Iz Upravna Svetovalnica
Zadeva: Pridobitev potrdil o podatkih iz uradnih evidenc
Datum odgovora: 31. 5. 2009, pregled 22. 1. 2023
Vprašanje:
Ali zakon zahteva od stranke, ki vloži vlogo za pridobitev potrdila o podatkih iz uradnih evidenc organa, da sama pridobi in predloži podatke in dokumente (npr. izpisek iz rojstne matične knjige, fotokopije oziroma kar je potrebno za izdajo potrdila v določenem postopku) iz uradnih evidenc zaprošenega organa ter drugih organov, ki niso pristojni za odločanje v tem postopku?
Ali je v primeru, da stranka sama pridobi podatek iz uradne evidence, kasneje pa se izkaže, da podatki, ki jih je posredovala, niso identični podatkom iz uradne evidence (so napačni, pomanjkljivi, neresnični …), to razlog za obnovo postopka?
Odgovor:
90. člen Uredbe o upravnem poslovanju (UUP, Ur. l. RS, 9/18 in novele) določa, da podatke o dejstvih iz uradnih evidenc, potrebne za odločanje v postopku, pridobiva organ, ki vodi postopek. To pomeni, da ko stranka vloži vlogo za izdajo potrdila o podatkih iz uradnih evidenc na organu, ki upravlja s temi podatki, mora organ takšno potrdilo izdati stranki praviloma istega dne ali najpozneje v roku 15 dni od vložitve vloge. Organ, ki vodi postopek, mora stranko seznaniti z možnostjo, da lahko določene osebne ali druge podatke (davčno tajnost, rasna in druga porekla, politična, verska in druga prepričanja, pripadnost sindikatu, spolno vedenje, kazenske obsodbe ter zdravstvene podatke po 139. členu ZUP) predloži tudi sama ali da organu pisno prepove pridobivanje teh podatkov, če področni zakon dopušča možnost pridobitve in priskrbe podatkov s strani uradne osebe, katera vodi postopek.
Prvi odstavek 92. člena UUP, v skladu s tretjim in četrtim odstavkom 139. člena ZUP, jasno opredeljuje, da si uradna oseba, ki vodi postopek in ima možnost vpogleda v uradno evidenco, podatek priskrbi neposredno sama. Kadar pa uradna oseba nima možnosti vpogleda v uradno evidenco, mora te podatke pridobiti na podlagi zahteve, posredovane drugemu organu (državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnostih in nosilci javnih pooblastil), ki upravlja z zaprošenimi podatki, in sicer v roku treh delovnih dni po vložitvi vloge stranke. Zaprošeni organ mora podatke posredovati takoj ali najkasneje v roku 15 dni. Zakon natančno določa, da mora organ sam pridobiti podatke iz lastnih ali drugih uradnih evidenc in ne zahtevati od same stranke, da predloži ustrezno dokumentacijo k vlogi, ki je pomembna za dokazovanje odločilnih dejstev in izdajo potrdil. Izjemoma to ne velja, če stranka sama izrecno poda potrebne podatke ali prepove organu pridobivanje teh podatkov. Te določbe enako veljajo pri postopkih, ki so začeti po uradni dolžnosti in v katerih se odloča o pravicah strank. V nasprotnem primeru lahko stranka organ, ki ne ravna zakonsko pravilno, prijavi na upravno inšpekcijo.
V primeru, da se po izdani odločbi ugotovi, da je bila odločba izdana na podlagi neresničnih navedb stranke, odločba pa je bila za stranko ugodna, je to razlog za obnovo postopka po prvi točki 260. člena ZUP. Po tem členu je razlog za obnovo postopka tudi primer, da je bila za stranko izdana negativna odločba, in sicer zaradi novih dejstev in dokazov.
Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in Zanikanje odgovornosti.