Ali mora uradna oseba počakati na vročitev uradnega poziva, ali je dovolj, da stranka v upravnem postopku odgovori na poziv, ki je bil poslan po navadni pošti, v obliki neformalne elektronske pošte? Kdaj je v tem primeru dan vročitve?

Če je vloga nepopolna, je potrebno v upravnih zadevah in tudi pri smiselni rabi ZUP vložnika najprej pozvati k dopolnitvi. Pri tem se loči formalno nepopolno vlogo in materialno nepopolno vlogo (glej tudi ta primer). V prvem primeru gre za nepriložitev vseh zahtevanih sestavin vloge. Če v tem primeru vložnik v danem roku ne dopolni manjkajočega, se zahteva zavrže s sklepom (67. člen ZUP). V drugem primeru gre za formalno popolno vlogo, vendar materialno nepopolno vlogo, kjer manjkajo določena dokazila, ki so potrebna za ugotavljanje dejstev. Če se stranka v tem primeru ne odzove v skladu s 140. členom ZUP, se odloči na podlagi ostalih podatkov, torej se zahtevi z odločbo ugodi ali zavrne (več Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, str. 129 in nasl.).

Z vročitvijo se naslovniku omogoči seznanitev z dokumentom, ki se vroča. Dokumenti se vročajo v fizični ali elektronski obliki (83. člen ZUP). Dokument se vroči v elektronski obliki, če fizična ali pravna oseba sporoči naslov varnega elektronskega predala ali naslov drugega elektronskega predala. Šteje se, da je stranka sporočila naslov elektronskega predala, če ga je navedla v vlogi, ali je iz njega poslala vlogo ali je elektronski predal uporabljala v drugih postopkih iz pristojnosti istega organa (86. člen ZUP).

S spremembo ZUP ob sprejemu ZDeb se je od leta 2022 omogočilo vročanje v ne varni elektronski predal (prav tam, str. 151). Vročitev je v skladu z zakonom opravljena, ko naslovnik potrdi prevzem s kodo, ki jo prejme na mobilni telefon, ali po poteku 15 dnevnega roka za prevzem (t. i. vročitev s seznanitvijo in sms potrditvijo) ali po poteku 15 dni od odpreme dokumenta v ne varni elektronski predal. Zakonsko domnevo vročitve ne spreminja morebitna predhodna potrditev seznanitve z dokumentom, ki se vroča. Na podlagi zakona (šesti odstavek 86.a člena ZUP) pa lahko stranka svoje procesne pravice uveljavlja takoj, ko se je z dokumentom seznanila, na primer vloži pritožbo. Smiselno enako velja za izpolnitev obveznosti, npr. odpravo pomanjkljivosti v vlogi, ki jih stranka lahko izpolni takoj, ko se je z dokumentom seznanila.

Če stranka ni dostopna oziroma nima naslova, se ta poziv vroči preko javnega naznanila, hkrati pa tudi po neformalnem mailu, če tako želi stranka, saj je zelo verjetno, da se bo zgolj tako stranka odzvala v korektnem času, kar je tudi v interesu uradne osebe. Če stranka odgovori in se sklicuje na ta poziv, se za dan vročitve šteje dan odgovora na ta poziv.