Ali se stranki lahko zavrne vpogled v spis na podlagi 4. točke prvega odstavka 129. člena ZUP, če gre za zadevo, v katero je že vpogledala in si fotokopirala vse dokumente? Po vpogledu pa ni v zadevi nastal noben dokument več, zadeva je od tedaj že dve leti zaključena.

Pravica do vpogleda v spis je eno najvažnejših jamstev demokratične države, ki prek te in drugih t. i. pravic obrambe strankam zagotavlja uveljavitev njihovih pravic in pravnih interesov. Za sistemski preboj razumevanja te pravice je ključna odločitev Ustavnega sodišča RS, št. U-I-16/10 in Up-103/10 z dne 20. 10. 2011, v kateri je sodišče štelo pravico do vpogleda v spis po 82. členu ZUP štelo za samostojno posebno zakonsko pravico s specifičnim namenom v smislu 23. člena Ustave Republike Slovenije (URS, Ur. l. RS, št. 33/91-I in novele; več gl. v Kovač, Rakar in Remic, Upravno-procesne dileme o rabi ZUP 2 , str. 45 in nasl.). Sodišče je to pravico opredelilo kot neodvisno zadevo od glavnega upravnega postopka ter ne glede na siceršnjo vzporedno možnost dostopa do informacij javnega značaja. S to odločbo se je potrdilo stališče teorije, da lahko tudi procesni sklep, izdan med potekom upravnega postopka, poseže v človekovo pravico ali temeljno svoboščino.

Ta pravica je med drugim sestavni del pravice do dobrega upravljanja (ang. right to good administration) na ravni EU. 41. člen Listine EU o temeljnih pravicah (LTPEU, Ur. l. EU, št. 326/02) določa pravico vsake osebe do vpogleda v svoj spis, ob spoštovanju legitimnih interesov zaupnosti ter poklicne in poslovne tajnosti.

Podrobno vpogled v spis ureja 82. člen ZUP. Vpogled v spis je procesna pravica, ki jo ima stranka oz. nekdo, ki ni stranka, ampak verjetno izkaže, da ima od tega pravno korist (npr. stranski udeleženec, zastopnik, višji državni odvetnik). Pod tem naslovom ne razumemo zgolj pravico do vpogleda, ampak tudi pravico do prepisovanja in kopiranja spisa na svoje stroške. Pri vpogledu se lahko razkrije skoraj celoten spis - izvzeti so dokumenti, ki zadevajo npr. identifikacijo prijavitelja, kolegijskega zapisa o posvetovanju in glasovanju ter osnutki odločb in sklepov. Celoten postopek nadzoruje določena uradna oseba ali pa poteka v informacijskem sistemu, v katerem stranka svojo istovetnost dokazuje s kvalificiranim potrdilom za elektronski podpis (Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 225). Če organ ne dovoli pregledovanja zadeve in odklanja obvestila o poteku postopka, pa je prosilec do tega upravičen, gre za kršitev temeljnega načela zaslišanja stranke (9. člen ZUP) ter kršitev ustavne pravice v 22. členu URS. Načelo organu nalaga dolžnost, da stranki pred izdajo odločbe daje možnost seznanitve z rezultati ugotovitvenega postopka ter možnost izjave o dejstvih in okoliščinah, pomembnih za odločbo. Stranka ima torej v sklopu načela zaslišanja, tudi pravico pregledovati spise upravne zadeve ter jih na svoje stroške prepisovati (Androjna in Kerševan, ib., str. 103-105).

Stranka oz. oseba, ki ima pravico do vpogleda v spis, ima to pravico ves čas upravnega postopka in tudi po končanem upravnem postopku (Androjna in Kerševan, ib., str. 224, Kovač et al., ib., str. 177). Pravica do vpogleda v lastni zadevi je torej časovno neomejena, kar pomeni, da se lahko kadarkoli znova uveljavi. Navedeno je povezano zlasti z uveljavljanem pravnih sredstev. Kolikor legitimirana oseba ne more vpogledati v spis, namreč ne bi mogla učinkovito uveljavljati pravnega varstva, ki je v primerih nekaterih pravnih sredstev časovno vezano na leta ali celo neomejeno (npr. gl. določbe o obnovi postopka ali ničnosti, 260. člen ZUP in nadaljnji, 279. člen ZUP).

Izjema od navadena načela bi bile le stalne zahteve, ki bi očitno kazale na zlorabo pravice, vendar je to le redka izjema (gl. npr. odločbo IP št. 090-117/2012/3), kjer je obravnavana sicer pravica do informacij javnega značaja, a za vpogled v spis velja analogno. Zloraba pravice se lahko ugotovi le, ko bi stranka očitno znova in znova vlagala zahteve, pri čemer ne bi sledila namenu pravice (obramba svojega pravnega položaja), ampak npr. oteževanju siceršnjega dela organa.

A kadar stranka oz. druga oseba zahteva vpogled v spis po ZUP, zakon določa, da se ob neizpolnitvi pogojev za ugoditev, izda sklep o zavrnitvi vpogleda (kot meritorni akt, ki ne zadeva glavne zadeve v postopku) oz. v določenih primerih sklep o zavrženju. Določbe 129. člena ZUP, po katerih se zahtevek stranke zavrže ob neizpolnitvi določenih procesnih predpostavk (npr. tudi po četrti točki prvega odstavka 129. člena ZUP v primeru že rešene zadeve), se nanašajo le na uveljavljanje materialnopravnih pravic. Menimo sicer, da se 129. člen ZUP lahko analogno uporabi tudi za uveljavitev določenih procesnih pravic oz. zahtev, npr. ko bi pravico do vpogleda uveljavljala oseba, ki ni stranka niti očitno ne izkazuje pravnega interesa ali želi vpogled v zakonsko izvzete dokumente (gl. prvi dve točki prvega odstavka 129. člena ZUP). Ne more pa 129. člen predstavljati podlage za neugoditev na temelju enkrat že uveljavljenega vpogleda, saj ta pravica stranki, kot utemeljeno zgoraj, ni omejena niti po času, stanju zadeve ali številu vpogledov. Nenazadnje so lahko razlogi za ponovno pridobivanje npr. kopij dokumentov s strani stranke čisto smiselni, npr. stranka je lahko svoje prve kopije izgubila. Skratka, čeprav je stranki enkrat že vse v spisu bilo skopirano in od takrat ni nič novega v zadevi, ima stranka vseeno pravico do tega, da te dokumente znova vpogleda oz. pridobi njihove kopije.