Organ A (npr. CSD) je na podlagi podatkov iz uradne evidence organa B (npr. poročila policije oz. MNZ) izdal odločbo o priznanju pravice (npr. postavitev zakonitega zastopnika mladoletnemu tujcu brez spremstva). Pri tem je prišlo do pomote v navedbi podatkov stranke v odločbi organa A (npr. v imenu, priimku in datumu rojstva), izvor katere je v napačnih podatkih v uradni evidenci organa B. Ali lahko v tem primeru, ko ugotovi za napako v navedbi podatkov stranke, organ A izda sklep o popravi pomote v odločbi, četudi napaka ni nastala na njegovi strani? Ali je v takih primerih potrebna obnova postopka, četudi sama sprememba v podatkih stranke ne vpliva na vsebino odločbe oziroma obstaja kakšna druga rešitev v skladu z določbami ZUP?

Odločba je formalen upravni akt, ki se izda v pisni obliki in mora vsebovati vse predpisane sestavine. Sprejeta je po ugotovitvenem in dokaznem postopku ter praviloma zajema odločitev o vseh odprtih vprašanjih v skladu z drugim odstavkom 207. člena ZUP. Organ, ki izda odločbo, pri tem temelji na podatkih, ki so mu na voljo ob odločanju, in odločba praviloma učinkuje na pravna razmerja stranke tako, da jih vzpostavlja, spreminja, ukinja ali potrjuje (Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 2. knjiga, str. 216).

Organ, ki je izdal odločbo, sme na podlagi 223. člena ZUP vsak čas popraviti pomote v imenih, številkah, pisne ali računske napake in druge očitne pomote v odločbi ali sklepu, v kateremkoli sestavnem delu, ne le v izreku. Na tak način se lahko popravlja le formalne pomote, pri čemer se nikakor ne sme posegati v vsebino, saj so vsebinske napake lahko korigirane le z uporabo pravnih sredstev, kot to določa 158. člen Ustave RS (URS, Ur. l. RS, št. 33/1991-l in nasl.) (Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2019, str. 217). O navedenem obstaja tudi obširna sodna praksa, npr.: poprava očitne napake v navedbi stranke in njenega zakonitega zastopnika ne pomeni posega v vsebino odločbe (UPRS Sklep I U 1718/2019-14 z dne 4. 2. 2020); poprava pomote se lahko nanaša zgolj na zmotni zapis dejansko izjavljene volje organa in z njo ni mogoče popravljati zmotno izražene volje, do katere je prišlo npr. zaradi zmotno ugotovljenega dejanskega stanja ali zmotne uporabe materialnega prava (UPRS Sodba I U 431/2020-27 z dne 7. 4. 2022); pri popravi očitno napačno zapisanega člena zakonskega določila ni mogoče govoriti o spremembi pravne opredelitve prekrška (VSRS Sklep IV Ips 61/2017 z dne 7. 2. 2018); po drugi strani pa, denimo, poprava pomote navedbe stranke, ki se v celoti glasi na drugo osebo, ni dopustna, saj se s tem poseže v pravni položaj, ko se dejanski stranki neupravičeno odvzame možnost sodelovanja v postopku (VSRS Sklep I Up 79/2020 z dne 30. 9. 2020).

Načeloma velja, da v primerih, ko je odločba izdana na podlagi podatkov iz uradne evidence drugega organa in se naknadno ugotovi, da so bili ti podatki napačni, ne gre za očitno pomoto organa, ki je izdal odločbo. Ker odločba povzema podatke iz uradne evidence, ni podlage za popravo odločbe s sklepom o popravi po 223. členu ZUP, saj poprava ni mogoča, če napaka ni posledica napačnega zapisa organa, ki je odločbo izdal (Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 2. knjiga, str. 496–497). Vendar pa za podatke iz uradnih evidenc velja ista dokazna moč kot za javne listine, se pravi, da se zanje skladno z načelom materialne resnice iz 8. člena ZUP lahko dokazuje nasprotno, kot iz njih izhaja. V tem primeru mora organ nujno upoštevati pravilne oziroma popravljene podatke (glej primer 1) bodisi z uporabo rednih ali izrednih pravnih sredstev, če so za to izpolnjeni zakonski pogoji.

Ne glede na navedeno pa bi v opisanem primeru, upoštevaje dejstvo, da je pravno razmerje na podlagi dokončne in pravnomočne odločbe organa že vzpostavljeno (mladoletni stranki je že postavljen zakoniti zastopnik) in da naknadno ugotovljeni pravilni podatki stranke ne bi vplivali na vsebinsko odločitev organa, očitno pomoto v podatkih stranke v odločbi, katere izvor je sicer v napačni uradni evidenci drugega organa, lahko popravili s sklepom o popravi pomote po 223. členu ZUP. Pogoj za to je, da je iz odločbe organa kljub napaki nesporno jasno, da se le-ta glasi na pravo osebo. Napaka v imenu stranke nima vselej za posledico kršitev postopka, če ni sporno, kdo je dejansko stranka v postopku in proti komu odločba učinkuje. Bistveno za dopustnost poprave pomote s sklepom je, da določnost stranke po popravi ostaja, da ne gre za popolnoma druge ime, priimek in datum rojstva; če bi se s popravkom identiteta stranke zamenjala, pa poprava po 223. členu ZUP ni mogoča.

V opisanem primeru pogoji za obnovo postopka niso podani, prav tako ne bi bili podani tudi v primeru, ko bi zaradi napake v uradni evidenci obstajal dvom o identiteti stranke, saj v teh situacijah ne gre za novo dejstvo v smislu prve točke 260. člena ZUP. Če bi bila napaka takšne narave, da bi vzpostavlja pravne učinke za drugo oziroma neobstoječo osebo, bi bila zakonita možnost le izdaja nove odločbe upoštevaje pravilne podatke dejanske stranke (Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 2. knjiga, str. 496–497).