Kdaj se sestavi zapisnik in kdaj uradni zaznamek, zlasti v postopkih po uradni dolžnosti? Kateri dokument sestavi uradna oseba na sestanku s strankami pri organu (sestanki s stranko, zoper katero organ vodi upravni postopek, in sestanki s tretjimi osebami, vključno s stranskimi udeleženci)? Kdaj se lahko šteje sestanek pri organu za »pomembnejše dejanje v postopku« v smislu sestavljanja zapisnika?

Zapisnik je predviden za zapis ustne obravnave, izjav strank in drugih udeležencev postopka ter za zapis drugih pomembnejših dejanj v upravnem postopku; v skladu z določbami ZUP se zapisnik sestavi o pomembnejših dejanjih v upravnem postopku, mora pa se sestaviti o (po Grafenauer in Breznik, Upravno pravo - procesni del, 2009):

*ustni obravnavi;
*ustnih izjavah strank ali drugih oseb (na primer o strankini vlogi oziroma zahtevi, umiku zahteve, pritožbo zoper odločbo ali sklep, zaslišanju priče ...);
*drugih pomembnejših dejanjih v postopku.

O manj pomembnih dejanjih in izjavah strankin drugih oseb, ki ne vplivajo bistveno na odločitev o zadevi, o vodenju postopka, kadar ni obravnave, o sporočilih, uradnih ugotovitvah, ustnih navodilih in ugotovitvah ter okoliščinah, ki zadevajo samo notranje delo organa, pri katerem teče postopek, se praviloma ne sestavi zapisnik, temveč napravi o tem uradna oseba v zadevi le zaznamek z navedbo datuma (prvi in drugi odstavek 74. člena ZUP).

Zapisnik se torej ne sestavi o vseh dejanjih in ustnih izjavah, opravljenih oziroma danih v upravnem postopku. Mora pa se zapisnik sestaviti:
- o ustni obravnavi in o vsakem pomembnejšem dejanju v postopku (o ogledu na kraju samem, o posvetovanju in glasovanju, o zaslišanju priče, o poravnavi itd.);
- o ustnih izjavah strank in drugih udeležencev postopka (o strankini zahtevi za uvedbo postopka, o spremembi zahtevka, o umiku zahteve, o predlogu za zavarovanje dokazov, o pritožbi zoper odločbo ali sklep, o predlogu za vrnitev v prejšnje stanje, o predlogu za obnovo postopka, o izpovedbah priče itd.) (Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006).

V upravnih postopkih, začetih po uradni dolžnosti, velja po ZUP načeloma enako kot v postopkih, uvedenih na zahtevo stranke.

V 76. členu ZUP je natančno določena vsebina zapisnika, ki mora obsegati: ime in sedež organa, kraj, datum in uro (začetka in konca) dejanja in označbo zadeve - z natančno in kratko opisanim potekom in vsebino zadeve ter z navedbo dokazov, ki se priložijo ali v katere se vpogleda, z navedbo, kje so, če se ne priložijo. Izjave strank, prič, izvedencev, in drugih udeležencev v postopku, ki so pomembne za odločitev, se zapišejo v zapisnik čim natančneje, če je treba tudi dobesedno. V zapisnik se vpišejo tudi vsi sklepi, ki se izdajo med dejanjem. Če se zaslišanje opravi po tolmaču, se navede, v katerem jeziku je zaslišani govoril in kdo je bil tolmač. Zapisnik je treba z vidika dokazovanja opravljenih dejanj v postopku in pridobljenih dejstev oziroma dokazov sestaviti na pravilen način, sicer ne priodbi ali izgubi ali se zmanjša moč javne listine (gl. določbo prvega odstavka 80. člena). Najpogostejše napake v zapisnikih (po Štriker et al., Vzorci uradnih pisanj v upravnem postopku, 2008):

*v uvodnih navedbah je treba zabeležiti datum ter uro začetka in konca dejanja;
*pri zapisih zaslišanih oseb, ki so sodelovale v postopku, mora biti razvidno, kot kaj so v postopku sodelovale (stranka, priča ...);
*deli zapisnika ne smejo biti prečrtani, popravki pa biti ustrezno overjeni;
*vsak list zapisnika mora biti podpisan po uradni osebi in zapis izjave s strani osebe, ki je izjavo podala (77. in 78. člen ZUP);
*uradno dejanje - ogled in ustna obravnava - o katerem se je pisal zapisnik, mora biti opravljeno zdržema, čas prekinitve in nadaljevanja dejanja in pisanja zapisnika pa v zapisniku označeno;
*če so zapisniki pisani ročno (pogosto zelo nečitljivo), mora biti ta pretikpan, prepis pa ustrezno overjen z navedbo, da je prepis zapisnika identičen izvirniku.


Uradni zaznamek pa je kratek, preprost in strnjen pisni sestavek, ki ga naredi uradna oseba, opremi z datumom in potrdi s svojim podpisom. Vsak uradni zaznamek je treba sestaviti kot samostojni uradni dokument s potrebnimi sestavinami, tako da ni več pisanja po dokumentih, ki se sicer nahajajo v neki upravni zadevi.


V uradnem zaznamku mora uradna oseba navesti tudi kraj in datum ter uradni zaznamek podpisati. Podpis ni obvezen, če se podatki o času in kraju zaznamka v elektronski obliki ter uradni osebi, ki ga je sestavila, samodejno evidentirajo v informacijskem sistemu za sprejem vlog, vročanje in obveščanje.




Načeloma torej velja, da je treba vsako delo organov, ki odločajo o upravnih zadevah, dokumentirati z ustreznim pisnim zapisom (zapisnikom, drugim dokumentom, uradnim zaznamkom, zapisom na drugih tehničnih sredstvih), da je mogoče delo kasneje pregledovati, preverjati njegovo pravilnost, dokazovati dejstva, ohranjati zapise ... Zakon določa, kdaj se mora pisati zapisnik, zato ne zadostuje, če v takem primeru uradna oseba sestavi "le" uradni zaznamek. Sestanke s strankami in tretjimi osebami se že po naravi stvari lahko izvaja le v okviru ustne obravnave ali kot ustne izjave strank ali drugih oseb. To pa pomeni, da je o tem potrebno vedno sestaviti zapisnik.