Organ je poslal odločbo (npr. o pravici do finančne pomoči ob rojstvu otroka) po pravilih "osebnega" vročanja po 87. členu ZUP. Pošta je vročitev poskusila, a naslovnik pošiljke ni prevzel, obvestilo o prispelem pismu je bilo nalepljeno na vrata, češ da naslovnik nima hišnega predalčnika. Pošiljka se je nato vrnila organu. Na kakšen način je treba ravnati, da bo odločba veljavno vročena in jo bo mogoče realizirati (izplačati pomoč)?

Vročitev, dejanska ali fiktivna, je nujna predpostavko za nastop pravnih posledic vročenega pisanja. Zato je pravilen postopek vročanja, sploh pri odločbah s priznanimi pravicami oz. naloženimi obveznostmi ključen za pravni učinek, ki je bil zasledovan v upravnem postopku. Za akte, od katerih teče rok, štet od vročitve (npr. pritožbeni ali paricijski rok), je pri tem ZUP do novele ZUP-I z uveljavitvijo 7. 2. 2026 predvideval nujnost "osebnega" vročanja po 87. člen ZUP (kar je veljalo v danem primeru, ki se časovno umešča pred 7. 2. 2026), po uveljavitvi novele pa so pravila nekoliko drugačna, kot opisano v nadaljevanju.

Glede na opisane okoliščine, ko je bilo januarja naslovniku puščeno pismo z osebnim vročanjem, je fikcija nastopila po 15 dneh, odkar je vročevalec pustil obvestilo na naslovu. Da bi vročevalec v nabiralniku pustil celo pismo, velja le v primeru, ko naslovnik nima predalšnika, toda to dejstvo kot tako ne vpliva na nastop in datum fikcije vročitve.

Drugače bi veljalo le, če vročevalec sploh ne bi pustil obvestila oz. sporočila o prispelem pismu ali pa bi bila pošiljak poslana z navadno ovojnico ali le po poštnih pravil s povratnico (AR). Tedaj bi fikcija ne nastopila in bi morali vročati ponovno oz. za naslovnika prvič. Zaradi pogostih tovrstnih situacij je v nadaljevanju navadeno, kako bi se moralo postopati tedaj, kar pa za primer iz vprašanja sicer ne velja.

Zakon o spremembah in dopolnitvah ZUP (ZUP-I, Ur. l. RS, št. 85/25) pri urejanju vročanja prinaša nekaj sprememb. Ob tem je pomembno, da iz prehodnih in končnih določb ZUP-I izhaja, da novela stopi v veljavo takoj tudi v postopkih, ki so bili začeti pred uveljavitvijo tega zakona, tako da se končajo v skladu s spremenjenim in dopolnjenim zakonom (80. člen ZUP-I). Med spremembami so tudi določbe o vročitvi, kjer je med drugim določeno, da se spremembe in dopolnitve glede 87. člena ZUP uveljavijo oz. nastopijo z enoletnim odlogom, torej februarja 2027 (85. člen ZUP-I), pri čemer pa se lahko že od 7. 2. 2026 uporabi nov 86.a člen ZUP o navadnem vročanju s fikcijo vročitve v sedmih dneh od odpreme. Način vročanja je procesno dejanje, ki ga odredi uradna oseba, ki vodi postopek, in pri tem lahko izbere različne načine, vse s ciljem, da izbere tisti način, za katerega glede na primer oceni, da bo pripeljal do uspešne vročitve, je torej odločitev o načinu vročitve na strani uradne osebe organa (več glej Remic v Kovač in Kerševan (ur.), ZUP z uvodnimi pojasnili, TFL, 2026). Če bi torej v postopku odločitev organa naslovniku ne bila vročena in da ni prišlo do fikcije vročitve (po 87. členu ZUP) oz. da pri realizaciji vročitve obstaja dvom o tem, da se je naslovnik lahko seznanil s pošiljko ali če izvajalec poštne storitve vrne pošiljko, ker denimo naslovnik nima hišnega predalčnika ali je ta neuporaben, fikcija vročitve seveda ne more nastati, ker ni izpolnjen namen vročanja.

Zato bo uradna oseba tedaj morala odrediti v novem poskusu drugačen način oz. način vročitve, ki ji ga omogoča veljavni zakon, zdaj ZUP-I. Eden od teh načinov je navadna vročitev s fikcijo po 86.b členu ZUP, ko se dokumenti v fizični obliki vročijo z vložitvijo v hišni predalčnik ali poštni predal in je vročitev opravljena sedmi dan od dneva odpreme (oz. če se dokument pošilja v tujino, 21. dan od dneva odpreme), razen če naslovnik dokumenta ni prejel ali ga je prejel pozneje; datum odpreme se označi na dokumentu. Naslovnik lahko uveljavlja svoje procesne pravice takoj, ko se po odpremi z dokumentom dejansko seznani, tudi če rok za seznanitev še ni potekel. V z ZUP-I spremenjenem 87. členu ZUP se ohranja pristojnost organa, da odločbe, sklepe in druge dokumente, od vročitve katerih začne teči rok, vroči osebno tistemu, ki so mu namenjeni po posebnem postopku, kar pomeni, da organu ni treba vročati odločb, sklepov in drugih dokumentov v fizični obliki le po 87. členu ZUP, kot je to veljalo do ZUP-Ij, ampak to možnost uporabi le, če presodi, da je to potrebno zaradi okoliščin iz četrtega odstavka 83. člena ZUP ali drugih razlogov , ki jih kot pomembne prepozna organ.

V primeru dvoma po 86.b členu ZUP pa prejem in dan prejema dokumenta dokazuje organ. Če se ugotovi, da naslovnik ni imel možnosti seznanitve z dokumentom, ker npr. ni imel HP, pa se izbere drug način vročitve, npr. po že omenjenem 87. členu ZUP s fikcijo vročitve s pretekom 15 dni, odkar vročevalec pusti na naslovu sporočilo o prispelem pismu. Če se torej organ odloči za osebno vročitev in naslovnik ob poskusu ni dosegljiv, mora vročevalec ravnati v skladu z določbami 87. člena ZUP. Če se vročitve ne da opraviti osebno, vročevalec pusti naslovniku pisno sporočilo o prispelem pismu v hišnem predalčniku oz. na drugem primernem mestu, v katerem navede, kje se dokument nahaja, ter določi rok 15 dni za prevzem. Če naslovnik dokumenta v tem roku ne prevzame, se vročitev šteje za opravljeno z iztekom petnajstega dne od dneva puščanja sporočila, s čimer nastopi fikcija vročitve. Neobstoj hišnega predalčnika sam po sebi ne preprečuje nastopa fikcije vročitve, če je bilo sporočilo puščeno na drugem primernem mestu in so izpolnjeni vsi zakonski pogoji. Več o takšnem načinu vročanja, kadar naslovnik nima hišnega predalčnika ali je ta neuporaben, glej primer »Vročanje naslovniku, ki nima predalčnika ali je ta neuporaben«, kjer so podrobneje obravnavani pogoji za pravilno puščanje obvestila in nastop fikcije vročitve. Organ mora preveriti vročilnico kot javno listino in ugotoviti, ali so iz nje razvidni datum poskusa vročitve, datum puščanja sporočila, način puščanja ter potek 15-dnevnega roka. Če so ti podatki ustrezno izkazani, se šteje, da je bila vročitev opravljena s potekom tega roka, vrnitev pošiljke organu pa na nastop fikcije ne vpliva.

Če kvalificirana vročitev ni uspešna ali naslov naslovnika ni znan, pa ZUP (oz. ZUP-I) določa možnost vročitve z javnim naznanilom in fikcijo vročitve po 15 dneh od objave dokumenta.

Z dnem vročitve začne teči rok za pritožbo. Če pritožba ni vložena ali se ji stranka odpove, odločba po poteku pritožbenega roka ali z dnem odpovedi postane dokončna in s tem izvršljiva (224. člen ZUP), kar predstavlja pravno podlago za realizacijo izplačila.