Kako vročati pisanja (npr. vabila, odločbe, itd.) stranki, ki ima stalno prebivališče v tujini in ali je kaka posebnost, če se vroča državljanom EU?

Ali je dopustno pisanja tujcem vročati neposredno, tj. s povratnico (roza z rdečo AR oznako) ali pa mora upravni organ v primerih, ko tuje stranke v postopku v Sloveniji nimajo pooblaščenca, obvezno postopati po četrtem odstavku 89. člena ZUP in jim naložiti, da si imenujejo pooblaščenca oziroma jim ga postavi upravni organ (npr. sodelavca uradne osebe, ki vodi postopek)? Ali se stranka lahko dogovori z veleposlaništvom v tujini, da se dokumenti vročajo preko njega?

Kako naj organ vroča aktivni stranki, kako pasivni in kako, če se vroča stranskemu udeležencu? Ali je treba dokumente prevesti?

Drugi odstavek 92. člena ZUP, določa da se fizičnim in pravnim osebam v tujini, lahko vroča neposredno ali po diplomatski poti, razen, če mednarodna pogodba ne določa drugače. Vročanje v tujino po diplomatski poti poteka preko konzularnih predstavništev Republike Slovenije, ki so v naslovni državi, ali v katere delokrog spada tudi naslovna država (Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 321). Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 9/18 in novele) v 85. členu določa, da se ovojnica za osebno vročanje (predpisana bela ovojnica) uporablja, če je takšen način vročanja v skladu z mednarodnimi poštnimi predpisi. V nasprotnem primeru se osebno vročanje v tujino opravlja z uporabo mednarodnih poštnih predpisov, to je običajno s povratnico (roza z rdečo AR oznako), za vročitev pa se šteje datum dejanske vročitve, to je od podpisa povratnice neposredno s strani stranke ali njenega pooblaščenca, namreč pri roza povratnici ne nastopi fikcija vročitve. Fikcija vročitve nastane pri osebnem vročanju po ZUP z belo kuverto, kadar vročevalec naslovnika ne najde in pusti sporočilo o prispelem pismu z opozorilom na nastop fikcije vročitve po 15-ih dneh in pomeni, da je bilo pisanje vročeno, čeprav v resnici ni bilo vročeno (šlo bi za fiktivno in ne dejansko vročitev), vendar je bila stranka glede tega opozorjena v sporočilu o prispelem pismu. Nasprotno moramo pri vročanju v tujino z roza povratnico upoštevati, kdaj je bilo pisanje dejansko vročeno.


Udeležba oseb s stalnim prebivališčem v tujini povzroča težave z vabljenjem in s tem udeležbo v postopku, kar je v nasprotju z načeli varstva pravic strank in javne koristi ter ekonomičnosti. Zato mora imeti vsaka stranka, ki stalno živi v tujini in uveljavlja v Republiki Sloveniji kakšno pravico v upravnem postopku, pooblaščenca v tem postopku z bivališčem v Sloveniji, če iz kakršnih koli razlogov ne more osebno sodelovati v njem, kot določa peti odstavek 53. člena ZUP. Ta določba ZUP je časovno uporabljiva še pred fazo vročanja, zato se uporablja primarno, če denimo stranka, ki stalno živi v tujini, po pošti iz tujine pošlje zahtevo za začetek postopka, s katero želi uveljavljati kakšno pravico. Organ torej mora zahtevati postavitev pooblaščenca z bivališčem v Sloveniji, toda le, če stranka sama, ki biva v tujini, v postopku ne more osebno sodelovati. Citirana določba naj bi zagotavljala časovno neovirano sodelovanje stranke v postopku (po njenem pooblaščencu; gl. Breznik et al., ZUP s komentarjem, 2008, str. 218). Glede na opis okoliščin konkretnega primera torej ni nujna postavitev pooblaščenca takoj oz. sploh med postopkom, če drži, da je možno izvesti ugotovitveni in dokazni postopek "na daljavo", torej brez osebne prisotnosti stranke ali njenega pooblaščenca pred organom oz. uradno osebo, ki vodi postopek. V takšnih primerih temu zadosti tudi redno sodelovanje stranke z veleposlaništvom, preko katerega organ lahko neovirano komunicira s stranko. Morebitna zahteva za postavitev pooblaščenca je odvisna tudi od tipa ugotovitvenega postopka, saj je v primeru posebnega ugotovitvenega postopka po ZUP pogosto ravno osebna izjava (in ne pisna po pošti ali prek pravne pomoči po drugem organu) bistvena za implementacijo načel materialne resnice oz. zaslišanja stranke.

ZUP ob navedenem dodatno oz. dopolnilno določa, da se stranki v tujini, če v Sloveniji nima pooblaščenca, po četrtem odstavku 89. člena ZUP naloži, naj v določenem roku imenuje pooblaščenca vsaj za vročitve, sicer pooblaščenca ali le začasnega zastopnika (lahko sodelavca uradne osebe, ki vodi postopek) postavi organ. Šteje se, da je z vročitvijo dokumenta pooblaščencu za vročitve opravljena vročitev stranki, ki bi ji bilo treba dokument vročiti, kar ima isti cilj, kot opredeljeno zgoraj - doseči čim hitrejši zaključek postopka in s tem dokončno uveljavitev pravic strank in javne koristi. Če je treba s stranko med postopkom osebno sodelovati pri neposrednih procesnih dejanjih (npr. zaslišanjih strank, prič, izvedencev, ogledih ipd.), ker dejansko stanje ni jasno ali pa se navedbe stranke in ugotovitve organa ne skladajo, se zato ob prvem stiku organa s stranko takoj zahteva postavitev pooblaščenca, da bi nadaljnji postopek s/tekel čim bolj hitro in bi bila odločitev sprejeta v optimalnem času, nenazadnje pa tako tudi čim hitreje omogočeno nadaljnje pravno varstvo stranki.

V primeru, ko se postopek začne na zahtevo stranke, ki živi v tujini in postavitev pooblaščenca ni potrebna, lahko organ cel postopek načeloma vodi brez neposredne vročitve dokumentov med postopkom stranki v tujini (ker tudi zaslišanje po področnem zakonu ali ZUP izpelje prek pravne pomoči), toda vsaj končno odločbo (o priznanju ali zavrnitvi uveljavljane pravice) pa mora vročiti stranki v tujino. Če je to prvi akt, s katerim je organ neposredno komuniciral s stranko, ker je postopek tekel brez težav in je organ upošteval 53. člen ZUP (organ ugotovi, da stranka lahko sodeluje iz tujine oz. ni potrebe, da bi neposredno osebno (tj. "v živo") sodelovala v postopku) menimo, da je striktno postopanje po 89. členu ZUP do te mere, da bi se ob predvidenem zaključku postopka (če je zahtevku ugodeno) res ob vročitvi odločbe kot prvega dokumenta, ki se vroča, zahtevalo postavitev pooblaščenca, nesmiselno.


Tujci so v ZUP izenačeni ne glede na to, ali gre za državljane EU ali državljane tretjih držav.

Glede smiselnosti postavitve sodelavca uradne osebe kot začasnega zastopnika ali pooblaščenca za vročitve (glej četrti odstavek 89. člena ZUP in 51. člen ZUP) kaže poudariti, da status začasnega zastopnika ali pooblaščenca za vročitev nikakor ne pomeni (le) posredovanja pošte (stranki), ampak mora postavljeni delovati v interesu stranke in zastopati strankin interes (kot njen "odvetnik"). Pri postavitvi začasnega zastopnika še posebej opozarjamo, da je postavitev praviloma dopustna le, če je v interesu stranke ali v javnem interesu potrebno nemudoma opraviti neko procesno dejanje, zato tega instituta za vročanje ne moremo uporabiti, če niso podani razlogi, ki upravičujejo nujne ukrepe v javnem interesu (glej četrto točko prvega odstavka 144. člena ZUP). Vseeno bi bilo to treba takoj sporočiti stranki, pooblaščencu oz. zastopniku. V skladu s tretjim odstavkom 89. člena ZUP lahko organ postavi stranki pooblaščenca za vročitve, če je stranka ali njen zakoniti zastopnik v tujini in v državi nima pooblaščenca in ga tudi v roku, ki ga določi organ ne imenuje. Pooblaščenec za vročitve ni zastopnik stranke, pač pa oseba, ki je pooblaščena le za sprejemanje dokumentov, ki bi sicer morali biti vročeni stranki (Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 210). Vendar ima skladno s šestim odstavkom 89. člena ZUP pooblaščenec za vročitve tudi pravico vložiti pravno sredstvo, če dokumenta ne more vročiti stranki in bi stranka zaradi tega zamudila rok. Ker bi bila v takem primeru kolizija med interesom organa, ki je izdal pravni akt in interesom stranke, ki vlaga pravno sredstvo zoper pravni akt tega organa, menimo, da uradna oseba organa ne more postaviti pooblaščenca za vročitve izmed svojih sodelavcev.

Menimo, da velja glede procesnega dejanja vročanja v skladu z 89. členom ZUP, enako za aktivne in pasivne stranke, da se jim ob vročitvi prvega dokumenta v primeru, da so v tujini (ali pa je v tujini njihov zakoniti zastopnik), naloži imenovanje pooblaščenca ali pooblaščenca za vročanje v določenem roku ter se jih opozori, da jim bo organ v nasprotnem primeru postavil pooblaščenca za vročitve oz. začasnega zastopnika.

Enako velja tudi za stranske udeležence v postopku. Za sodelovanje stranskega udeleženca v postopku mora po uradni dolžnosti poskrbeti organ, ki vodi postopek, sicer je kršeno načelo zaslišanja stranke. To organ stori tako, da stranskega udeleženca, enako kot glavno stranko, vabi k vsem dejanjem v postopku in mu vroča odpremljene akte (Jerovšek, Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 92). V primerih vročanja se tako stranski udeleženec obravnava kot glavna stranka, zato mora tudi on postaviti pooblaščenca oz. pooblaščenca za vročanje, sicer bo to storil organ sam.

Določbi 53. in 89. člena ZUP se sicer glede vprašanja, kaj pomeni "stranka je v tujini" oz. "stalno živi v tujini", tolmači ekstenzivno, torej ne prideta v poštev le, če ima stranka stalno prebivališče uradno registrirano v tujini oz. gre za tujega državljana, ampak je glede na namen določb, tj. neposredna komunikacija med organom in stranko, treba nahajanje v tujini presojati dejansko, ne pravno. Torej se zadevne norme ZUP uporabi tudi, če stranka med postopkom biva v tujini (npr. je na potovanju), čeprav ima morda bivališče sicer prijavljeno v Sloveniji. Ni merodajno državljanstvo stranke ali njeno uradno bivališče, temveč šteje dejanska odsotnost in tako nedosegljivost ali težja dosegljivost osebe za organ. Zato ZUP tudi ni skladen z dikcijami zakona, ki ureja prijavo prebivališča, in uporablja izraze, kot je "stalno (de facto!) živi v tujini". Kdaj gre že za stalno in ne zgolj začasno življenje v tujini, pa ZUP ne opredeljuje, pojem uporablja kot nedoločen in ga je treba napolniti od primera do primera.

Glede vprašanja v zvezi s prevodom dokumentov je razloženo v tej temi Vročanje pasivni stranki s stalnim prebivališčem v tujini in vprašanje prevoda dokumentov