Kakšni so pogoji glede obličnosti pooblastila, ki ga izda predstojnik uradni osebi za vodenje upravnih postopkov? Ali mora biti v pooblastilu navedeno tudi področje dela uradne osebe, ali pa zadostuje navedba obsega pooblastil?

Kako izgleda vzorec pooblastila za vodenje in odločanje v upravnih postopkih oz. katere sestavine mora imeti? Kdo podpiše pooblastilo za uradne osebe v občinski upravi, župan ali direktor?

Po 9. členu Uredbe o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 9/18 in novele) organ na oglasni deski organa in na svoji spletni strani objavi seznam uradnih oseb, ki so v skladu z zakonom pooblaščene za vodenje upravnega postopka in odločanje v upravni zadevi. Ta seznam vsebuje osebno ime in naziv uradne osebe, ki je v skladu z zakonom pooblaščena za odločanje o upravnih zadevah in za dejanja v postopku pred odločbo, ter pooblastila, ki jih ima ta uradna oseba. Pooblastilo se lahko poimenuje drugače, npr. kot sklep. Vse pooblaščene uradne osebe morajo seveda izpolnjevati pogoje za imenovanje po 31. členu ZUP, po Zakonu o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ, Ur. l. RS, št. 51/06 in novele) in tudi po UUP. Poleg pogojev po predpisih mora predstojnik upoštevati, ali ima konkretni javni uslužbenec sposobnosti in veščine za delo z ljudmi (strankami), saj njegovo vedenje vpliva na ugled in vlogo celotnega upravnega organa (po Kovač et al., UUP z uvodnimi pojasnili, 2008, str. 32).

Po 30. členu ZUP se v pooblastilo navede zlasti ime uradne osebe z obsegom pooblastila (npr. za vodenje ali odločanje, lahko tudi recimo le sprejem vlog), datum (od kdaj pooblastilo velja) in seveda ime oz. položaj pooblastitelja. Formalno pa uradni osebi v pooblastilo ni potrebno navesti področja dela, temveč je za razmerje do stranke važen zlasti obseg pooblastil. Če v pooblastilu uradni osebi ni omejitev, je uradna oseba pooblaščena za vse zadeve v pristojnosti organa, zato je vendar priporočljivo, da se z namenom zagotavljanja specializiranega in strokovnega dela upravnega organa, v pooblastilo navede tudi področje dela uradne osebe (npr. vsaj tujski postopki ali področje dela oddelka za okolje in prostor). Prav tako se lahko, čeprav ni obvezno, v pooblastilo navede tudi izpolnitev pogojev pooblaščene uradne osebe, npr. raven oz. smer izobrazbe in (datum) opravljen(ega) strokovnega izpita iz upravnega postopka, saj se na podlagi izobrazbe in datuma opravljenega strokovnega izpita, da razbrati, ali uradna oseba izpolnjuje pogoje iz 31. člena ZUP in Uredbe o izobrazbi in strokovnem izpitu za vodenje in odločanje v upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 12/13 in nasl.). Pooblastilo mora vsebovati tudi druge elemente, vezano na sestavine dopisa po UUP, npr. glavo organa, številko dokumenta.

Stvarna pristojnost organov za odločanje v upravnih zadevah se določa po predpisih, ki urejajo posamezno upravno področje ali določajo organizacij in delovna področja posameznih organov (15. člen ZUP).

Iz 17. člena ZUP izhaja, da je za odločanje o upravnih zadevah iz izvirne pristojnosti samoupravne lokalne skupnosti na prvi stopnji pristojna uprava samoupravne lokalne skupnosti, če zakon ne določa drugače. Za odločanje o upravnih zadevah iz prenesene pristojnosti države na samoupravno lokalno skupnost, je na prvi stopnji pristojna uprava samoupravne lokalne skupnosti, če zakon ne določa drugače.

Za odločanje v obeh vrstah upravnih zadev, tako iz izvirne kot tudi iz prenesene pristojnosti, je sicer na prvi stopnji pristojna občinska uprava, če zakon ne določa drugače. Kot predstojnik občinske uprave po prvem odstavku 30. člena ZUP (personalna pristojnost) NE nastopa župan, temveč direktor oziroma tajnik občine, saj je župan po 233. členu ZUP pritožbeni organ v zadevah izvirne pristojnosti (Kovač in Kerševan (ur.), ZUP s komentarjem, 2022, 1. knjiga, str. 196). Predstojnik organa odloča o vsaki upravni zadevi iz pristojnosti tega organa. Voditi postopka pa ne more, če nima predpisane izobrazbe in strokovnega izpita iz upravnega postopka. V tem primeru lahko o zadevi le odloči, ne more pa voditi postopka, ampak pooblasti za vodenje drugega zaposlenega. Drugo uradno osebo lahko pooblasti tudi za odločanje ali vodenje in odločanje (Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, str. 94).

Župan in uprava samoupravne lokalne skupnosti v upravnih zadevah veljata za dva ločena in samostojna upravna organa. Župan odloča o pritožbah zoper prvostopenjske odločbe uprave samoupravne lokalne skupnosti (prvi odstavek 233. člena ZUP). Župan torej ni predstojnik uprave samoupravne lokalne skupnosti, kajti ta položaj ima direktor občinske uprave oziroma tajnik. Župan torej do zaposlenih v upravi samoupravne lokalne skupnosti ne nastopa kot predstojnik v smislu prvega odstavka 30. člena ZUP, kljub temu pa jih sme pooblastiti za opravljanje posameznih dejanj v postopku na drugi stopnji ali celotnega drugostopenjskega postopka, glede na tretji odstavek 30. člena ZUP (Kovač in Kerševan (ur.), ZUP s komentarjem, 2022, 1. knjiga, str. 267). Seveda pa to ne more biti oseba, ki je vodila postopek na prvi stopnji, in mora izpolnjevati vse ostale pogoje. Če bi to bila ista oseba, kot je odločila na prvi stopnji, gre za bistveno postopkovno napako (Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, str. 94).

Glede na navedeno, pooblastilo uradnim osebam za vodenje oziroma odločanje v upravnih postopkih na prvi stopnji izda direktor oziroma tajnik občinske uprave. Pooblastilo za vodenje oziroma odločanje na drugi stopnji pa župan.