Kateri akt se izda, če je stranka podala vlogo, po področnih pravilih pa se prizna pravica, če je izpolnjenih več pogojev, med drugim uspeh na organiziranem preizkusu po oddani vlogi, a se ga stranka ni udeležila. Je v takem primeru treba njeno prijavo zavreči ali zavrniti? Npr. kandidat je za vpis v študijski program pravočasno oddal popolno prijavo, na podlagi Pravilnika o razpisu za vpis in izvedbi vpisa v visokem šolstvu pa je bil določen za izbiro preveč prijavljenih dodatni izbirni izpit, kjer so pogoji izbire povprečna ocena študija prve stopnje (25 %), ocena diplomskega dela (25 %) in uspeh pri izbirnem izpitu (50 %). Pri kandidatih, ki niso dosegli dovolj točk, se prijava zavrne, kaj pa če se kandidat izpita sploh ni udeležil?

V upravnih zadevah se vloga oz. zahteva stranke najprej (i) preizkusi glede formalnih predpostavk, od pristojnosti in popolnosti vloge, do predpostavk po 129. členu ZUP. Če te niso izpolnjene, se vloga/zahteva zavrže s sklepom. Nadalje (več glej v Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, str.1 70 in nasl.) se uvede (ii) meritorni postopek preverjanja pogojev za priznanje pravice ali pravne koristi oz. naložitve obveznosti, o čemer se praviloma odloči z odločbo v skladu 207. členom ZUP (ali če tako določa področni predpis, z drugače poimenovanim aktom, npr. v šolstvu tudi s sklepom, a kot meritornim aktom!), s katero se zahteva zavrne ali se ji ugodi. Če so torej procesne predpostavke izpolnjene, vendar vlagatelj ne izpolnjuje vsebinskih pogojev za priznanje pravice, organ o zahtevi odloči z meritornim aktom, torej po ZUP z odločbo o zavrnitvi (več Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2020, 1. knjiga, str. 453–460).

Razlika med zavrženjem s procesnim aktom (sklepom) in zavrnitvijo ali ugoditvijo z meritornim aktom je sicer pomembna v več elementih, zlasti pa glede tega, da meritorni akt pridobi ne le formalno, ampak tudi materialno pravnomočnost in predstavlja oviro za ponovno odločanje o istem (ne bis in idem, več v Kovač in Jerovšek, UPUS, 2023, str. 214-216 in povezane).

Postopek prijave vpisa na visokošolske študijske programe je urejen v 57. in 58. členu Zakona o visokem šolstvu (ZViS-1 , Ur. l. RS, št. 56/25) ter v Pravilniku o razpisu za vpis in izvedbi vpisa v visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 6/22 in nasl.). V skladu z drugim odstavkom 2. člena tega pravilnika se roki in postopki, določeni s tem pravilnikom, računajo oz. vodij po pravilih ZUP. Poleg navedenih predpisov je treba upoštevati tudi Statut Univerze v Ljubljani (Ur. l. RS, št. 4/17 in nasl.), ki ureja notranjo organizacijo in pristojnosti organov univerze, ter po katerem se prav tako uporablja ZUP.

Pristojni organ v obravnavanem primeru odloča o tem, ali naj prijavo kandidata, ki se ni udeležil izbirnega izpita, zavrže ali zavrne. Slednja izbira je odvisna predvsem od razlage, ali se udeležba na izbirnem izpitu šteje za procesno predpostavko za začetek postopka vpisa ali za vsebinski pogoj za odločitev o vpisu. Kdaj gre za predpostavko in kdaj za pogoj, ni enostavno vprašanje, saj zlasti področni predpisi to večkrat zamegljijo, sploh če že kot priloge k vlogi, kar naj bi se nanašalo le na predpostavke, npr. o stvarni legitimaciji vložnika, zahtevajo siceršnja dokazila o pogojih (o tem glej npr. primera Formalna ne/popolnost vloge/zahtevka - preizkus pred začetkom in med upravnim postopkom) ali Zavrženje zahteve s sklepom ali z negativno odločbo, če vložnik ni stvarno legitimiran (npr. ni lastnik), primer Zavrženje zahteve s sklepom ali z negativno odločbo, če vložnik ni stvarno legitimiran (npr. ni lastnik)).

Zavrženje pride v poštev le, kadar vloga sploh ni sposobna za obravnavo, ne pa kadar vlagatelj ne izpolnjuje vsebinskih pogojev. V danem primeru je kandidat ob prijavi na razpis predložil vso zahtevano dokumentacijo, torej diplomsko listino in prilogo k diplomi, kot zahteva področni Pravilnik. S tem je izpolnil oz. izkazal vse procesne predpostavke za začetek postopka, zato je organ uvedel meritorno presojo njegove vloge/prijave.

Glede na to, da se po akreditiranem študijskem programu in merilih za izbiro kandidatov v primeru omejitve vpisa pri točkovanju upošteva uspeh na izbirnem izpitu, ocena na izbirnem delu izpita zato predstavlja vsebinsko merilo in hkrati vsebinski pogoj za razvrstitev kandidatov. Navedeno pomeni, da kandidat, ki se izbirnega izpita ne udeleži, ne pridobi točk iz tega merila. Njegova prijava sicer ostane formalno popolna, vendar organ na podlagi razpisnih meril ugotovi, da ne izpolnjuje določenega vsebinskega pogoja za pridobitev pravice oz. tu sprejem/vpis v študijski program.

Iz navedenega torej izhaja, da je bila prijava kandidata formalno popolna in vložena s strani upravičene osebe, zato so bile procesne predpostavke za začetek postopka izpolnjene. Ker pa se kandidat ni udeležil izbirnega izpita, ni izpolnil vsebinskega pogoja, ki je temelj za izbiro med kandidati. Posledično njegova vloga ne more biti zavržena, temveč je treba o njej odločiti z negativnim meritornim aktom o zavrnitvi prijave.