Iz Upravna Svetovalnica
Zadeva: Odločanje kolegijskega organa ob dopolnitvi vloge po seji
Datum odgovora: 17. 7. 2011, pregled 9. 12. 2022
Vprašanje:
Stranka je vložila nepopolno vlogo oz. zahtevo, zato je bila pozvana k dopolnitvi. V zadevi odloča po področnih predpisih kolegijski organ (komisija), ki pa se sestaja razmeroma redko, enkrat na dva meseca. Ali se lahko ob upoštevanju, da gre za rutinske zadeve, v primeru ko stranka dopolni manjkajoče v danem roku npr. na dan 5. 7., seja komisije pa je bila ravno prejšnji dan, 4. 7., zato bo naslednja šele v začetku septembra, odloči:
a) korespondenčno ali
b) odločitev izda strokovni delavec, ki vodi postopek po vzoru istovrstnih zadev, ali
c) odločitev sprejme kolegijski organ pogojno (če bo stranka dopolnila do določenega roka, se ugodi).
č) Ali pa mora organ nujno dopolnjeno vlogo počakati in odločiti na naslednji seji, saj v praksi to lahko traja tudi kar nekaj tednov?
Odgovor:
Upoštevanje načela ekonomičnosti oz. skrb za hitro odločanje je v skladu z ZUP, toda pri tem ekonomičnost oz. hitrost nikakor ne sme nadrediti načel in pravil o zakonitosti in pravilnosti odločanja (gl. 14. člen ZUP).
Eden izmed elementov zakonitosti je tudi stvarna pristojnost - če so pravila o tem kršena, gre za absolutno bistveno postopkovno napako (prim. drugi odstavek 237. člena ZUP). Zato lahko v katerikoli zadevi, ko predpis določa pristojnost določenega organa, le ta odloči o tem. Če je pristojen za odločitev kolegijski organ, lahko in mora odločiti zgolj in samo ta kolegijski organ, ne pa npr. strokovni uslužbenec, ki postopek vodi. Opcija b) tako sploh ne pride v poštev.
Organ, ki odloča v zadevi, v tem primeru komisija, pa mora počakati na dopolnitev vloge, saj glede na 66. člen ZUP lahko obravnava le vlogo, ki je popolna. Če vloga ni popolna, se lahko v skladu s 67. členom ZUP dopolni v roku, ki ga določi organ v petih delovnih dneh od prejema nepopolne vloge. Drugi odstavek tega člena določa, da se šteje vloga za vloženo takrat, ko se dopolni. Dokler vloga ni popolna, se ugotovitveni in dokazni postopek sploh ne moreta začeti, saj organ ni mogel vedeti, kaj stranka uveljavlja niti še preveriti izpolnitve procesnih predpostavk kot pogojev za uvedbo meritornega postopka. Če bi vloga ne bila pravočasno in ustrezno dopolnjena ali neizpolnjene procesne predpostavke bi se postopek sploh ne uvedel (prim. 129. člen ZUP in 127. člen ZUP). Zato tudi opcija c) ali b) v smislu "rutiniziranega odločanja po vzoru" nista zakoniti. Šele ko ima organ na razpolago vse navedbe, podatek in dokazila, lahko sploh ugotavlja izpolnitev pogojev za priznanje pravice ali naložitev obveznosti ter odloči, prej ne. Pri tem "rutinskost" zadev nima vloge - če področni predpis pooblašča določen organ za odločanje, je ta upravičen in dolžan to funkcijo izvajati v vsakem posamičnem primeru.
Da bi stranke neupravičeno ne dobile pravic ali ne pravočasno, pa mora organ po ZUP odločiti najkasneje v predpisanem roku dveh ali enega meseca od prejema popolne vloge (222. člen ZUP). Prekoračitev tega sicer inštrukcijskega roka ima lahko v določenih okoliščinah za posledico materialno nezakonitost odločbe (glej Breznik et al., ZUP s komentarjem, 2008, str. 581). Zato mora organ oz. njegov predstojnik zagotoviti, da so seje sklicane dovolj pogosto (npr. vsaj enkrat mesečno), da se te roke lahko spoštuje.
Prav tako mora biti urejen način sestajanja - če področni predpis daje podlago, naj organ s poslovnikom uredi tudi možnost odločanja na dopisni seji, vendar zaradi zgoraj navedenega izhaja, da bi morala biti ta možnost - če sploh - uporabljena kot izjema. Opcija a) je torej možna, če jo področni predpisi urejajo, kot izhaja iz tretjega odstavka 207. člena ZUP. Po tej določbi se izda odločitev, kadar je za odločanje pristojen kolegijski organ, če je navzoča več kot polovica članov telesa, za določeno odločitev pa glasuje več kot pol navzočih članov, razen če splošni akt o delu telesa določa drugačno (kvalificirano) večino. Pri dopisni seji velja analogno, pri čemer je treba v zapisniku o seji jasno zavesti najprej "navzočnost" članov (verjetno le tisti, ki so podali glas, ne pa člani, ki se niso odzvali). Če bi glasovali elektronsko po pošti z varnimi e-podpisi, v evidentiranju kvoruma in večine ni težav, v nasprotnem primeru pa bi predvidoma prišlo do težav pri evidentiranju in posledično veljavi oz. možnosti preizkusa zakonitosti odločitve ali glede javnosti dostopa nepooblaščenih oseb ipd. Zato se lahko sprejema odločitve prek dopisne oz. korespondenčne seje v upravnem postopku samo, če področna zakonodaja tako možnost izrecno dopušča in ureja izkazovanje tako kvoruma kot potrebne večine za sprejem odločitve.
V zvezi z opcijo č) pa kaže izpostaviti odgovornost članov kolegijskega telesa, zlasti predsednika, da sklicuje seje v razmerju z danimi pristojnostmi in prispelimi zahtevki, za katerih reševanje je telo pooblaščeno.
Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in zanikanja odgovornosti.