Ali je za dokumente, ki so nastali v upravni zadevi v elektronski obliki, potreben ovoj zadeve?

Temeljni predpis, ki enotno ureja upravno poslovanje državnih (upravnih) organov, organov samoupravnih lokalnih skupnosti in nosilcev javnih pooblastil je Uredba o upravnem poslovanju. (Ur. l. RS, št. 9/18 in nasl.). Njen namen je zagotoviti transparentnost, sledljivost in standardizacijo upravnega poslovanja v javni upravi.

Bistveni načeli upravnega poslovanja sta (tudi) obveznost dokumentiranja in evidentiranja ter enakost elektronske in fizične oblike dokumentarnega gradiva. To pomeni, da pri opravljanju upravnih nalog organi dokumentirajo opravljeno delo in ga evidentirajo v evidenci dokumentarnega gradiva ter da vsa določila UUP veljajo za dokumentarno gradivo, ne glede na to, ali je gradivo v fizični ali elektronski obliki (2. člen in 3. člen UUP).

UUP (med drugim) določa pravila glede tega, kako organi evidentirajo dokumente in nadalje ravnajo z evidencami dokumentarnega gradiva. Evidenca dokumentarnega gradiva je namreč temeljna evidenca o opravljanju del in nalog organa (prvi odstavek 48. člena UUP) V evidenco dokumentarnega gradiva se evidentira dokumentarno gradivo, ki ga organ prejme ali nastane pri njegovem delu (drugi odstavek 48. člena UUP). Evidence pa se vodijo na podlagi načrta klasifikacijskih znakov in po vrstnem redu zadev (1. odstavek 49. člena UUP).  

ZUP opredeljuje termin »zadeva« v smislu upravne zadeve (2. člen ZUP) kot predmeta postopka (npr. zadeve so izdaja gradbenega dovoljenja, dodelitev subvencije, odmera dohodnine, dovolitev dostopa do tajnih podatkov,…). Upravna zadeva namreč pomeni odločanje o pravici, obveznosti ali pravni koristi strank s področja upravnega prava, to pa pomeni, da se ob odločanju v upravni zadevi podrejeno uporablja ZUP (glej Kovač et al., 2008, str. 23, in Gliha et al., 2018, UUP z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, Uradni list RS). UUP pa v 23. točki 6. člena definira termin »zadeva« kot celoto vseh dokumentov in prilog, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo. Na podlagi tega lahko ugotovimo, da se termin »zadeva« po ZUP ne opredeljuje v enakem smislu (kontekstu) kot po UUP, saj se po UUP termin »zadeva« nanaša na skupek dokumentov. Bistvene razlike pri interpretaciji pojma "zadeva" so tako vsebinske, saj glede na ZUP pojem tolmačimo kot predmet postopka, torej vsebinsko in abstraktno, kakor ga definira drugi odstavek 2. člen ZUP, glede na UUP pa se pod pojmom "zadeva" šteje konkretno celota vseh dokumentov, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo. UUP torej termina zadevo in dokument pojmuje v smislu dokumentarnega gradiva, in ne po ZUP (glej Kovač, Remic in Stare, UUP z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, 2008, str. 23; glej tudi primer Različne interpretacije pojma “zadeva” po UUP in ZUP). 

UUP torej predpisuje tudi pravila za poenoteno organizacijo ravnanja z dokumenti v organih, pri čemer določa, da se organizacijsko lahko dokumentarno gradivo vodi v okviru zadeve, dokumentnega seznama ali dosjeja. Dokumentni seznam je zadeva, ki se odpre za nedoločeno število subjektov v posameznem koledarskem letu (prvi odstavek 57. člena UUP). Dosje sestavljajo kopije dokumentov ali kopije zadev, lahko pa se oblikuje kot poseben vpogled v evidenco dokumentarnega gradiva, če z uredbo ni določeno drugače (58. člen UUP). Ker pri vodenju upravnega postopka nastajajo dokumenti in priloge, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo, se mora tovrstno gradivo voditi le v okviru zadeve. 

Evidentiranje dokumentarnega gradiva poteka prek informacijskega sistema za vodenje evidence dokumentarnega gradiva  (49. člen UUP), ki mora omogočiti vpis vseh potrebnih podatkov (110. člen UUP). 

Ko organ prejme dokumente v fizični obliki, jih mora skenirati in shraniti v elektronsko evidenco dokumentarnega gradiva (drugi odstavek 50. člena UUP), v ovoj pa se vlaga le dokumente, prejete v fizični obliki (35. člen UUP). UUP v sedmem odstavku 35. člena določa, da se pošta, prejeta v elektronski obliki za potrebe evidentiranja ne tiska, zato se posledično  ovoj ne uporablja, če so v zadevi le dokumenti v elektronski obliki (55. člen UUP). 

Glede na vse navedeno določba, da se ovoj ne uporablja za zadeve, katerih dokumenti so le v elektronski obliki, velja za vse zadeve, ki se evidentirajo po UUP, vključno z dokumenti, ki nastanejo v upravnih postopkih. Torej vsi dokumenti, ki nastanejo v upravnih postopkih izključno v elektronski obliki, ne potrebujejo ovoja. Če pa obstaja kombinacija elektronskih in fizičnih dokumentov, se ovoj uporablja, a le za fizične dokumente.