Ali lahko študent, ki pripravlja diplomsko delo iz pristojnosti organa, kjer sicer dela prek študentskega servisa, uporabi pri delu pridobljene podatke in gradiva? Pri tem bi uporabil podatke, ki so javno dostopni (npr. letna poročila organa), vse posamične akte ali informacije pa le na agregatni ravni in s prikritjem osebnih podatkov.

V diplomsko delo bi želel študent vključiti tudi (čeprav brez imen in drugih osebnih podatkov ali z njihovim prikritjem) primere npr. pozivov k dopolnitvi vlog ali določene statistične podatke, ki so dostopni preko internega informacijskega sistema organa le "z enim klikom" (npr. o trajanju postopkov v določenem obdobju). Ali slednje ustreza definiciji informacij javnega značaja in se lahko zahteva oz. uporabi po ZDIJZ, ali so za to kake omejitve?

Uporaba podatkov, pridobljenih pri delu preko študentskega servisa v okviru organa, za potrebe priprave diplomskega dela, je mogoča, vendar pod določenimi pogoji in ob ustreznem postopku.

39. člen Ustave Republike Slovenije določa, da ima vsakdo pravico pridobiti informacijo javnega značaja. Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ Ur. l. RS, št. 51/06 in nasl.) konkretizira to ustavno določbo in prispeva k odprtosti delovanja države. Namen tega zakona je zagotoviti javnost in preglednost delovanja organov ter omogočiti enako uresničevanje pravice vseh fizičnih in pravnih oseb, da pridobijo informacije javnega značaja. K temu prispeva tudi 82. člen ZUP, ki pa se nanaša na vpogled stranke oziroma osebe s pravnim interesom v posamični zadevi, zato je treba preveriti, kdaj se odloča na tej podlagi, kdaj pa gre za pravico po (ZD)IJZ, ki pripada prosilcu ne glede na pravni interes.

Na področju dostopa do informacij javnega značaja je ključno razlikovati med prosto dostopnimi informacijami javnega značaja in drugimi podatki, ki sodijo med izjeme po 6. členu ZDIJZ. Pravico dostopa do informacij javnega značaja ima namreč vsakdo, ki ima za to (dejanski) interes (ta se domneva) in če so za to izpolnjena naslednja merila:

- zahtevana informacija izhaja iz delovnega področja organa ali drugega zavezanca v javni lasti ali pod prevladujočim javnim vplivom,

- informacija obstaja pri organu v materializirani oblik (kot je evidenca ali zapis) ter,

- da ne obstajajo morebitne zakonske izjeme, kot so varstvo osebnih podatkov ali vpliv razkritja na tekoči postopek (glej drugi odstavek 6. člena ZDIJZ, pri katerih izjemah (ne) pride v poštev test javnega interesa). V določenih primerih se po načelu sorazmernosti presoja, ali javni interes za razkritje prevlada nad potencialno škodo (prim. Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2024, str. 136)

Študent ali druga oseba, ki je v pogodbenem ali delovnem razmerju pri organu in za osebne potrebe potrebuje uradne podatke organa, ni sam pristojen za presojo, kateri podatki so informacije javnega značaja. Takšno presojo mora opraviti uradna oseba organa, pooblaščena za dostop do IJZ, na podlagi ustrezne pisne ali ustne zahteve. Zato je pravilno, da se študent, ki želi v diplomsko delo vključiti določene dokumente ali podatke (npr. pozive za dopolnitev vlog, statistike trajanja postopkov ipd.), obrne na organ z uradno zahtevo po ZDIJZ. Organ nato presodi, katere informacije je mogoče posredovati (npr. v anonimizirani obliki ali agregirano) in katere sodijo med izjeme.

Pisno zahtevo (da je zagotovljeno tudi pravno varstvo) za dostop do IJZ lahko posameznik napiše in pošlje po elektronski pošti oziroma po navadni pošti. Zahteva za dostop do informacij javnega značaja mora vsebovati podatke o organu, na katerega se naslavlja, osebno ime prosilca in podatke o morebitnem zastopniku ali pooblaščencu. Prosilec mora v podani zahtevi opredeliti informacijo, s katero se želi seznaniti, kot tudi način, na kakršen se želi seznaniti z vsebino zahtevane informacije - vpogled, prepis, fotokopija, elektronski zapis (17. člen ZDIJZ). Ko je zahteva popolna, mora organ odločiti v 20 delovnih dneh. Ta rok se lahko izjemoma podaljša za največ 30 delovnih dni, če gre za obsežen dokument ali če je treba izločiti zaupne informacije. V tem primeru mora organ prosilca o podaljšanju roka obvestiti z obrazloženim sklepom (24. člen ZDIJZ). Več o načinu posredovanja informacij v primeru. Ker je postopek pridobitve IJZ upravni postopek, organi zavezanci uporabljajo pri obravnavi pisne zahteve poleg ZDIJZ podrejeno ZUP (Jerovšek in Kovač, prav tam, str. 137).

To stališče je potrdil tudi Informacijski pooblaščenec (IP) v odločbi št. 090-218/2016/11 z dne 7. 11. 2016, kjer je odločal o zahtevi za dokumente, ki naj bi služili pripravi magistrske naloge. Organ je trdil, da gre za informacije iz »zasebne sfere« delovanja, a je IP zavzel stališče, da so podatki o nacionalnem preverjanju znanja del delovnega področja organa in kot taki sodijo med informacije javnega značaja, ne glede na to, da jih prosilec potrebuje za študijske namene. Namen prosilca torej ni bil pravno relevanten, pomembna je vsebina informacije in njen izvor v pristojnosti organa.

Kadar pa gre za že javno objavljene dokumente (npr. letna poročila), ki so dostopni v skladu z 10. členom ZDIJZ, uporaba teh podatkov v diplomskem delu ni sporna. Prav tako ni težav pri uporabi agregatnih podatkov, saj zanje ne veljajo pravila varstva osebnih podatkov (glej tudi mnenje IP, št. 07120-1/2025/138 z dne 28. 3. 2025). IP poudarja, da se varstvo osebnih podatkov ne uporablja, kadar so podatki ustrezno agregirani ali anonimizirani, tako da posameznikov ni mogoče določiti niti posredno (npr. zaradi zelo majhnih skupin). Vendar pa je presoja o tem, ali je neka informacija res anonimizirana, vedno odgovornost upravljavca oziroma organa, ki z informacijo razpolaga.

Ni pa dopustno, da študent sam dostopa do notranjih evidenc in zbirk (npr. SPIS) ter iz njih črpa podatke, saj to presega okvir njegovega dela in pomeni dostop brez ustrezne pravne podlage. Tudi če gre za podatke, ki bi sicer utegnili biti IJZ, je treba spoštovati postopek po ZDIJZ, torej od podaje študentove zahteve s sklicem na ZDIJZ do presoje uradne osebe in odločitve o morebitni izjemi in morebitnem delnem razkritju dokumentov.