Ali se stranko lahko pozove k dopolnitvi vloge po telefonu?

Ali je treba uradni zaznamek o telefonskem pogovoru, ki se ga ustvari v informacijskem sistemu za vodenje evidence dokumentarnega gradiva, elektronsko oziroma kako drugače podpisati ali podpis ni potreben?

Če je vloga nepopolna ali nerazumljiva, je samo zaradi tega ni dovoljeno zavreči. Organ mora v roku petih delovnih dni zahtevati, da se pomanjkljivosti odpravijo in določiti vložniku rok, v katerem jo mora popraviti. Pozivi v obliki dopisa za odpravo pomanjkljivosti se pošlje ali izroči vložniku, če je podal vlogo pri organu (67. člen ZUP). Dopis ima status izhodnega dokumenta, saj gre za dokument, ki je nastal pri delu organa in ga je organ poslal drugemu naslovniku (deseta točka 6. člena UUP). V primeru, da stranka pomanjkljivosti odpravi v predpisanem roku, se šteje, da je vloga bila vložena takrat, ko so bile njene pomanjkljivosti odpravljene. Če stranka pomanjkljivosti vloge ne odpravi, pa jo organ na podlagi drugega odstavka 67. člena ZUP kot nepopolno vlogo zavrže s sklepom. 

Zahteva v obliki dopisa, s katero uradna oseba pozove stranko k dopolnitvi, mora vsebovati naslednje: 

1. natančno navedbo katere so pomanjkljivosti vloge ter tudi sam način, na katerega je mogoče le-te pomanjkljivosti odpraviti; 
2. rok, v katerem mora stranka pomanjkljivosti odpraviti, ter; 
3. opozorilo o vseh možnih posledicah (ne)odprave omenjenih pomanjkljivosti (glej primer Poziv za dopolnitev vloge, dopis za odpravo pomanjkljivosti). 

Poleg navedenega mora sam dokument vsebovati še sestavine, določene v 63. členu UUP. 

Zahtevo za odpravo pomanjkljivosti mora organ poslati oziroma izročiti vložniku v pisni obliki. Če je namreč stranka pozvana zgolj ustno (na primer na okencu ali po telefonu), ne more trpeti nobenih posledic, četudi bi morda prekoračila rok, ki ga je ustno določila uradna oseba (po Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2017, str. 169, glej tudi primer Ravnanje organa v primeru nepopolne vloge). To sicer izhaja iz tretjega odstavka 66. člena ZUP, ki ureja nezavezujoče obveščanje vložnika o stanju in poteku postopka po telefonu ali po elektronski poti, če v vlogi navede telefonsko številko in naslov elektronskega predala.

Kadar pa gre za uradna zapažanja, ugotovitve, ustna navodila in sporočila (npr. tudi po telefonu) ter okoliščine, ki se tičejo samo notranjega dela organa, pri katerem se vodi postopek, pa se o tem sestavi uradni zaznamek z navedbo kraja in datuma ter se ga podpiše.

Podpis pa ni obvezen, če se podatki o času in kraju zaznamka v elektronski obliki ter uradni osebi, ki ga je sestavila, samodejno evidentirajo v informacijskem sistemu za sprejem vlog, vročanje in obveščanje (74. člen ZUP). Uradni zaznamek je lastni dokument, ki je nastal pri delu organa in ga organ ne pošlje drugemu naslovniku (13. točka 6. člena UUP). 

Torej se stranko lahko seznani z nepopolno vlogo po telefonu in o tem naredi uradni zaznamek, vendar to ne nadomešča pisnega pozivanja na dopolnitev vloge, zato je stranko, ki ni odpravila pomanjkljivosti v roku dogovorjenem po telefonu, treba naknadno pozvati s pisnim pozivom.

Pozivanje stranke k dopolnitvi vloge po telefonu (z evidentiranim uradnim zaznamkom o tem, ki se ga ne pošilja nikomur), brez naknadno poslanega dopisa za dopolnitev vloge, bi bilo dopustno le, če bi tak način postopanja predpisoval poseben zakon (npr. peti odstavek 20. člena Zakona o vrtcih (ZVrt, Ur. l. RS, št. 12/96 in nasl.). Vendar je takšna ureditev lahko sporna zaradi zagotavljanja procesnega varstva stranke in upoštevanja standardov poštenega postopka, vključno z (ne)enako obravnavo strank v konkretni zadevi, glede na stranke, katerih procesni položaj ureja ZUP (prim. sodbo VSRS X Ips 17/2023 z dne 30. 11. 2023).