V postopku reševanja zahtevkov je upravni organ A skupini strank zavrnil pridobitev pravice in njihov vpis v uradno evidenco. Upravni organ je namreč od pristojnega organa B pridobil podatke, da imenovani niso vpisani v njihovi uradni evidenci, kar je bil eden izmed pogojev za pridobitev statusa oziroma pravice. Na tej podlagi je upravni organ A zahtevke tudi zavrnil. Sedaj pa je od pristojnega organa B izvedel, da svojo uradno evidenco dopolnjuje na podlagi ugotovitvenih postopkov, saj se je izkazalo, da je mnogo oseb zaradi uničenja dokumentacije izpadlo iz nje. V uradno evidenco B-ja bodo tako vpisane tudi stranke, ki jim je upravni organ A zahtevke zavrnil. Ali naj te stranke ponovno vložijo svoj zahtevek kot novo vlogo ali je potrebno uvesti obnovo postopka?

Obnova postopka je eno izmed izrednih pravnih sredstev, kot jih navaja ZUP. Namenjeno je ponovitvi postopka in možnosti izdaje drugačne odločbe v stvari, dopustno pa ob pogojih, ki jih določa zakon. Pogoja sta dva, prvi je, da je obnova postopka možna le, če je postopek končan z dokončno odločbo (postopka, končanega s sklepom, ni mogoče obnoviti, lahko pa se ponovno vloži zahtevek) in obstoj obnovitvenega razloga iz 260. člena ZUP. V obnovljenem postopku se odloča o zahtevku ali stvari, ki je bila predmet prejšnjega postopka. Podlaga odločanja so tako materialni predpisi, ki so veljali v času izdaje odločbe prve stopnje, ter dejansko stanje (dejstva), ki so obstajala v času prvega odločanja. Tako ni možna obnova postopka zaradi dejstev, ki so nastala po izdani odločbi - zato pa so lahko podlaga za nov zahtevek in novo odločbo na drugačni dejanski podlagi (po Breznik et al., ZUP s komentarjem, 2008, str. 680-681).

V danem primeru je organ pravilno pridobil merodajne podatke za odločitev iz uradnih evidenc glede na določila 139. člena ZUP. Pri tem se ti podatki štejejo kot del spisne dokumentacije (164. člen ZUP). Vendar za podatke iz uradnih evidenc velja ista dokazna moč kot za javne listine, saj potrditev podatka iz uradne baze pomeni javno listino. Za javne listine pa velja, da je po 171. členu ZUP zaradi načela materialne resnice (8. člen ZUP) moč dokazovati nasprotno od tistega, kar izhaja iz javne listine, in če je temu tako, mora organa nujno upoštevati prave podatke. Domneva resničnosti podatkov iz uradnih evidenc je torej izpodbojna. Če se izkaže, da so dejstva drugačna, je treba upoštevati pravo resnico.

V obravnavanem primeru bo tako potrebno uvesti obnovo postopka, kajti novo dejstvo je tako, da bi samo zase ali v zvezi z že izvedenimi in uporabljenimi dokazi pripeljalo do drugačne odločbe, če bi bilo navedeno in uporabljeno v prejšnjem postopku in je obstajalo že v času izdaje odločbe. Organ, ki je zvedel za novo dejstvo, bo uvedel obnovo postopka po uradni dolžnosti (prvi odstavek 261. člena ZUP). Organ, ki uvede obnovo postopka, mora izdati sklep o obnovi postopka (drugi odstavek 268. člena ZUP), in sicer najkasneje 3 leta po dokončnosti odločbe (četrti odstavek 263. člena ZUP) in najkasneje v 1 mesecu, odkar je izvedel za tako »novo« dejstvo (prvi in drugi odstavek 263. člena ZUP).