Upravni akt je bil izdan leta 2015 s strani organa (npr. organ v sestavi ministrstva). Leta 2021 je prišlo do spremembe pristojnosti za to področje, saj je postal stvarno pristojen drug organ (npr. ministrstvo). Kdo je pristojen za izdajo potrdila oziroma posredovanje podatka o pravnomočnosti, organ, ki je v zadevi odločil, ali organ, ki je pristojen za obravnavo konkretnih upravnih zadev?

Stvarna pristojnost organov za odločanje v upravnih zadevah se določa po predpisih, ki urejajo posamezno upravno področje ali določajo organizacijo in delovna področja posameznih organov (15. člen ZUP). V tretjem odstavku 16. člena ZUP je določeno, da je v primeru, ko zakon določa, da je za odločanje o upravnih zadevah na določenem področju na prvi stopnji pristojno ministrstvo, in je v ministrstvu organiziran organ v sestavi za področje, na prvi stopnji vodi postopek in odloča o upravni zadevi organ v sestavi ministrstva. Vsak organ mora po uradni dolžnosti med postopkom ves čas paziti na svojo stvarno in krajevno pristojnost, v primeru da organ spozna, da za določeno upravno zadevo ni pristojen, pa postopa tako, kot je določeno v četrtem in petem odstavku 65. člena ZUP.

Potrdilo je listina, ki dokazuje obstoj dejstev, ki jih potrjuje (ni konkretni upravni akt, saj se z njim ne odloča o kakšni pravici, obveznosti ali pravni koristi stranke (več v sodbi VSRS U901/95 z dne 7. 4. 1999 in v primeru). ZUP sicer ločuje med potrdili o dejstvih iz uradne evidence in potrdili o dejstvih, ki jih organ ugotovi v ugotovitvenem postopku (gl. 179. in 180. člen ZUP).

Potrjevanje dokončnosti in/ali pravnomočnosti je delno urejeno z ZUP, natančneje pa z izvedbenim aktom ZUP, tj. Pravilnik o potrjevanju dokončnosti in pravnomočnosti upravnih aktov (Ur. l. RS, št. 43/05 in nasl.).

O pravnomočnosti upravnih aktov se ne vodi uradna evidenca, zato se potrdilo izda po izvedenem posebnem ugotovitvenem postopku, torej potrdila o pravnomočnosti in dokončnosti na podlagi petega odstavka 225. člena ZUP izda na zahtevo stranke ali drugega organa v skladu z določili 180. člena ZUP. Dopusten je popravek pomote na potrdilu glede dokončnosti ali pravnomočnosti, organi pa od strank ne smejo zahtevati takšnega potrdila, temveč morajo, če je potrebno, od pristojnega organa sami pridobiti podatek o dokončnosti ali pravnomočnosti (Kerševan in Androjna, Upravno procesno pravo, 2017, str. 354). Če organ ne more izdati potrdila o okoliščinah, ki naj bi jih ugotovilo, ker zatrjevanih okoliščin oziroma razmerij ni, mora organ v 30 dneh izdati odločbo, s katero zavrne izdajo potrdila. Če organ ne izda potrdila ali odločbe o zavrnitvi izdaje potrdila, se po preteku teh rokov šteje, da je zahtevo zavrnil – gre za molk organa, to pa je razlog za vložitev pritožbe (Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, str. 196).

Odgovor na obravnavano vprašanje pa ni enoznačen. Ker je ugotovitev dejstva o pravnomočnosti vezana na dokumentacijo upravne zadeve, lahko po naravi stvari potrdilo izda tisti organ, ki hrani dokumentacijo upravne zadeve, na katero se nanaša zahtevek za izdajo potrdila. Sprememba stvarne pristojnosti pri tem ne pomeni nujno, da drug organ prevzame dokumentacijo zaključenih upravnih zadev. Kdo hrani dokumentacijo, je določeno v zakonu, s katerim se spremeni stvarna pristojnost. Če ni določeno drugače, dokumenti zaključenih zadev ostanejo pri organu, ki je v zadevi odločil, torej bo za izdajo zadevnega potrdila pristojen v danem primeru prvotno pristojen organ (organ v sestavi).