Kako se določi uradna oseba pristojna za posredovanje informacij javnega značaja na podlagi Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ, Ur. l. RS, št. 51/06 in novele)?

Ali mora imeti uradna oseba, ki je pristojna za posredovanje informacij javnega značaja, opravljen strokovni izpit iz upravnega postopka in pooblastilo za odločanje? Ali je to lahko oseba na strokovno tehničnem delovnem mestu, ki je pooblaščena za odločanje v upravni zadevi (in ima opravljen strokovni izpit ZUP) ali mora oseba biti uradnik na uradniškem delovnem mestu, da sploh lahko odloča v upravni zadevi. ZJU namreč določa, da strokovno-tehnični javni uslužbenci opravljajo le spremljajoča dela.

Ali lahko npr. direktor manjšega javnega zavoda, ki nima zaposlenega z opravljenim strokovnim izpitom iz upravnega postopka, pooblasti zunanjo osebo, ki ima ustrezno izobrazbo in izpit, da vodi postopek, direktor pa odloči?

ZDIJZ ureja postopek, ki vsakomur omogoča prost dostop in ponovno uporabo informacij javnega značaja, s katerimi razpolagajo državni organi, organi lokalnih skupnosti, javne agencije, javni skladi in druge osebe javnega prava, nosilci javnih pooblastil in izvajalci javnih služb, poimenovani kot organi (prvi odstavek 1. člena ZDIJZ). Zahtevo za dostop do informacije javnega značaja ali njeno ponovno uporabo vloži prosilec pri organu, za katerega meni, da razpolaga z informacijo (prvi odstavek 16. člena ZDIJZ). Prosilec lahko zahteva dostop do informacije javnega značaja s formalno pisno zahtevo za dostop do informacije javnega značaja ali njihovo ponovno uporabo, lahko pa tudi z neformalno (ustno) zahtevo (12. člen ZDIJZ).

O pisni zahtevi za dostop do informacije javnega značaja ali njeno ponovno uporabo odločajo organi v postopku (prvi odstavek 15. člena ZDIJZ), saj je odločanje o teh vprašanjih upravna zadeva. Vsak organ določi eno ali več uradnih oseb, pristojnih za posredovanje informacij javnega značaja, ki bodo obravnavale neformalne in formalne pisne zahteve za posredovanje teh informacij (prvi odstavek 9. člena ZDIJZ). V organu postopek vodi in o njem odloča predstojnik ali uradna oseba, v skladu z določbami zakona, ki ureja splošni upravni postopek (prvi odstavek 21. člena ZDIJZ). Ker v ZDIJZ ni posebej določeno, se za določitev pooblaščene osebe subsidiarno uporabljajo določbe ZUP (več o subsidiarnosti v Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2020, str. 17). Določbo 21. člena ZDIJZ je treba ob smiselni uporabi ZUP, razumeti tako, da postopek z zahtevo za dostop do informacije javnega značaja ali ponovno uporabo v organu lahko vodi predstojnik sam, če izpolnjuje predpisane pogoje, sicer mora za vodenje postopka podeliti pooblastilo drugi uradni osebi. Za izdajo odločb ali sklepov, s katerimi se konča upravni postopek, predstojniku ni treba izpolnjevati predpisanih pogojev. Tudi v primerih, ko tovrstne postopke vodi oziroma v njih odloča predstojnik sam, pa organ kot zavezanec glede na določbo 9. člena ZDIJZ mora imenovati tudi eno ali več oseb pristojnih za posredovanje informacij javnega značaja, ki bo/bodo obravnavala/e tako neformalne kot pisne zahteve za posredovanje teh informacij.

Predstojnik organa lahko na podlagi 30. člena ZUP pooblasti drugo osebo, zaposleno pri istem organu, za odločanje v upravnih zadevah iz določene vrste zadev. Pooblastilo za odločanje obsega tudi pooblastilo za vodenje postopka pred odločitvijo. Pooblaščena uradna oseba nima možnosti zahtevati ali ugovarjati podeljenim pooblastilom. Če v pooblastilu ni omejitev, ima uradna oseba pravico opravljati vsa dejanja v postopku, razen pravice izdajati odločbe in take sklepe, s katerimi se konča postopek. Če predstojnik organa ne izpolnjuje predpisanih pogojev za vodenje postopka, lahko postopek do izdaje odločbe vodi samo uradna oseba, ki te pogoje izpolnjuje (glej primer 1).

ZUP predstojniku dodeljuje diskrecijsko pravico, da lahko za odločanje o upravnih zadevah pooblasti drugo osebo, a pri tem ni popolnoma svoboden, saj mora oseba izpolnjevati pogoje, določene v 31. členu ZUP in Uredbi o izobrazbi in strokovnem izpitu za vodenje in odločanje v upravnem postopku (Uredba, Ur. l. RS, št. 12/13 in novele). Uradna oseba lahko vodi oziroma odloča o upravnih postopkih, če je zaposlena pri tem organu (drugi odstavek 28. člena ZUP), izpolnjuje pogoje glede izobrazbe in ima opravljen izpit iz splošnega upravnega postopka (31. člen ZUP, glej primer 2).

Po drugem odstavku 5. člena ZUP je kot uradna oseba mišljena oseba, ki je v skladu z zakonom pooblaščena za odločanje v upravni zadevi ali za opravljanje posameznih dejanj v upravnem postopku. V ZUP se pojem »organ« nanaša na njegove uradne osebe, ki imajo enaka pooblastila kot organ, torej opravljanje postopkovnih dejanj in izdati akt, s katerim se postopek konča. Pojem »uradna oseba, ki vodi postopek« pa se nanaša na uradno osebo, ki je pooblaščena le za opravljanje dejanj v postopku pred izdajo odločbe brez možnosti izdaje akta o zaključku postopka (Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 1. knjiga, str. 251).

Glede na navedeno je kot uradna oseba za posredovanje informacij javnega značaja iz 9. člena ZDIJZ mišljena uradna oseba po 5. členu ZUP, ki je iz strani predstojnika organa pooblaščena za vodenje in odločanje o zahtevah za dostop do informacije javnega značaja ali njeno ponovno uporabo. Uradna oseba mora biti zaposlena na organu, izpolnjevati zahteve glede izobrazbe ter imeti opravljen izpit iz splošnega upravnega postopka. Pristojna oseba za posredovanje informacije javnega značaja s tem opravlja javne naloge, zato mora biti v skladu z zakonom, ki ureja položaj javnih uslužbencev, zaposlena na uradniškem delovnem mestu (prim. 16. in 17. točko 6. člena Zakona o javnih uslužbencih). Presoja o tem, ali je podano pooblastilo v tem primeru ustrezno tudi z vidika konkretnih zadolžitev javnega uslužbenca, določenih v sistemizaciji delovnih mest organa (glej tudi primer 2), pa sodi v sfero pristojnosti in odgovornosti predstojnika organa.

Glede na zakonsko določene pogoje torej predstojnik nobenega organa, niti majhnega javnega zavoda, ki izvaja upravne naloge oz. odloča po ZDIJZ, ne more pooblastiti niti za odločanje niti le za vodenje postopka po ZDIJZ osebe, ki ni zaposlena pri stvarno pristojnem organu. Pravila o personalni pristojnosti so namreč določena znotraj predpisov o stvari pristojnosti. In če je zavod oz. organ odločen funkcionalno s področnimi predpisi oz. ZDIJZ določen kot pristojen za odločanje, lahko v njegovem imenu in za njegov račun izjavlja voljo le zaposleni znotraj tega zavoda oz. organa. Zakonito postopanje tako v primeru, če ta institucija nima zposlenega z opravljenim izpitom, terja, da se enega zaposlenega napoti, da ta izpit opravi, ali pa zaposli osebo, ki ima tudi izpit iz upravnega postopka (poleg ostalih pogojev).