Zadeva: Pravočasnost vloge po področnih pravilih, vložena po pošti in elektronsko 

Datum odgovora: 15. 10. 2009 in 21. 8. 2012, pregled 26. 11. 2022

Vprašanje:

a) V letu 2009 je stranka na podlagi razpisa (npr. študent na podlagi Razpisa za sprejem in podaljšanje bivanja študentov visokošolskega študija v študentskih domovih in pri zasebnikih) vložila vlogo po elektronski poti (brez varnega e-podpisa) oziroma z navadno pošto dne 20. 7. 2009. Razpis je določal, da mora stranka vlogo poslati priporočeno ali jo oddati osebno pri pristojnem upravnem organu najkasneje do 20. 7. 2009, razen če po tem datumu nastanejo izjemne okoliščine (npr. brez staršev oz. skrbnikov, težak bolnik ipd.). Upravni organ je (poštno) vlogo prejel naslednji dan, to je 21. 7. 2009. Ali je vloga pravočasna?

b) Za leto 2012 je organ z ustrezno pravno podlago oz. po razpisu za to leto za oddajo vlog vzpostavil informacijski sistem, ki omogoča avtencikacijo uporabnika s kvalificiranim digitalnim potrdilom ali preko uporabniškega imena in gesla. Za oddajo vlog je postavljen tudi rok (npr. vložitev vloge do 10. 8. 2012). Avtenticirani uporabnik v tem sistemu vlogo izpolni podatke/obrazec in potrdi, oddaja pa se nato lahko izvede:
• kot potrditev podatkov v sistemu (prek uporabniškega imena in gesla) z nadaljnjim tiskanjem vloge in pošiljanjem po pošti ali
• kot potrditev podatkov v sistemu z nadaljnjim varnim elektronskim podpisovanjem vloge in tako (izključno) elektronsko oddajo (ter morebitnim naknadnim poštnim pošiljanjem zgolj prilog k vlogi).

Kdaj se glede na postavljen rok šteje vloga kot pravočasno oddana?

Odgovor:

Varen elektronski podpis, overjen s kvalificiranim potrdilom, je enakovreden lastnoročnemu, čemur ustreza posledično 63. člen ZUP , da je vloga lahko oddana elektronsko, če je podpisana z varnim elektronskim podpisom, overjenim s kvalificiranim potrdilom. Po sedmem odstavku 63. člena ZUP pa Vlada lahko z uredbo določi seznam vlog, ki se lahko vložijo tudi po telefonu ali elektronski poti brez varnega elektronskega podpisa s kvalificiranim potrdilom, in način identifikacije strank v teh primerih. Pri tem seveda obstaja možnost, da je tudi taka elektronska vloga vsebinsko nepopolna. Tedaj se z njo postopa enako kot z vsebinsko nepopolno klasično oz. papirno vlogo, vključno z določili, ki opredeljujejo različne roke in časovne omejitve.

pod a) Glede na navedeno določbo razpisa o načinu oddaje vlog (priporočeno ali osebno do 20. 7. 2009), je vloga, ki je bila vložena po navadni pošti oz. elektronski poti brez varnega e-podpisa sicer v roku, a jo je upravni organ prejel šele dan kasneje (npr. 21. 7. 2009), prepozna. Določbe področnih splošnih aktov, kot je razpis na ustrezni pravni podlagi, namreč prevladajo nad določbami ZUP (3. člen ZUP), ki ureja postopek glede načina in pravočasnosti vloge nekoliko drugače (npr. vložitev ali elektronsko ali osebno ali po pošti, upoštevanje datuma prejema glede na dan oddaje pošiljke, če razviden datum oddaje itd.).

Če razpis, temelječ na področni zakonodaji, ki je nadrejena ZUP, ne bi izrecno določal načina oddaje, bi v tem primeru veljale določbe 67. člena ZUP in 68. člena ZUP, po katerem bi bila vloga, poslana do 20. 7. 2009 po elektronski poti nepopolna, ker ni lastnoročnega podpisa vložnika. Upravni organ bi v tej situaciji po 67. členu ZUP stranko pozval, da vlogo v določenem roku dopolni, in v kolikor bi stranka obveznost v roku izpolnila, bi se vloga štela za pravočasno.V navedenm primeru se zato prepozna vloga  v skladu s tretjo točko prvega odstavka 129. člena ZUP zavrže, razen če obstaja poseben razlog za kasnejšo oddajo po razpisnih pogojih.

pod b) Kadar za oddajo vloge obstaja določen rok (po razpisu), potem se skladno z 68. členom ZUP upošteva, da je pravilno in pravočasno oddana tista vloga, ki jo oragn prejme, preden izteče rok. Če je vloga poslana po elektronski poti, se šteje za pravočasno, če jo je pred iztekom roka prejel informacijski sistem organa ali informacijski sistem za sprejem vlog, vročanje in obveščanje. Če je vloga pošlana priporočeno po pošti, se za dan, ko je organ prejel vlogo, šteje dan oddaje na pošto.

Če je dopustno vlogo vložiti na dva ali več načinov, je relevanten katerokoli izmed njih in se vloga šteje za pravočasno in pravilno vloženo, čim ustreza enemu predpisanih načinov, čeprav bi po drugem načinu pravila določala potek roka ali neustreznost načina. Če razpis oz. področna pravila določajo drugače, pa (lahko) velja tudi drugače. Organ torej v skladu s tretjo točko prvega odstavka 129. člena ZUP zavrže vloge, ki niso prispele v skladu z zgoraj omenjenimi pogoji ali pogoji navedenimi v razpisni dokumentaciji.

Če se npr. (kot navedeno v vprašanju) v informacijskem sistemu zaradi lažje evidence (ali drugega razloga) od uporabnika brez kvalificiranega potrdila zahteva vnos podatkov in potrditev, katerima bi po razpisnih pogojih moralo slediti še pošiljanje papirne vloge z lastnoročnim podpisom po pošti, potem se šteje vnos podatkov in potrditev brez pravočasne vloge po pošti kot prepozna vloga. Enako velja obratno - če področna pravila terjajo hkratno aktivnost (v določenem roku) fizično in elektronsko, mora stranka to spoštovati, sicer se vloga zavrže, čeprav je poslana fizično v roku, a ni bil (ali ne pravilno oz. le delno) izveden 'e-vnos'.

V izogib dvoumnim položajem z delnim vnosom (glede na izkušnje v praksi) pa mora organ v prihodnje - vnaprej v razpisu - natančneje opredeliti, kakšne so posledice, če je npr. ustrezna pisna vloga oddana pravočasno, (e)vnos podatkov pa ni opravljen, ali pa je opravljen in ni potrjen. Po sedanji ureditvi mejnih položajev, ko je vloga oddana "na pol", (žal) vloge ni mogoče upoštevati kot pravočasno in pravilno oddane. Npr. zgoraj naveden prvi način oddaje vloge (kot vnos in potrditev podatkov v informacijskem sistemu z nadaljnjim tiskanjem vloge in pošiljanjem po pošti) je veljaven le, če je izpeljan dosledno in v celoti, saj po razpisu vnos podatkov in potrditev velja kot predpogoj in ni le informativne narave, obenem pa formalno šteje kot pomembna tudi v istem roku (do 10. 8.) z označenim datumom (npr. priporočena) oddana oz. prejeta fizična vloga.

Če je izvedena oddaja vloge le delno glede na predpisan(a) način(a), ne gre za nepopolno, ampak prepozno vlogo. Strankam torej po sedanjih pravilih ni moč pomagati s postopkom po 67. členu ZUP, ampak se te zahtevke zavrže.

Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in zanikanja odgovornosti.

Želite podati svoje mnenje:

Loading comments...