Kaj velja glede pravočasnosti vložitve vlog in njihovega dopolnjevanja po 68. členu ZUP v postopkih javnih razpisov, kjer je rok za prijavo določen kot »do porabe sredstev«? Ali je možno vlogo vložiti in dopolniti (razen če prej poteče rok za dopolnitev po 67. členu ZUP) še vse do zaključka postopka oziroma do razdelitve sredstev? Kaj se pri tem šteje za »porabo« sredstev – izdane, izvršljive ali pravnomočne odločbe?

Institut roka »do porabe sredstev« je po svoji naravi nedoločen in dinamičen rok, ki se zaključi z nastopom konkretno ugotovljive okoliščine – to je pravno zavezujoče razpolaganje s celotnimi razpoložljivimi sredstvi. Glede na načelo zakonitosti (6. člen ZUP) in načelo varstva pravic strank (7. člen ZUP), ki sta temeljna postulata upravnega postopka, mora biti vsak poseg v pravico stranke do obravnave vloge objektivno utemeljen in ustrezno obrazložen.

Za »porabo sredstev« se po upravnopravni praksi šteje trenutek izdaje zadnjega akta o dodelitvi sredstev (odločbe ali sklepa), s katerim organ pravno zavezujoče razdeli celotno razpisano vsoto v okviru razpoložljivih sredstev. Za presojo trenutka porabe niso odločilni niti trenutek prispetja vlog niti tehnična evidenca, prav tako ne dokončnost ali pravnomočnost posameznih odločb, temveč dejanski in pravni trenutek učinkovitega razpolaganja s sredstvi.

Vse vloge, ki so bile vložene pred tem trenutkom, se štejejo za pravočasne, tudi če so nepopolne – pod pogojem, da jih je še mogoče dopolniti skladno s 67. členom ZUP. Po tem členu mora organ stranko pozvati k dopolnitvi vloge in določiti primeren rok; če stranka vlogo pravočasno dopolni, velja, da je bila vloga vložena že z dnem prvotne oddaje (peti odstavek 68. člena ZUP). Ta pravna fikcija je ključna pri ugotavljanju pravočasnosti vloge v razpisih z odprtim rokom »do porabe sredstev«, saj preprečuje arbitrarnost in zagotavlja pravno varnost vlagateljev.

Posebno pozornost zasluži tudi stališče sodbe UPRS I U 388/2014 z dne 6. 10. 2015, kjer je poudarjeno, da javni poziv oziroma javni razpis predstavlja materialnopravni okvir odločanja in ne odločanja o subjektivnih pravicah prijaviteljev. Sodna presoja v teh postopkih je zato zadržana in omejena na presojo zakonitosti ter morebitnih očitnih napak pri odločanju, ne pa na primernost posameznih meril. Iz tega izhaja, da mora biti odločitev organa predvidljiva, z razpisom vnaprej določena in enako uporabljena za vse vlagatelje. To dodatno utrjuje pomen jasne opredelitve trenutka porabe sredstev ter pogojev za obravnavo vlog, vključno z dopolnitvami.

Poleg tega je pomembno, da organ, ki vodi postopek, pravočasno in jasno obvesti javnost o nastopu »porabe sredstev« oziroma o zaključku razpisa, da se prepreči nadaljnje vlaganje vlog, ki po pravni naravi niso več pravočasne. To zagotavlja transparentnost postopka in varstvo pravic vlagateljev.

Vloge, vložene pred izdajo zadnjega razdelitvenega akta, se štejejo za pravočasne in jih je treba obravnavati v skladu z ZUP. Dopustiti jih je treba dopolnjevati v skladu z 67. členom ZUP, vse do izteka roka za dopolnitev. Za »porabo sredstev« pa je ključen dan izdaje oziroma vročitve zadnje odločbe ali sklepa, s katerim se pravno zavezujoče dodelijo vsa razpoložljiva sredstva, na katerega se nato veže izpolnitveni rokl za realizacijo pravic, torej njihova izvršljivost (o tem glej tudi ta primer).