V zvezi s klasifikacijskim znakom 150 »Dolgotrajna oskrba« je upravni inšpektor opozoril, da je dopis, ki se nanaša na splošno vprašanje mestne občine glede pridobivanja informacij pod naslovom Dolgotrajna oskrba in pomoč na domu, nepravilno razvrščen. Namesto uporabe klasifikacijskega znaka 150 »Sistem dolgotrajne oskrbe« je ustrezneje uporabiti klasifikacijski znak 092 »Vloga, prošnja in pritožba državljanov«, saj gre za dokument, ki je po vsebini bliže vlogi oziroma prošnji za pridobitev informacije.

Uredba o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 9/18 in nasl.) določa temeljna pravila v zvezi z vodenjem evidence dokumentarnega gradiva in razvrščanjem zadev v organih, ki opravljajo upravne naloge (1. člen UUP). Dokumentarno gradivo se mora evidentirati ne glede na to, ali je prejeto v fizični ali elektronski obliki (3. člen UUP). Če se z dokumentom zadeva začne, mora glavna pisarna ali za to določeni javni uslužbenec dokument uvrstiti v novo zadevo, ki jo odpre tako, da zanjo izbere tisti klasifikacijski znak iz načrta klasifikacijskih znakov, ki ustreza vsebini celotne zadeve. Če pa dokument nadaljuje obstoječo zadevo, se ta uvrsti v to zadevo. (44. člen UUP)

Načrt klasifikacijskih znakov ureja 45. člen UUP, v katerem je v prvem odstavku določeno, da ga določi predstojnik organa. Načrt vsebuje seznam klasifikacijskih znakov, opis klasifikacijskega znaka z besednim opisom pomena posameznega znaka in rok hrambe dokumentarnega gradiva. Evidenčni sistem zadev temelji na decimalni razdelitvi vsebin z delovnega področja organa, klasifikacijski znaki so številčni in jih organ ne sme dodajati na tretjem nivoju, prav tako jih ni dovoljeno črtati. Pri odprtju zadeve se v evidenco obvezno vpišejo osnovni podatki, med drugim klasifikacijski znak in kratka vsebina zadeve, kar zagotavlja jasno določitev vsebine zadeve, nad katero se bodo zbirali nadaljnji dokumenti (54. člen UUP). Na podlagi načrta klasifikacijskih znakov in po vrstnem redu zadev se vodi evidenco dokumentarnega gradiva (49. člen UUP).

Za podrobnejšo razlago evidentiranja dokumentov glej primer Evidentiranje dokumentov, prejetih v vednost.

Iz 44. in 45. člena UUP izhaja, da mora izbira klasifikacijskega znaka temeljiti na vsebini dokumenta oziroma da uradna oseba organa glede na vsebino dokumenta izbere ustrezen klasifikacijski znak iz Načrta klasifikacijskih znakov.

Če dokument npr. predstavlja vlogo, prošnjo ali informativno vprašanje državljana, je smiselno uporabiti klasifikacijski znak, ki je v načrtu določen za obravnavo vlog oziroma prošenj v zvezi s splošnimi informacijami (npr. 092), namesto znaka, ki je namenjen področju izvajanja določene storitve. Tak pristop zagotavlja, da izbran klasifikacijski znak smiselno ustreza vsebini celotne zadeve oziroma dokumenta.