Iz Upravna Svetovalnica
Zadeva: Način posredovanja (elektronskih) kopij spisne dokumentacije na zahtevo upravičenca in formalizacija kopij
Datum odgovora: 17. 8. 2011, pregled 11. 12. 2022
Vprašanje:
Kadar stranka uveljavlja pravico do vpogleda v dokumentacijo po 82. členu ZUP in želi kopije dokumentov vročene v elektronski obliki, ali mora organ taki zahtevi ugoditi? Ali mora biti elektronska kopija dokumenta, ki je navadno pri organu pripravljena v PDF formatu, elektronsko podpisana?
Odgovor:
Vpogled v zadevo po 82. členu ZUP je institut, ki operacionalizira temeljni načeli varstva pravic strank in zaslišanja stranke. Zaradi omogočanja aktivnega sodelovanja strank v postopku, imajo le te pravico do vpogleda v spisno dokumentacijo zadeve in jih na svoje stroške prepisati ali preslikati, tako v fizični kot v elektronski obliki (glej Grafenauer in Breznik, Upravni postopek in upravni spor, 2008, str. 220). Zato se dileme v zvezi s tem razlaga v kontekstu navedenih temeljnih načel, katerih namen je stranki omogočiti obrambo svojih pravnih interesov v upravnem postopku. Če se stranki oz. osebi s pravnim interesom posreduje kopije dokumentov, naj bi bila predhodno podana zahteva upravičenca.
Za realizacijo pravice do vpogleda v spis, vključno s pravico do kopij dokumentov, bi bilo po našem mnenju zakonito, če bi organ stranki pripravil fizično kopijo spisne dokumentacije, saj ZUP ne odreja, da lahko upravičenec to pravico uveljavlja npr. z zahtevo po podatkih v e-obliki oz. na e-nosilcu. Organ pa bi lahko, če taka možnost obstaja, skeniral dokumentacijo oz. bi dokumente digitaliziral in zapisal na prenosni medij (CD/DVD/USB...) in jih stranki izročili fizično (prevzem pri organu osebno s klasičnim uradnim zaznamkom ali po klasični pošti) ali elektronsko, če je le mogoče, v varen elektronski predal za vročanje.
Menimo, da so pravno za realizacijo pravice do pregleda dokumentov in kopij možne naslednje alternativne poti:
- posredovanje kopij v fizični obliki osebno upravičencu na sedežu organa ali s klasično pošto;
- digitalizacija dokumentacije na e-nosilcu in posredovanje tega v fizični obliki osebno upravičencu na sedežu organa ali s klasično pošto;
- direkten e-vpogled z digitalnim potrdilom (več o tem sp.);
- posredovanje digitalizirane dokumentacije po e-pošti (praviloma v varni e-predal zaradi zagotovitve posredovanja dokumentacije le upravičenim osebam).
Dokumenti, od katerih vročitve ne tečejo roki, se lahko vročajo z navadno vročitvijo, kar med drugim pomeni, da se dokument lahko pošlje z navadno ali elektronsko pošto, ne da bi prejemnik prevzem potrdil s podpisom vročilnice, mora biti le v skladu z Zakonom o poštnih storitvah (glej Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 118). Za izkaz posredovanja je ob odsotnosti vročilnice po 87. členu ZUP tedaj posebej pomembna zaznamba prek uradnega zaznamka, kot več v nadaljevanju.
V vseh primerih se o vpogledu oz. posredovanju kopij napravi uradni zaznamek, ki je del spisne dokumentacije pri organu v namen dokazovanja vpogleda. Sama verifikacija kopij, bodisi v fizični bodisi v e-obliki ni potrebna (npr. z varnim e-podpisom in e-žigom uradne osebe oz. organa), saj se preverja skladnost kopij, če je potrebno, s primerjavo originalne dokumentacije pri organu. Uradni zaznamek se napravi v vseh primerih, ne glede na način pošiljanja oz. izročitve kopij oz. vpogleda dokumentov (pri čemer ob pošiljanju dokumentacije po pošti dokazuje vpogled in posredovanje tudi fizična ali e-vročilnica).
Dodatno opozarjamo na peti odstavek 82. člena ZUP, po katerem lahko dokumente, ki vsebujejo tajne podatke in so bili uporabljeni kot podlaga za odločitev, stranke le vpogledajo, se jih pa ne kopira.
Od običajnih elektronskih kopij dokumentov pa je potrebno razlikovati elektornske overitve kopij, ki jih opredeljuje 178f. člen ZUP, po katerem upravna enota (ne tudi drugi organi, razen če imajo takšno pristojnost po drugih zakonih) na izrecno zahtevo predlagatelja overitve, neodvisno od siceršnjih upravnih postopkov, ki so morebiti v teku, ali morobitnih zahtev za vpogled ali posredovanje kopij dokumentov, elektronsko overi kopijo (fizičnega) dokumenta, na način da ga skenira v predpisan format in podpiše z varnim elektronskim podpisom (glej 178a. člen ZUP, glej še Uredbo o upravnem poslovanju (UUP)). Upravna overitev prepisa ali kopije je potrditev istovetnosti prepisa, fizične ali elektronske kopije z izvirno listino, overitev sama pa ne potrjuje resničnost podatkov v dokumenti (glej Grafenauer in Breznik, ibidem, str. 321). V določbah ZUP in UUP so navedene tudi sestavine overitve oz. potrditve (npr. oznaka in datum overitve, število pol/listov izvirne listine…), pri čemer pa teh sestavin, tudi podpisa uradne osebe, ki je kopije overila, ni potrebno zagotoviti pri direktnem vpogledu v spis po 82. členu ZUP.
Kot določa 4. člen ZEPEP, sta fizična in e-oblika dokumentov izenačeni in e-obliki ne sme biti odrečena veljavnost le zaradi oblike same. E-vpogled v spisno dokumentacijo ureja poleg 82. člena ZUP še UUP. ZUP in UUP določata, da poteka vpogled v e-obliki prek enotnega, t. i. državnega oz. centralnega informacijskega sistema za sprejem vlog, obveščanje in vročanje katerega skrbnik je MJU, dostop pa je omogočen s kvalificiranim potrdilom. To pomeni, da naj bi komunikacija potekala s kavlificiranim digitalnim potrdilom tako vložnika (stranke oz. osebe, ki vpogleduje) in tudi obratno s kavlificiranim digitalnim potrdilom uradne osebe oz. organa, ki vodi postopek in vpogled nudi. Vendar e-vpogled v evidenco dokumentarnega gradiva, kjer bi zainteresirani lahko pregledal vse dokumente, ki jih ima organ v zadevi, tako da bi centralni sistem za obveščanje skopiral celotni spis in podal upravičencu na razpolago za vpogled kopijo celotne evidence v zadevi, v praksi (še) ni realiziran, saj centralni sistem (še) ne podpira te storitve. Dejansko to pomeni, da e-vpogled po veljavni ureditvi ZUP in UUP de facto ni izvedljiv, čeprav zanj obstaja pravna podlaga.
Vročanje elektronskih kopij dokumentov je tako dovoljeno, če stranka to zahteva in organ presodi, da je takšna oblika bolj ekonomična, vendar pa se postavlja vprašanje vročitve pravi osebi. Po elektronski pošti to sicer zagotavljajo varni poštni predali, lahko pa se dokumente v digitalni obliki kopira na prenosni medij (CD, DVD, USB,…) in vroči sam medij fizično, z izkazom posredovanja kopij oz. vpogleda prek uradnega zaznamka pri organu.
Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in zanikanja odgovornosti.