Ali je v postopku (npr. pri uveljavljanja denarne socialne pomoči) zakonito obdelovanje osebnih podatkov zakonca vlagateljice, kadar je ta v vlogi naveden kot družinski član, čeprav je podal izjavo, da z vlagateljico ne živi, da je bila zakonska zveza sklenjena iz administrativnih razlogov ter da ima stalno prebivališče v tujini, in ali bi moral organ v takem postopku zakonca posebej vabiti kot stranko oziroma postopati drugače z vidika procesnih jamstev in varstva osebnih podatkov?

Za pridobitev pravic pri organu, vlagatelj vloži vlogo, če organ o zadevi ne odloča po uradni dolžnosti. Postopek odločanja določa ZUP, dodatno pa lahko še področna zakonodaja. Pri uveljavljanju pravice do denarne socialne pomoči mora vlagatelj na vlogi navesti vse družinske člane, v skladu z materialnopravno ureditvijo in procesnimi pravili (glej tudi primer Ravnanje upravnega organa z nepopolno zbirno vlogo (manjkajoči podpis)). Postopek uveljavljanja pravic iz javnih sredstev temelji na načelu materialne resnice (8. člen ZUP), organ je dolžan ugotoviti vsa dejstva in okoliščine, ki so pomembne za zakonito in pravilno odločitev, ter v ta namen ugotavljati celoten materialni položaj družine, kot to določajo področni zakoni, tudi na podlagi pridobljenih podatkov iz uradnih evidenc, če jih uradna oseba lahko pridobi sama (več v primeru Preverjanje podatkov o dejstvih iz uradnih evidenc drugih državnih organov).

V skladu z Zakon o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev (ZUPJS, Ur. l. RS, št. 62/10 in nasl.) in 6. členom Zakon o socialno varstvenih prejemkih (ZSVarPre, Ur. l. S, št. 61/10 in nasl.) se pri odločanju o pravici do denarne socialne pomoči upoštevajo vsi družinski člani vlagatelja, pri čemer status družinskega člana izhaja neposredno iz zakona. Obstoj zakonske zveze je pravno odločilno dejstvo, ki ga organ upošteva ne glede na izjave strank o dejanskem skupnem življenju, namenu sklenitve zakonske zveze ali bivanju posameznega družinskega člana v tujini. Takšne izjave lahko predstavljajo navedbe stranke o dejanskem stanju, vendar same po sebi ne morejo izključiti zakonsko določenega statusa družinskega člana.

V ugotovitvenem postopku ima organ na podlagi ZUPJS pravico in dolžnost pridobivati podatke o osebnih dohodkih in premoženju vseh družinskih članov, kolikor je to potrebno za ugotovitev dejanskega stanja in presojo izpolnjevanja pogojev za priznanje pravice. Ta pooblastila izhajajo iz materialne zakonodaje (10. člen ZUPJS – osebe, ki se upoštevajo poleg vlagatelja, 12. člen ZUPJS – dohodek vseh oseb, ki se upošteva, 49., 50. in 51. člen ZUPJS – pridobivanje osebnih podatkov), procesno pa so utemeljena na določbah ZUP o ugotovitvenem postopku, po katerih organ dokaze izvaja po uradni dolžnosti in ni vezan zgolj na predloge strank (139. in 140. člen ZUP). Obdelava osebnih podatkov vseh družinskih članov je zato zakonita, kadar je omejena na namen konkretnega upravnega postopka in na obseg, ki je potreben za odločitev o pravici, vendar le v obsegu, ki je dovoljen oz. zadosten za odločanje o pravici (zlasti Posredovanje podatkov banke o osebnih podatkih stranke upravnemu organu).

Vprašanje zakonitosti obdelave osebnih podatkov družinskega člana se v tem okviru ne presoja glede na njegov podpis vloge ali izrecno soglasje, temveč glede na obstoj zakonske podlage in procesne dolžnosti organa. ZUP ne zahteva soglasja udeležencev postopka za izvajanje dokazov, ki so potrebni za ugotovitev dejanskega stanja, temveč določa, da organ vodi postopek tako, da se zavarujejo pravice strank in javna korist (7. člen ZUP). Prav tako ZUPJS določa, katere osebne podatke lahko organ pridobiva in iz katerih uradnih evidenc, brez soglasja strank. Zato ima organ pravno podlago za vpogled v osebne dohodke in premoženje zakonca kot družinskega člana, če so ti podatki relevantni za odločanje o pravici do denarne socialne pomoči, in to ne glede na njegove naknadne ugovore glede obdelave osebnih podatkov, če so pridobljeni le podatki, ki so pomembni za ugotovitev dejanskega stanja v zadevi.