Ali lahko uradna oseba na ustni obravnavi omeji sodelovanje več pooblaščencev iste stranke z veljavnimi pooblastili (npr. z določitvijo le enega pooblaščenca po abecednem vrstnem redu), po analogiji s pravili o vročanju, ali za takšno omejitev ni pravne podlage?

V upravnem postopku si stranka lahko določi več pooblaščencev in jih hkrati imenuje za zastopanje v isti zadevi ali na istem naroku. Stranka se lahko po lastni volji odloči, kdo in koliko pooblaščencev jo bo zastopalo, saj takšno pooblastilo predstavlja akt civilnopravne narave. Dejanja v postopku, ki jih opravijo pooblaščenci v mejah pooblastila, imajo potem enak pravni učinek, kot če bi jih opravila sama stranka. Kot pooblaščenca si lahko izbere vsakogar, ki izpolnjuje zakonske pogoje (54. člen ZUP). Katero osebo stranka izbere, je popolnoma odvisno od njene volje oziroma od volje njenega zakonitega zastopnika, če ga ima. Pooblaščencev je lahko tudi več hkrati glede na sodno prakso VSRS (sodba I Up 1518/2003 z dne 19. 1. 2005). To pomeni, da organ nima zakonske podlage, da bi stranki vnaprej omejil število pooblaščencev ali katerega izmed njih izločil zgolj zaradi njihove številčnosti, saj bi s tem neupravičeno posegel v procesno pravico stranke. Na to opozarja tudi Upravna svetovalnica v primeru Postopanje organa v primeru stranke z večimi pooblaščenci ter prej navedena sodba VSRS, v kateri je izrecno poudarjeno, da gre pri pooblastilu za izraz avtonomne volje stranke, v katero organ ne sme posegati brez izrecne zakonske podlage.

Pri vodenju naroka, na katerem se zglasi več pooblaščencev iste stranke, je treba jasno razlikovati med pravili o vročanju in pravico do sodelovanja na ustni obravnavi. Tretji odstavek 88. člena ZUP določa, da če ima stranka več pooblaščencev, zadostuje vročitev dokumentov le enemu izmed njih. Vrhovno sodišče RS je v sklepu I Up 230/2015 z dne 11. 2. 2016 potrdilo, da je takšna vročitev zakonita. Vendar te izjeme ni dopustno analogno širiti na druga procesna dejanja, zlasti na pravico do aktivnega sodelovanja na ustni obravnavi. Organ zato ne sme zavrniti sodelovanja osebi z veljavnim pooblastilom zgolj zato, ker stranko že zastopa drug pooblaščenec.

Prav tako tudi načelo ekonomičnosti postopka iz 14. člena ZUP nima prednosti pred pravico stranke, da je slišana. V skladu z 9. členom ZUP mora organ stranki omogočiti, da se izjavi o vseh dejstvih in okoliščinah, ki so pomembne za odločitev. Vrhovno sodišče RS je v sodbi I Up 836/2003 z dne 24. 9. 2003 zavzelo stališče, da načelo ekonomičnosti ne sme posegati v pravico do izjave. To v praksi pomeni, da morajo imeti vsi prisotni pooblaščenci možnost podajanja izjav, če imajo za to ustrezno pooblastilo. Tudi Upravna svetovalnica v primeru Ustna obravnava velikega števila stranskih udeležencev v več skupinah in v različnih urah opozarja, da neupravičeno izključevanje udeležencev z obravnave negativno vpliva na poštenost postopka.

Hkrati pa mora uradna oseba skrbeti za red in nemoten potek naroka. Na podlagi 109. člena ZUP je dolžna zagotoviti, da se dejanje izvede učinkovito in brez motenj. Če pooblaščenci s svojo prisotnostjo ali ravnanjem povzročajo motnje, na primer s hkratnim govorjenjem, vpadanjem v besedo ali ponavljanjem istih navedb, jih lahko uradna oseba opomni, denarno kaznuje ali celo odstrani z naroka v skladu s 110. členom in 111. členom ZUP. Upravno sodišče RS je v sodbi II U 46/2011 z dne 11. 1. 2012 potrdilo uporabo denarne kazni zaradi žaljenja uradne osebe in motenja reda na naroku (več v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2020, 1. knjiga, str. 682).

Odstranitev pooblaščenca je dopustna le, če se s tem ne omeji pravice stranke do izjave preko mere, ki je nujna za zagotovitev nemotenega poteka postopka (več v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2020, 1. knjiga str. 680). Za zakonito in učinkovito izvedbo ustne obravnave lahko uradna oseba pooblaščence najprej na zapisnik pozove, da se med seboj uskladijo glede vrstnega reda podajanja izjav, pri čemer jim aktivnega sodelovanja ne sme prepovedati. Nadalje mora dosledno uporabljati pooblastila za vodenje naroka, zlasti z jasnim podeljevanjem besede posameznim pooblaščencem in z omejevanjem nerelevantnih ali ponavljajočih se replik. Če pooblaščenci kljub opominom vztrajno motijo red, lahko uporabi procesne sankcije po 111. členu ZUP.

Vsak pooblaščenec ima torej pravico biti navzoč, dokler pooblastilo velja in dokler ne moti reda postopka. Uradna oseba tako nima zakonske podlage, da bi pooblaščencem strank prepovedovala sodelovanje na ustni obravnavi oz. jih izbirala po abecedi ali po kakšnem drugem objektivnem merilu kot to velja pri pravilih o vročanju. Zakonito in učinkovito vodenje postopka se lahko na podlagi materialnega procesnega vodstva doseže predvsem z uporabo institutov za vzdrževanje reda po 109. členu, 110. členu in 111. členu ZUP.

Ob zapisanem vendarle velja opozoriti, da pretirano postavljanje pooblaščencev, ko to ni več v funkciji zastopanja in pravne pomoči stranke, lahko pomeni tudi zlorabo pravice do zastopanja (11. člen ZUP). Zato v primeru, ko bi nerazumno postavljanje večjega števila pooblaščencem vplivalo na izvedbo postopka oziroma varstvo pravic in pravnih koristi oziroma javnega interesa, ne moremo več govoriti o pravici do zastopanja, ki jo mora v skladu z zakonom zagotavljati organ. Takrat bi veljalo, da mora uradna oseba opozoriti stranko, da zloraba pravice ne pomeni izvrševanja pravice in ji dati možnost, da določi kateri izmed pooblaščencev jo bo zastopal v postopku, sicer bi veljalo, da pooblastilo sploh ni podeljeno (prim. sklep USRS Up-140/23 z dne 12. 6. 2023, sklep VSRS X Ips 40/2019 z dne 8. 7. 2020).