Kako naj postopa organ, ko stranke želijo vpogledati v spisovno dokumentacijo, ko je ta že zaključena in dana v prehodni arhiv (npr. po 10 letih). Ali drži, da ZUP daje možnost vpogleda in kopiranja samo, dokler upravni postopek ni zaključen? Pri tem konkretni organ (nosilec javnega pooblastila) nima notranjih pravnih aktov za ravnanje z dokumentarnim gradivom.

Kako naj postopa organ v primerih, ko prosilec zahteva vpogled v zadevo oziroma arhivsko dokumentacijo, ki se nanaša na trenutek, ko je prosilec še bil stranka v postopku (npr. investitor in lastnik objekta v postopku pridobitve gradbenega dovoljenja), v trenutku, ko dokumentacija zahteva, pa ni več stranka v postopku (npr. zaradi odsvojitve nepremičnine v vmesnem času)?

Namen pravice do vpogleda v spis je po ZUP uveljavitev pravic in pravno zavarovanih interesov oseb, kot in kadar jih določajo različni predpisi za posamezna upravna področja. Pravica vpogleda je ena temeljnih pravic obrambe (ang. rights of defence), ki so mednarodno uveljavljeni standard, npr. kot del poštenega postopka po 6. členu Evropske konvencije o človekovih pravicah ali dobre uprave po 41. členu Listine o temeljnih pravicah EU. Tudi v slovenski ureditvi pravice do vpogleda po 82. členu ZUP gre po stališču Ustavnega sodišča RS (zadeva U-I-16/10 in Up-103/10 z dne 20. 10. 2011), kljub njeni siceršnji procesno-pravni naravi, za posebno zakonsko pravico z zagotovljenim sodnim varstvom kot udejanjenje ustavne pravice do sodnega varstva iz 23. člena Ustave Republike Slovenije (URS, Ur. I. RS, št. 33/91-I in novele).

Zato je treba te pravice tolmačiti v dvomu širše oz. v korist potencialnih upravičencev. Kolikor pa je stvarna legitimacija za vpogled v spis nedvoumna, torej osebi že priznan položaj stranke v postopku ali drugače izkazan pravni interes, ta pravica po 82. členu ZUP ni časovno omejena. Omeji jo lahko izrecno le področni zakon kot nadrejen ZUP, če bi to v določenih zadevah po naravi stvari bilo smiselno oz. sorazmerno varstvu pravic drugih oseb (npr. vpogled posvojenega v postopkovno dokumentacijo le določeno število let po posvojitvi otroka oz. njegove polnoletnosti). Toda sam ZUP časovnih omejitev ne določa, le vprašanja legitimacije.


Še več, po ZUP je v povezavi s pravnimi sredstvi posebej utemeljeno, da imajo stranke in osebe s pravnim interesom vpogled še po dokončnosti in tudi pravnomočnosti zadeve glede na roke za uveljavljanje teh pravnih sredstev. Nenazadnje lahko npr. nekdo zahteva vpogled po 82. členu ZUP neposredno v zvezi z uveljavljanjem obnove postopke zaradi spregleda stranskega udeleženca (gl. 260. člen ZUP in nadaljnje).

Gradiva v zvezi z upravnimi postopki se zaradi eksternih pravnih učinkov upravnega odločanja trajno hrani po Uredbi o upravnem poslovanju (UUP; Ur. l. RS, št. 9/18 in novele), ki zavezuje tudi nosilce javnih pooblastil (gl. 77. člen UUP). Zato lahko interna pravila organa urejajo samo tista področja in vprašanja, ki niso že določena z ZUP ali UUP. Pri tem velja poudariti, da se vsako gradivo, ki je trajno pomembo za delo organa in nima značaja arhivskega gradiva, hrani pri organu (glej primer 1). Arhivsko gradivo pa je na podlagi osme alineje 2. člena Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06 in novele) le tisto gradivo, ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ali trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb. Le za tako opredeljeno gradivo se kot podlaga za vpogled vanj uporablja določba 68. člena ZVDAGA.

Legitimirana oseba torej lahko zahteva vpogled v spis tudi npr. po 10 letih od zaključka postopka, pri čemer lahko slednji pojem tudi različno tolmačimo - a omejitve ni niti po zaključku postopka na prvi stopnji z odločbo, niti dokončnostjo ali pravnomočnostjo. Omejitev bi bila kolikor bi pravni učinki aktov v zadevi ne trajali več, niti ne bi vložnik zahteve za vpogled izkazal, da uveljavlja druge pravne interese (npr. odškodnino) v zvezi z dejanskim in pravnim stanjem iz zaključene zadeve. Vendar bi tedaj zahtevi ne ugodili zaradi neobstoja predpostavke legitimacije, ne prepozne vloge. Po naravi stvari je sicer treba upoštevati, da organ pravico do vpogleda lahko zagotavlja dokler razpolaga z zadevo, v okviru rokov hrambe oziroma do predaje dokumentacije v hrambo arhivu.


Smiselno enako velja tudi za primere, ko je v trenutku, na katerega se nanaša zahteva za vpogled, vlagatelj zahteve bil stranka v postopku, v času podaje te zahteve pa ni več. Pravica do vpogleda v lastni zadevi je časovno neomejena, saj ima stranka to pravico ves čas trajanja postopka in tudi po (zanjo) zaključenem postopku (glej tudi primer 2). Tudi po zanjo zaključenem postopku pa ima stranka kot tretja oseba še vedno možnost vpogleda v istem postopku, če z zahtevano stopnjo verjetnosti za to izkaže svojo pravno korist (drugi odstavek 82. člena ZUP). Tudi po stališču VSRS (glej sklep VSRS št. X Ips 108/2020 z dne 19. 5. 2021) ZUP ne določa, da je mogoče vpogledovati v zadevo samo v času trajanja upravnega postopka, to je mogoče tudi po končanem postopku, edini pogoj je, da v primeru, ko gre za tretjo osebo, ta izkaže svojo pravno korist, ki je neposredna (tedaj obstoječa ter ne morebitna ali bodoča) osebna korist (ter ne tuja ali javna), ki je oprta na zakon ali drug predpis (dejanska korist ne zadostuje, sodba UPRS I U 1051/2018-10 z dne 7. 7. 2020).

Poudariti kaže še, da se upravni organ lahko sreča v zvezi z isto pravico vpogleda z drugimi predpisi, mimo ZUP (več v Kovač et al., Upravno-procesne dileme 2: 120 vprašanj o rabi ZUP s sodno prakso in z uvodno študijo, 2012). Npr. neredek primer je sodelovanje sicer upravnih organov v sodnih postopkih. Tedaj veljajo sodni predpisi, pri zahtevah odvetnikov pa tudi Zakon o odvetništvu. Raba ZUP ni merodajna, čim gre za (pretežno) upravni organ oz. del javne uprave, ampak glede na to, kaj je predmet postopka. Če je predmet postopka sodna zadeva, se mora torej uporabiti sodna (procesna) pravila, čeprav eno fazo v postopku ali celo več vrši nesodni upravni organ. Nadalje gre omeniti še možnost vpogleda v lastne osebne podatke po zakonu, ki ureja varstvo osebnih podatkov, tedaj velja lahko ta kot specialni predpis. ZUP bi se uporabil v teh raznih primerih le, če bi področna zakonodaja nekega postopkovnega vprašanja ne urejala, in to smiselno (gl. 4. člen ZUP).