Organ je po uradni dolžnosti izdal odločbo (odmeril komunalni prispevek) na podlagi podatkov iz uradnih evidenc (brez zaslišanja stranke). Stranka je zoper odločbo vložila pritožbo zoper ugotovljeno dejansko stanje in navedla, da je naročila elaborat za uskladitev podatkov iz uradnih evidenc z dejanskim stanjem. Kako naj postopa organ?

Organ izda odločbo v posebnem ali skrajšanem ugotovitvenem postopku. V upravnih zadevah se praviloma izvede posebni ugotovitveni postopek (145. člen ZUP), katerega namen je predvsem operacionalizacija dveh temeljnih načel, in sicer načela materialne resnice (8. člen ZUP) ter načela zaslišanja stranke (9. člen ZUP). Izjemoma pa se vodi skrajšani ugotovitveni postopek, in sicer v primerih, ki so točno določeni v 144. členu ZUP, torej ko je dejansko stanje moč ugotoviti na podlagi dokazov, ki jih je predložila stranka v svoji zahtevi, na podlagi splošno znanih dejstev oziroma na podlagi podatkov iz uradnih evidenc. Po tem ugotovitvenem postopku se lahko odloči tudi, če je s področnim predpisom določeno, da se zadeva lahko reši na podlagi dejstev, ki so vsaj verjetno izkazana, vse okoliščine pa kažejo, da je treba zahtevku ugoditi, ter v primerih, ko gre za nujne ukrepe v javnem interesu, ki jih ni mogoče odlagati, in so dejstva ugotovljena ali vsaj verjetno izkazana (glej Grafenauer in Breznik, Upravno procesno pravo: Upravni postopek in upravni spor, 2009, str. 440–443 in primer Postopek po uradni dolžnosti in vodenje skrajšanega ugotovitvenega postopka). Bistvo skrajšanega ugotovitvenega postopka je torej v tem, da sta v slednjem združena ugotovitveni postopek in odločanje v konkretni upravni zadevi, zaradi česar organ lahko odloči takoj po izvedbi ugotovitvenega postopka, ne da bi pri tem stranki omogočil pravico do izjave. Torej, če je bilo mogoče izdati odločbo na podlagi uradnih evidenc in zaslišanje stranke ni potrebno za zavarovanje njenih pravic in pravnih koristi, se lahko vodi skrajšani ugotovitveni postopek (druga točka prvega odstavka 144. člena ZUP, glej tudi sodbe I U 1764/2019-11 z dne 15. 12. 2020, I U 466/2020-9 z dne 11. 5. 2022 in I U 975/2012 z dne 6. 12. 2012). Uradne evidence namreč uživajo domnevo pravilnosti in popolnosti, ki pa je izpodbojna. Organ je zato dolžan izhajati iz podatkov, vpisanih v uradnih evidencah, in je nanje vezan, dokler v postopku niso predloženi oziroma ugotovljeni dokazi, ki to domnevo ovržejo, skladno z načelom materialne resnice (8. člen ZUP) ter načelom proste presoje dokazov (10. člen ZUP). 

Če je bila odločba izdana v posebnem ugotovitvenem postopku in stranka ni imela možnosti izjave o dejstvih in okoliščinah (9. člen ZUP), gre za bistveno kršitev pravil postopka (tretja točka drugega odstavka 237. člena ZUP). Stranka lahko v pritožbi izpodbija ugotovljeno dejansko stanje in uveljavlja kršitev pravice do izjave. 

Če prvostopenjski organ na podlagi vložene pritožbe ugotovi, da je bil ugotovitveni postopek nepopoln in je to utegnilo vplivati na odločitev, dopolni ugotovitveni postopek (npr. lahko tudi s prekinitvijo postopka do rešitve prehodnega vprašanja) in glede na njegov uspeh v mejah pritožbenih zahtevkov reši stvar drugače z novo odločbo, s katero nadomesti staro odločbo (tretji odstavek 243. člena ZUP). Ta možnost pride v poštev, če v ugotovitvenem postopku niso bila ugotovljena vsa relevantna dejstva ali izvedeni vsi relevantni dokazi, če pritožnik navaja nova dejstva in dokaze, ki bi utegnili vplivati na odločitev (in glede njih ni prekludiran), ali če pritožniku ni bila dana možnost sodelovati v postopku pred izdajo odločbe ali mu je bila dana, vendar je ni izrabil, kar v pritožbi ustrezno opraviči (drugi odstavek 243. člena ZUP). Če je bila prva odločba izdana v skrajšanem ugotovitvenem postopku, pa bi moral biti izveden posebni ugotovitveni postopek, mora prvostopenjski organ ta postopek izvesti in glede na njegov rezultat po potrebi izdati novo odločbo, s katero v celoti ali deloma nadomesti prvo odločbo (244. člen ZUP, glej tudi primer Postopanje prvostopenjskega organa, če se izda nadomestna odločba ali nadomestni sklep - Upravna svetovalnica in sodbi I U 2044/2014 z dne 12. 3. 2015 ter I U 918/2020-9 z dne 9. 11. 2021). Tudi odmera komunalnega prispevka se po drugi točki prvega odstavka 144. člena ZUP lahko izvede po skrajšanem ugotovitvenem postopku, če se da ugotoviti stanje zadeve na podlagi uradnih podatkov, ki jih ima organ, in samo za to ni treba posebej zaslišati stranke za zavarovanje njenih pravic oziroma pravnih koristi. Sicer se mora izvesti po posebnem ugotovitvenem postopku. Prav tako ni mogoče odločiti po skrajšanem ugotovitvenem postopku, če se je ta uvedel po uradni dolžnosti in je treba stranki naložiti kakšno obveznost, četudi je dejansko stanje mogoče ugotoviti na podlagi uradnih podatkov, ki jih ima na voljo organ, vendar se ti ne skladajo s podatki, ki jih je navedla stranka (glej tudi sodbi Vrhovnega sodišča RS X Ips 11/2023 z dne 30. 11. 2023 in X Ips 17/2023 z dne 30. 11. 2023).