Ali je prvostopenjski organ dolžan priznati pravico (npr. do znižanega plačila vrtca) za nazaj, če stranka spremembo okoliščin, ki vpliva pravico (tj. prenehanje obiskovanja vrtca za enega otroka zaradi vstopa otroka v osnovno šolo), sporoči z zamudo, oz. se lahko organ v tem primeru sklicuje na 42.a člen ZUPJS in začetek postopka po uradni dolžnosti?

ZUP določa, da se postopek lahko začne na zahtevo stranke ali po uradni dolžnosti, kadar tako določa zakon ali če je to potrebno zaradi varstva javnega interesa (125. člen in 126. člen ZUP). Začetek postopka po uradni dolžnosti pomeni, da organ sam sproži postopek, brez pobude stranke, ker razpolaga z zakonsko podlago in dejstvi, ki kažejo na to, da je treba poseči v pravni položaj posameznika ali odločiti o njegovi pravici. S tem se zagotavlja učinkovitost postopkov, predvsem v primerih, ko bi bila stranka sicer pasivna ali ko je v igri širši javni interes (glej primer Začetek postopka po uradni dolžnosti).

Ob tem velja splošno pravilo, da je v postopkih za uveljavljanje pravic praviloma stranka tista, ki mora vložiti zahtevo in organu sporočati spremembe dejstev in okoliščin, ki vplivajo na že priznane pravice ali obveznosti. Samo v primerih, ko to določa poseben oz. materialni predpis, lahko začetek postopka odločanja o pravici oziroma breme obveščanja preide s stranke na organ.

Zakon o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev (ZUPJS, Ur. l. RS, št. 62/10 in nasl.) v 42.a členu določa izjemo od splošnega pravila ZUP. Ta člen izrecno nalaga, da organ postopek začne po uradni dolžnosti, kadar iz uradnih evidenc sam razpolaga s podatki, ki kažejo na spremembo okoliščin, če upravičenec do pravice ni več upravičen ali je upravičen v nižjem znesku ali krajše obdobje. Namen te določbe je razbremenitev stranke obveznosti obveščanja v primerih, ko organ že razpolaga z relevantnimi podatki iz uradnih baz (npr. evidence CRP, podatki FURS, podatki ministrstva o vpisu otroka v šolo ipd.). Zaradi javnega interesa, tj. zakonite porabe javnih sredstev, gre torej za obojestransko obveznost.

Toda če organ takšnih podatkov nima ali jih pridobi šele na podlagi izjave stranke, se 42.a člen ZUZPJS ne more uporabiti, zato se uporabi splošno pravilo, da je stranka tista, ki mora sporočiti spremembo. Če je bila pravica do znižanega plačila vrtca priznana za dva otroka do določenega obdobja, pa je starejši otrok z začetkom šolskega leta pričel obiskovati osnovno šolo, s tem ni več izpolnjeval pogojev za priznano pravico. Stranka bi morala to spremembo sporočiti pravočasno, tj. v 8 dneh od nastale spremembe, saj se šteje, da je dolžna obveščati organ o vseh spremembah, ki vplivajo na priznano pravico, razen če organ o tem že razpolaga z uradnimi podatki.

Če je bila sprememba sporočena npr. šele dober mesec po datumu spremembe (začetka obiskovanja šole), organ pred tem ni bil dolžan začeti postopka po uradni dolžnosti, razen če bi imel že prej uradni podatek o začetku šolanja. Če z uradnim podatkom ni razpolagal, pravica (tu za drugega otroka) lahko začne veljati od prvega dne naslednjega meseca po vložitvi vloge oziroma prijavi spremembe.

Če pa bi bilo ugotovljeno, da je organ že razpolagal z uradnim podatkom o spremembi (npr. iz evidence ministrstva o izobraževanju glede šolanja), bi bil dolžan postopek začeti po uradni dolžnosti na podlagi 42.a  in 42.b člena ZUPJS. V tem primeru stranka ne bi smela biti prikrajšana zaradi opustitve dolžnosti organa in bi se pravica lahko priznala tudi za nazaj (tj, od 1. 9. dalje). Ker organ v informacijskem sistemu prejme informacijo o vstopu otroka v osnovno šolo po uradni dolžnosti, bi organ moral odločati o pravici do znižanega plačila vrtca za drugega otroka s prvim dnem naslednjega meseca po nastopu spremembe, skladno s prvim odstavkom 42.b člena ZUPJS.