Stranka želi posredovati vlogo po elektronski pošti z digitalnim podpisom. Ali to lahko stori in kako mora organ postopati v danem primeru?

Katera pravna podlaga dopušča preverjanje veljavnosti kvalificiranega elektronskega podpisa?

Glede na določbo 63. člena ZUP lahko stranka odda vlogo v fizični ali elektronski obliki, lahko pa tudi ustno na zapisnik pri organu. To procesno upravičenje ne velja v primerih, ko področna zakonodaja določa obvezen fizični način vlaganja oziroma oddaje vlog. Podpis izraža voljo vložnika po določenem ravnanju organa. To pomeni, da ima učinke po ZUP, zlasti sprožitev postopanja organa glede preveritve formalnih predpostavk in nadaljnji meritorni postopek, le vloga, ki je pravilno podpisana (Sever v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, glej komentar k 63. členu).

Organ mora z elektronsko vlogo postopati enako kot s fizično vlogo, saj sta glede na določila 13. člena Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP, Ur. l. RS, št. 57/20 in nasl.) ti dve obliki enakovredni, z izjemo določenih primerov opredeljenih v tem členu zakona.

Da je kvalificiran elektronski podpis enakovreden fizičnemu (lastnoročnemu) podpisu poudarja tudi drugi odstavek 25. člena Uredbe (EU) št. 910/2014 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. julija 2014 o elektronski identifikaciji in storitvah zaupanja za elektronske transakcije na notranjem trgu in o razveljavitvi Direktive 1999/93 ES (Uredba eIDAS, Ur. l. EU, L 257 (28. 8. 2014)).

O tem, kakšen mora biti e-podpis, da je kvalificiran in kako postopati, če je vloga vložena npr. le z navadnim e-podpisom, glej ta primer Povezava.

Danes je najpogostejša uporaba tehnologije asimetrične kriptografije, katere rezultat je digitalni podpis. Ta je torej kvalificiran elektronski podpis, ki bazira na uporabi tajnega in javnega ključa. Tajni ključ se uporablja za podpisovanje, javni pa za preverjanje digitalnega podpisa. Da pa lahko zaupamo javnemu ključu, je ta zapisan v digitalnem potrdilu, ki ga izda ustrezna zaupanja vredna tretja oseba, tj. overitelj. Digitalno potrdilo je tako nekakšna elektronska identifikacija, ki garantira, da se identifikacijski podatki v digitalnem potrdilu navezujejo na ustrezen javni ključ, katerega prejemnik uporablja za preverjanje veljavnosti digitalnega, to je varnega elektronskega podpisa.

Če stranka torej želi vložiti elektronsko vlogo, mora biti ta, glede na drugi odstavek 63. člena ZUP, podpisana z varnim elektronskim podpisom s kvalificiranim potrdilom. Obveznost, da mora biti vloga podpisana z varnim elektronskim podpisom s kvalificiranim potrdilom je določena z namenom preprečevanja zlorab in zagotavljanja možnosti zanesljivega preverjanja identitete vlagatelja.

Pravna podlaga za preverjanje veljavnosti kvalificiranega elektronskega podpisa izhaja iz 16. člena Zakona o elektronski identifikaciji in storitvah zaupanja (ZEISZ), Ur. l. RS, št. 121/21 in nasl.). ZEISZ v 16. členu določa, da lahko organ javnega sektorja za namene elektronske identifikacije, avtentikacije ali preverjanja identifikacijskih podatkov fizične osebe hrani in obdeluje identifikacijsko oznako sredstva elektronske identifikacije. Nadalje lahko organ javnega sektorja, ki ima za zagotavljanje elektronskih storitev pravico hraniti in obdelovati osebno ime fizične osebe, za namen elektronske identifikacije, avtentikacije ali preverjanja identifikacijskih podatkov fizične osebe hrani in obdeluje tudi enotno številko elektronske identifikacije (EŠEI) fizične osebe.

Sedmi odstavek 63. člena ZUP tudi določa, da vlada lahko z uredbo določi seznam vlog, ki se lahko vložijo tudi po telefonu ali elektronski poti brez varnega elektronskega podpisa s kvalificiranim potrdilom, in način identifikacij strank v teh primerih. Uredba o upravnem poslovanju (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in nasl.) tako v 101. členu določa upravne postopke, pri katerih je mogoče elektronsko vlogo vložiti brez kvalificiranega elektronskega podpisa.

Tretji odstavek 67. člena ZUP določa, da v primeru, ko organ prejme vlogo in dvomi, da jo je res poslal tisti, ki je naveden kot vložnik, zahteva pisno potrditev vloge. Organ glede na vprašanje obstoja dvoma, ali je vlogo res poslal tisti, ki je v vlogi naveden kot vložnik, v posameznem primeru presodi, ali je vlogo kljub formalni pomanjkljivosti, mogoče obravnavati, čeprav ta ni podpisana s kvalificiranim elektronskim podpisom. Če se zadevni dvomi nadalje ne porajajo, organ nadaljuje s postopkom, sicer pa od vložnika zahteva, da vlogo pisno potrdi, npr. z elektronskim dopisom, ki bo podpisan s kvalificiranim elektronskim podpisom, ali fizičnim dopisom z lastnoročnim podpisom.