Ali mora uradna oseba ob sprejemu vloge na zapisnik, tega sestaviti tako, da vsebuje tudi številko dokumenta, glede na to, da številka dokumenta dejansko lahko nastane šele pri evidentiranju dokumenta (posledično npr. razvidna iz prejemne štampiljke organa)? Se kopija zapisnika brez navedene številke dokumenta lahko vroči stranki? Ali je zapisnik brez številke dokumenta pravno veljaven?

Zapisnik je strogo formaliziran način pisanja ugotovitvenih in dokaznih dejanj v postopku (glej primer 1). Zato ima po 80. členu ZUP značaj javne listine (sodba UPRS IV U 119/2012 z dne 11. 6. 2013). Če je pravilno sestavljen, to pomeni, da zapisnik dokazuje, kar je v njem zapisano.

Zapisnik pa mora vsebovati določene sestavine, da ima dokazno moč. To so, kot določa 76. člen ZUP, naziv in sedež organa, kraj, datum in uro, ko se dejanje opravlja, imena oseb, ki so navzoče, v zapisniku se navedejo sestavine izjav ali zaslišanj ali ugotovitev (izjave se napišejo dobesedno in v prvi osebi ednine). Če se zapisniku priložijo listine, se to navede. Prav tako se navedejo vsi sklepi, ki se izdajo med dejanjem v postopku. Posebna sestavina pa so podpisi prisotnih. Glede podpisovanja velja, da se vsak podpiše pod svojo izjavo, na koncu zapisnik podpišejo vsi prisotni in uradna oseba oziroma zapisnikar se podpišeta na vsako stran (Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2019, str. 132 in nasl.).

Pri opravljanju upravnih nalog organi dokumentirajo opravljeno delo in ga evidentirajo v evidenci dokumentarnega gradiva (glej primer 2). V skladu z 48. členom Uredbe o upravnem poslovanju (UUP) se dokumenti evidentirajo ob njihovem prejemu ali nastanku v dokumentarnem sistemu organa. Številka dokumenta, sestavljena iz številke zadeve in zaporedne številke dokumenta v okviru zadeve,  tako predstavlja interno evidenčno oznako (glej primer 3), ki jo dokument pridobi šele ob evidentiranju in ni pogoj za njegovo pravno veljavnost. Ključno je, da zapisnik kot formaliziran dokument postopka vsebuje vse sestavine po 76. členu ZUP, kar zagotavlja njegovo dokazno vrednost.

Zapisnik je torej pravno veljaven tudi brez številke dokumenta, če vsebuje vse zakonsko predpisane sestavine, posledično se tudi kopija takšnega zapisnika lahko izroči stranki.

Ob navedenih pravnih izhodiščih je treba vzeti v obzir, da zlasti pri sprejemanju vlog ustno na zapisnik, ki pomenijo prvo dejanje v postopku stranke in organa, mora organ v smislu poslovanja z dokumentarnim gradivom primarno sploh evidentirati zadevo v evidenci dokumentarnega gradiva. Takrat neposredno ob sprejemu vloge (ustno na zapisnik ali pisne vloge vložene pri organu) objektivno dokumenta ne more opremiti s številko zadeve in številko dokumenta, zato je pomembno, da zaradi evidentiranja zadeve in/ali dokumenta ne ovira stranke pri izvrševanju procesnih pravic, kot je vložitev vloge in pridobitev kopije dokumenta, ker objektivno še ni opravil vseh dejanj povezanih z evidentiranjem.