Iz Upravna Svetovalnica
Zadeva: Način uporabe digitalne podpisne tablice pri podpisu zapisnika
Datum odgovora: 31. 5. 2009, pregled 11. 12. 2022
Vprašanje:
Z uvajanjem nove, sodobne tehnologije bodo pri nekaterih upravnih organih v določenih upravnih postopkih uvedli tako imenovano digitalno podpisno tablico za avtomatično kreirane zapisnike. Stranka in uradna oseba bosta digitalno podpisno tablico lastnoročno podpisali, njuna podpisa pa se bosta avtomatično zabeležila na digitalni različici zapisnika. S tem bo podpisani zapisnik avtomatično shranjen v register. Ali je v skladu z zakonodajo, da se lastnoročni podpis (iz nekega postopka) uradne osebe shrani in se lahko uporabi (kopira) v drugih tekočih zadevah, v katerih se izda avtomatično kreiran zapisnik?
Odgovor:
Mnenja strokovnjakov so na tem področju različna. Vsekakor tu ne moremo uporabiti le določb ZUP, saj ne predvidevajo možnosti podpisovanja zapisnika s takšno sodobno tehnologijo. ZUP pozna ročno pisani zapisnik, katerega na koncu overi uradna oseba, ki je dejanje vodila, in morebitni zapisnikar ter podpiše udeleženec, ki je sodeloval pri dejanju (78. člen ZUP). Prav tako pa ZUP pozna zapisnik, ki se narekuje v elektronski nosilec zvoka, pri čemer udeleženci na koncu v elektronski nosilec zvoka izjavijo, da so z vsebino zapisnika seznanjeni in ali se z njo strinjajo, ter podajo morebitne pripombe (deveti odstavek 76. člena ZUP). Zapisnik po ZUP je lahko tudi v obliki knjige ali kakšne drugačne evidence (osmi odstavek 76. člena ZUP). Po 210. členu ZUP, ki se sicer nanaša na obliko, način izdaje in sestavne dele odločbe, je možen podpis uradne osebe v elektronski obliki le kot varen elektronski podpis, overjen s kvalificiranim potrdilom. Iz navedenega sledi, da sam ZUP materije digitalnih podpisnih tablic ne ureja, v kolikor pa področni predpis dovoljuje digitalne podpisne tablice ter določa način in (ponovno) rabo lastnoročnega podpisa uradne osebe, je ponovna raba takega že shranjenega podpisa zakonita.
Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in Zanikanje odgovornosti.