da je predstojnik organa tisti, ki določi katere vrste gradiva se ne skenira. Največkrat gre za t. i. risano dokumentarno gradivo, kot so na primer razni načrti, zemljevidi, gradbeni projekti pa tudi za dokumentacijo na mikrofilmih ali drugih nosilcih zapisa. Vso ostalo dokumentarno gradivo pa je potrebno skenirati, zato analize na tem področju niso potrebne.
Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in Zanikanje odgovornosti.