Iz Upravna Svetovalnica
Zadeva: Podpis uradne osebe na odločbi ter označevanje danih pooblastil
Datum odgovora: 7. 2. 2011, pregled 20. 11. 2022
Vprašanje:
Kdo lahko oz. mora podpisati odločbo? Ali je dopustno podpisovanje z "l.r."? Ali oz. kako se lahko označi pooblastila uradne osebe na odločbi (npr. "po pooblastilu")?
Odgovor:
Podpis/a uradne/ih oseb/e je/sta po 210. členu ZUP obvezna sestavina pisne odločbe. 216. člen ZUP določa, da mora uradna oseba, ki odločbo izda, to odločbo tudi podpisati, saj le-ta brez podpisa uradne osebe velja za neobstoječo (brez pravnih posledic), ker ni jasno, da gre za voljo organa, ki jo izraža le za to pooblaščena uradna oseba. Podpis šteje torej za obvezni element odločbe oziroma pisnega sklepa.
Če postopek vodi ena uradna oseba, odločbo pa izda druga, se podpišeta obe, saj vsaka odgovarja za svoj del pooblastil (vodenje oz. odločitev). Uradna oseba, ki je odločbo izdala, se podpiše na desni strani, na levi pa uradna oseba, ki je postopek vodila. Pri tem se šteje, da vsaka uradna oseba seveda izpolnjuje vse pogoje, ki jih zahtevajo določbe 28. člena ZUP in nadaljnjih: je zaposlena pri stvarno in krajevno pristojnem organu, ima praviloma ustrezno izobrazbo in strokovni izpit iz upravnega postopka ter je pooblaščena po zakonu ali s strani predstojnika organa. Kršitev pravil, ki jih določajo členi od 28. člena ZUP do 32. člena ZUP ter 35. člen ZUP, zlasti odločujoče uradne osebe, pomeni bistveno kršitev pravil postopka, kar določa drugi odstavek 237. člena ZUP, ter razlog za obnovo postopka po šesti in sedmi točki 260. člena ZUP (po Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 606).
Kadar odloča kolegijski organ, odločbo podpiše le predsednik. Običajno se ne podpisujejo vsi člani, saj je teh lahko nekaj deset (npr. če gre za občinski svet), kar bi bilo nesmotrno in vprašljivo glede dodane pravne varnosti. Razen če tako določa poseben predpis ali poslovnik zadevnega kolegijskega organa, se zaradi ekonomičnosti podpiše le predsednik organa. Da je res odločalo celotno kolegijsko telo, pa mora izhajati iz prejšnjih delov odločbe (glej uvod in 212. člen) in zapisnika o seji kolegijskega organa, na katerem se je odločalo, iz česar se bo presojalo spoštovanje pravil o kvorumu in zahtevani večini. Če se podpiše druga oseba kot predsedujoči, to ni razlog za obnovo postopka, saj je važno, da je bila odločitev sprejeta pred celotnim kolegijskim organom (po Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 607).
31. člen ZUP določa pogoje, ki jih morajo izpolnjevati uradne osebe, da se jih lahko pooblasti za vodenje ali odločanje v upravnih postopkih. Hkrati zakon natančno določa, kdo te osebe lahko pooblasti. Predstojnik organa in inšpektor sta po 28. členu ZUP ex lege pooblaščena za odločanje. Hkrati lahko predstojnik pooblasti tudi druge osebe, zaposlene pri istem organu, da vodijo oz. odločajo v postopkih, če izpolnjujejo pogoja izobrazbe in strokovnega izpita. ZUP ne omogoča prenosa pooblastila le podpisa, kakor je možno pri večini siceršnjega delovanja upravnih organov. Naj posebej poudarimo, da je v občinski upravi po ZUP-E za odločanje in pooblaščanje na prvi stopnji kot predstojnik določen tajnik občine oz. direktor občinske uprave in ne župan, čeprav je slednji predstojnik uprave po zakonu, ki ureja lokalno samoupravo. Uradne osebe, ki nimajo pooblastila že po zakonu, predstojnik pooblasti s pisnim pooblastilom, pri čemer se mora po uredbi, ki ureja upravno poslovanje, na oglasni deski organa v tem organu pooblaščene uradne osebe tudi javno objaviti (njihova ime in priimek ter obseg pooblastila). Na samih aktih, predvsem odločbi, pa se pooblaščene uradne osebe ne označuje z oznako "po pooblastilu" ali "Po pooblastilu, št. xy z dne ...", saj se domneva, da je podpisana uradna oseba res predhodno pooblaščena. Navede (natipka) se zgolj ime in priimek uradne osebe, lahko tudi naziv, nakar sledi lastnoročen ali elektronski podpis.
Prav tako se ne označuje "po pooblastilu", če je neka uradna oseba samo začasno, npr. v obdobju odsotnosti sodelavca, pooblaščena za določene zadeve.
Napačna je tudi neredka praksa v organu, ko se na odločbi tiskano označi ime in priimek podpisnika (npr. Janez Uradnik), nato pa se zaradi odsotnosti te osebe (Janeza) pod njegovo natipkano ime lastnoročno podpiše sodelavec, ki ga je odsotni ali predstojnik pooblastil, tako da zgolj z ročno pisavo označi npr. "Po pooblastilu ... Peter Novak". Natipkano ime uradne osebe in ime lastnoročnega podpisnika se morata namreč ujemati. Če je pripravljena odločba za podpis določene uradne osebe, ki je v času podpisovanja odsotna (npr. Janez), je pa pooblaščen za podpis/izdajo tudi drug uslužbenec (npr. Peter), se mora pred podpisom in odpremo najprej v tipkani različici odločbe spremeniti prej vnešeno ime odsotne uradne osebe (Janeza) na ime pooblaščenega prisotnega uslužbenca (Petra). Šele nato se prisotni pooblaščeni (Peter) še lastnoročno ali elektronsko podpiše.
Po ZUP se tako izdaja akte neposredno s strani pooblaščenega uslužbenca. Ne ravna se kot pri splošnem poslovanju, ko se lahko pri raznih dopisih podpisuje na podlagi generalnega pooblastila v času odsotnosti namesto označenega uslužbenca tisti, ki odsotnega nadomešča. Če je pooblaščena oseba odsotna, se mora na odločbi označiti kot podpisnik direktno oseba, ki odsotnega nadomešča. Navedena natančnost oz. skladnost označene uradne osebe in lastnoročni podpis iste osebe je pomembna, zato da ni dvoma, da je podpisnik res pooblaščen v imenu organa podajati oblastne odločitve v razmerju do strank.
Podpisovanje z navedbo "lastnoročno" oz. okrajšave »l.r.« se pri poslovanju uporablja pri nadomeščanju originalnega/izvirnega podpisa na kopijah dokumentov (npr. Mateja Slovenec, l. r.), vendar pa ZUP takšnega načina podpisovanja ne ureja. Zaradi pravnega učinkovanja odločbe je namreč izjemo pomembno, da se uradna oseba (ki je vodila oz. odločila v upravni zadevi) res lastnoročno podpiše. Oznake "l.r." ZUP niti Uredba o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 9/18 in novele) ne dopuščata, izjemoma se lahko uporabi faksimile podpisa, če se istovrstvne odločbe izdelajo samodejno s pomočjo računinško formacijskih rešitev (npr. pri odmeri dohodnine).
Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in zanikanja odgovornosti.