Upravni organ (npr. medobčinski inšpektorat) vodi postopek, v katerem izda odločbo. Katere predpise mora navesti v uvodu odločbe in katere v obrazložitvi, glede na zahteve ZUP?

Ali je treba v uvodu odločbe navesti pooblastilo predstojnika posamezni uradni osebi za vodenje oziroma odločanje kot predpis o pristojnosti?

Sestavine uvoda ureja 212. člen ZUP. Uvod nedvoumno predstavlja prvo informacijo stranki o predmetni odločbi. Njegov bistveni namen je, da nadzorstveni organ ob uporabi različnih pravnih sredstev preveri zakonitost potencialno sporne odločbe. V uvodu se najprej navede ime organa (npr. osnovna šola ...), kjer se ne navaja notranjih organizacijski oddelkov. Sledi predpis o pristojnosti, kjer je potrebno navesti člen in akt, ki določa stvarno pristojnost. Nekateri materialni predpisi stvarne pristojnosti ne opredeljujejo, tedaj se navede splošni akt o pristojnosti. V kolikor je z materialnim predpisom (npr. področnim zakonom, odlokom) opredeljena krajevna pristojnost, se v samem uvodu navedeta še člen in akt, v katerem je slednja opredeljena. Sledi navedba načina uvedbe postopka (na zahtevo stranke / po uradni dolžnosti), zatem še osebno ime stranke in njenega morebitnega zastopnika/pooblaščenca ter pripadajoči naslovi. Kot zadnji obvezni del uvoda se na kratko opiše, za katero upravno zadevo gre (npr. dodelitev statusa športnika). V kolikor gre za zbirno odločbo po 208. členu ZUP, se v odločbi navede tudi akcesorni akt drugega organa (naziv, številka in datum).

Pri uvodu sklepov pa se zaradi smiselne rabe pravil ZUP o odločbi 226. členu ZUP prav tako zapiše določba zakona ali odloka, ki organu, izdajatelju sklepa, podeljuje stvarno pristojnost za vodenje upravnega postopka v zadevi, v kateri se izda sklep. Nekateri ob tem navajajo tudi člen ZUP, ki določa konkretni sklep, vendar to z vidika namena uvoda oziroma opredelitve pristojnosti organa praviloma ni nujno, ker ZUP ne daje stvarne pristojnosti v konkretni upravni zadevi, razen izjemoma, ko pristojnost ni določena s področnim zakonom ali drugim organizacijskim predpisom (gl. 16. člen ZUP in 17. člen ZUP). Drugače velja glede sklepa po 1. točki prvega odstavka 129. člena ZUP, ki se izda, ker se zahtevek nanaša na neupravno zadevo - tedaj v uvodu po naravi stvari ni mogoče navesti predpisa o pristojnosti, zato se zapiše ta določba ZUP.

V primeru odločanja medobčinskega inšpektorata se torej v uvodu zapiše tudi krajevna pristojnost že zato, ker medobčinski inšpektorati delujejo na območju več (le določenih) občin, treba pa je izkazati delokrog po omejeni krajevni pristojnosti in hkrati glede na navezno okoliščino konkretne zadeve, o kateri se je odločalo, za določeno območje (občino).

Ustavna izhodišča temeljijo na predpostavki, da mora biti vsak upravni akt (npr. odločba) obrazložen. Le tako lahko naslovnik ugotovi, na kakšni podlagi je bila sprejeta odločitev organa v upravnem postopku. Obrazložitev ureja 214. člen ZUP. Njen namen je v prvi vrsti informirati stranko, zakaj je bilo v izreku odločeno, kot je bilo. Obrazložitev naj bi stranko prepričala, da je upravni organ sprejel edino pravilno ter edino možno zakonito odločitev glede na dejansko stanje. Njen sistemski pomen je v tem, da se upravnemu organu prepreči arbitrarno odločanje. Vsekakor je obrazložitev namenjena tudi oblastnemu organu, ki na njeni podlagi preveri zakonitost domnevno sporne odločbe.

Vsaka polna obrazložitev mora vsebovati naslednje elemente: razložitev zahtevkov strank in njihove navedbe o dejstvih ter vsa dejstva, ki jih je stranka navajala sebi v korist tako v prvotnih kot naknadnih vlogah ali izjavah; ugotovljeno dejansko stanje in dokaze, ki potrjujejo dejstva kot gotova (tudi predhodno vprašanje po 150. členu ZUP), povzame se tudi potek dokaznega in ugotovitvenega postopka; razloge, ki so bili odločilni za presojo posameznih dokazov; navedbo določb predpisov, na katere se opira odločitev, kjer se navede polni naziv predpisa z vsemi objavami in relevantnimi členi ter kratek povzetek norm; razloge, ki glede na ugotovljeno dejansko stanje narekujejo takšno odločbo; navede se dokazni sklep; posebej natančno se navede razloge, zaradi katerih ni bilo ugodeno kakšnemu zahtevku stranke; ter, če je drug organ odrekel soglasje, se v takem primeru prav tako navede razloge in sklicevanje na akcesorni akt, pri čemer se le-tega tudi povzame. Ko je bila pri odločitvi uporabljena diskrecija, se navede tudi namen in obseg ter pravno podlago za njeno uporabo. Prav tako se v obrazložitvi navede pravno podlago za nesuspenzivnost pritožbe. Obrazložitev mora biti izčrpna ter zelo natančna, saj gre pri pomanjkljivi obrazložitvi za absolutno bistveno postopkovno napako po 237. členu ZUP.

Treba je torej ločiti različne predpise ali določbe istega predpisa (tj. običajno matični zakon za zadevo), ki se navedejo torej:

Pooblastilo predstojnika uradni osebi pa se po ZUP ne navaja v uvodu, kjer je govora le o pristojnosti organa niti ob podpisu na odločbi ali sklepu, kjer gre pri slednjem za personalno pristojnost in je sam podpis z navedbo imena in priimka uradne osebe sicer po 216. členu ZUP. Seveda pa se za to pooblastilo, ne glede na manko njegove navedbe (npr. številke in datuma izdaje), predpostavlja, da je podano, na osnovi izpolnjenih pogojev za uradno osebo, da upravni postopek vodi oziroma v njem odloči, stranka pa lahko preveri obstoj z vpogledom, saj tudi kršitev teh pravil pomeni razlog za uporabo pravnih sredstev zaradi manka pogojev ali pristranskost.