Iz Upravna Svetovalnica
Zadeva: Arhiviranje dokumentarnega gradiva v primeru digitalnega poslovanja
Datum odgovora: 9. 12. 2013, pregled 19. 1. 2023
Status uporabnika: uradna oseba, ki vodi upravni postopek
Vprašanje:
Zahtevam v upravnem postopku je med drugim potrebno priložiti določena potrdila, ki so jih na organu vedno prejemali v originalni obliki. Pri eni od strank naj bi po novem v celoti prešli na elektronski način poslovanja, kar pomeni, da jim zunanji izvajalec vse originalne dokumente v fizični obliki pretvori v elektronsko obliko, originale pa uniči. Stališče stranke je, da kopija elektronskega dokumenta (npr. Potrdilo o upravičeni zadržanosti od dela), zadošča za uveljavljanje določenih pravic, ki izhajajo iz tega (npr. izplačil nadomestil plače za začasno zadržanost z dela na podlagi refundacijskih zahtevkov). Ali to pomeni, da zaradi določb Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, po 3. odstavku 173. člena ZUP organ ne sme več zahtevati vpogleda v originalni dokument (npr. obrazec BOL, ki ga je izdal osebni zdravnik) in se mora vselej zadovoljiti z njegovo reprodukcijo iz informacijskega sistema stranke ter ali ni smiselno, da se izvirni dokument hrani vsaj za čas poteka postopka? Ali se lahko original dokument, ki je zakonito in v skladu s pravili pretvorjen v digitalno (elektronsko) obliko in pripada organu, v primeru že izdane odločbe stranki, tudi uniči? Ali mora stranka v postopku hraniti izvirnik dokumentarnega gradiva, v primeru da posluje z digitalnim dokumentarnim gradivom, ter ali lahko uradna oseba zahteva vpogled v izvirno dokumentarno gradivo?
Odgovor:
Razvoj sodobne tehnologije ima vpliv tudi na področje upravljanja z dokumentarnim gradivom, in to predvsem na področju hranjenja in pretvarjanja gradiva iz fizične v elektronsko (digitalno) obliko. Izhajajoč iz tega se zato pri številnih organizacijah zastavljajo vprašanja, kakšen je status gradiv v digitalni obliki in ali ima slednje gradivo enako vrednost kot izvirno (fizično) gradivo ter kako oziroma če sploh hraniti takšno dokumentarno gradivo.
V primeru, da organ prejme s strani stranke dokumentarno gradivo, ki je o/hranjeno v digitalni obliki, mora to gradivo v skladu z 31. členom Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06 in novela) obravnavati enako kot izvirnik, saj ZVDAGA v dotičnem členu vzpostavi zakonito fikcijo, da se vsako enoto varno hranjenega gradiva (dokumentarno gradivo), ki je hranjeno v digitalni obliki, upošteva oziroma šteje za enako posamezni enoti izvirnega gradiva, in to ob pogoju da sta bila zajem in varna hramba opravljena v skladu s pri državnem arhivu potrjenimi notranjimi pravili ter če drug zakon izrecno ne določa drugače. To torej pomeni, da se mora dokumentarno gradivo v pretvorjeni elektronski obliki (npr. skenirana listina) obravnavati enako kot izvirno gradivo in slednje mora organ smiselno upoštevati ter ne more zahtevati od stranke, da predloži še izvirni (originalni) papirni dokument.
Določbo tretjega odstavka 173. člena ZUP, ki opredeljuje, da lahko uradna oseba, ki vodi postopek, od stranke zahteva izvirno listino, se mora v kombinaciji z ZVDAGA torej tolmačiti tako, da digitalizirana listina pomeni izvirnik.
Tudi glede vprašanja, ali stranka sme uničiti izvirno dokumentarno gradivo, je treba upoštevati ZVDAGA skupaj z ZUP in UUP, zato se lahko uniči izvirno gradivo v papirni obliki, ko je enkrat digitalizirano v skladu z zgoraj navedenim. V primeru, da je tudi izvirno dokumentarno gradivo ustrezno pretvorjeno v dokumentarno gradivo v digitalni obliki ali na mikrofilmu, ki izpolnjuje enake pogoje uporabnosti kot izvirno dokumentarno gradivo, in je zagotovljena hramba v skladu z določbami zakona ZVDAGA, se izvirno dokumentarno gradivo torej lahko uniči, če ta ali drugi zakon ne določa drugače, pri kateremkoli udeležencu postopka, tudi pri stranki. To tudi pomeni, da se lahko izvirni dokument, ki pripada organu in je ustrezno pretvorjen v digitalno (elektronsko) obliko v primeru šele teka postopka ali že izdane odločbe, tudi uniči.
Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in zanikanja odgovornosti.