Upravni organ (npr. medobčinski inšpektorat) vodi postopek, v katerem izda odločbo. Katere predpise mora navesti v uvodu odločbe in katere v obrazložitvi, glede na zahteve ZUP?

Ali je potrebno navesti polni naziv predpisa z vsemi objavami v uradnem listu v samem besedilu sestavnih delov odločbe oziroma sklepa (v oklepajih) ali pa je dopustno navajanje polnega naziva predpisa tudi v opombah pod črto?

Ali je treba v uvodu odločbe navesti pooblastilo predstojnika posamezni uradni osebi za vodenje oziroma odločanje kot predpis o pristojnosti?

Sestavine uvoda ureja 212. člen ZUP. Uvod nedvoumno predstavlja prvo informacijo stranki o predmetni odločbi. Njegov bistveni namen je, da nadzorstveni organ ob uporabi različnih pravnih sredstev preveri zakonitost potencialno sporne odločbe. V uvodu se najprej navede ime organa (npr. osnovna šola ...), kjer se ne navaja notranjih organizacijski oddelkov. Sledi predpis o pristojnosti, kjer je treba navesti člen in akt, ki določa stvarno pristojnost. Nekateri materialni predpisi stvarne pristojnosti ne opredeljujejo, tedaj se navede splošni akt o pristojnosti. Če je z materialnim predpisom (npr. področnim zakonom, odlokom) opredeljena krajevna pristojnost, se v samem uvodu navedeta še člen in akt, v katerem je slednja opredeljena. Sledi navedba načina uvedbe postopka (na zahtevo stranke / po uradni dolžnosti), zatem še osebno ime stranke in njenega morebitnega zastopnika/pooblaščenca ter pripadajoči naslovi. Kot zadnji obvezni del uvoda se na kratko opiše, za katero upravno zadevo gre (npr. dodelitev statusa športnika). Če gre za zbirno odločbo po 208. členu ZUP, se v odločbi navede tudi akcesorni akt drugega organa (naziv, številka in datum).

Pri uvodu sklepov pa se zaradi smiselne rabe pravil ZUP o odločbi 226. členu ZUP prav tako zapiše določba zakona ali odloka, ki organu, izdajatelju sklepa, podeljuje stvarno pristojnost za vodenje upravnega postopka v zadevi, v kateri se izda sklep. Nekateri ob tem navajajo tudi člen ZUP, ki določa konkretni sklep, vendar to z vidika namena uvoda oziroma opredelitve pristojnosti organa praviloma ni nujno, ker ZUP ne daje stvarne pristojnosti v konkretni upravni zadevi, razen izjemoma, ko pristojnost ni določena s področnim zakonom ali drugim organizacijskim predpisom (gl. 16. člen ZUP in 17. člen ZUP). Drugače velja glede sklepa po 1. točki prvega odstavka 129. člena ZUP, ki se izda, ker se zahtevek nanaša na neupravno zadevo - tedaj v uvodu po naravi stvari ni mogoče navesti predpisa o pristojnosti, zato se zapiše ta določba ZUP.

V primeru odločanja medobčinskega inšpektorata se torej v uvodu zapiše tudi krajevna pristojnost že zato, ker medobčinski inšpektorati delujejo na območju več (le določenih) občin, treba pa je izkazati delokrog po omejeni krajevni pristojnosti in hkrati glede na navezno okoliščino konkretne zadeve, o kateri se je odločalo, za določeno območje (občino).

Ustavna izhodišča temeljijo na predpostavki, da mora biti vsak upravni akt (npr. odločba) obrazložen. Le tako lahko naslovnik ugotovi, na kakšni podlagi je bila sprejeta odločitev organa v upravnem postopku. Obrazložitev ureja 214. člen ZUP. Njen namen je v prvi vrsti informirati stranko, zakaj je bilo v izreku odločeno, kot je bilo. Obrazložitev naj bi stranko prepričala, da je upravni organ sprejel edino pravilno ter edino možno zakonito odločitev glede na dejansko stanje. Njen sistemski pomen je v tem, da se upravnemu organu prepreči arbitrarno odločanje. Vsekakor je obrazložitev namenjena tudi oblastnemu organu, ki na njeni podlagi preveri zakonitost domnevno sporne odločbe.

Vsaka polna obrazložitev mora vsebovati naslednje elemente: razložitev zahtevkov strank in njihove navedbe o dejstvih ter vsa dejstva, ki jih je stranka navajala sebi v korist tako v prvotnih kot naknadnih vlogah ali izjavah; ugotovljeno dejansko stanje in dokaze, ki potrjujejo dejstva kot gotova (tudi predhodno vprašanje po 150. členu ZUP), povzame se tudi potek dokaznega in ugotovitvenega postopka; razloge, ki so bili odločilni za presojo posameznih dokazov; navedbo določb predpisov, na katere se opira odločitev, kjer se navede polni naziv predpisa z vsemi objavami in relevantnimi členi (glej tudi sodbo UPRS U 1804/2001 z dne 11. 6. 2003) ter kratek povzetek norm; razloge, ki glede na ugotovljeno dejansko stanje narekujejo takšno odločbo; navede se dokazni sklep; posebej natančno se navede razloge, zaradi katerih ni bilo ugodeno kakšnemu zahtevku stranke; ter, če je drug organ odrekel soglasje, se v takem primeru prav tako navede razloge in sklicevanje na akcesorni akt, pri čemer se le-tega tudi povzame. Ko je bila pri odločitvi uporabljena diskrecija, se navedeta tudi namen in obseg ter pravno podlago za njeno uporabo. Prav tako se v obrazložitvi navede pravno podlago za nesuspenzivnost pritožbe. Obrazložitev mora biti izčrpna ter zelo natančna, saj gre pri pomanjkljivi obrazložitvi za absolutno bistveno postopkovno napako po 237. členu ZUP.

Treba je torej ločiti različne predpise ali določbe istega predpisa (tj. običajno matični zakon za zadevo), ki se navedejo torej:

1. v uvodu predpise/določbe o pristojnosti in
2. v obrazložitvi odločbe predpise/določbe, ki določajo pogoje za priznanje pravice ali naložitev obveznosti in so zato pravni temelj za odločitev v izreku (glej tudi ta primer).

ZUP pa izrecno ne določa načina, kako mora biti polni naziv določb predpisa naveden, npr. ali v samem besedilu ali v opombah pod črto, vendarle ustaljena upravna praksa (kot tudi sodna praksa, glej na primer portal sodnapraksa.si) zaradi določnosti in preglednosti, v primeru izreka tudi v povezavi z izvršljivostjo, navaja polni naziv določb predpisa neposredno v besedilu sestavnega dela odločbe oziroma sklepa, pri čemer pa je dopustna nadaljnja okrajšava predpisa (na primer v obliki »v nadaljevanju ZUP«, kar se v skladu z nomotehnično prakso uporablja tudi pri pripravi predpisov). Navajanje predpisov v opombah, predvsem zaradi preglednosti, se odsvetuje. Sklic na predpis mora vsebovati tudi navedbo uradnega lista, v katerem je bil predpis objavljen. Pri tem je priporočljivo slediti Nomotehničnim smernicam Službe Vlade RS za zakonodajo, ki se sicer nanašajo na pripravo splošnih aktov, vendar ni razloga, da se glede vprašanj, ki so lastna splošnim in posamičnim aktom, ne uporabijo tudi za slednje. Glede sklicevanja na predpis Nomotehnične smernice vsebujejo naslednja priporočila:

1. citiranje objav je vedno kronološko urejeno, začenši s prvo objavo predpisa, ki ji sledijo vse spremembe. Kronološko se navajajo tudi vsi drugi predpisi, ki posegajo v njegovo vsebino;
2. izmed odločb ustavnega sodišča naj bi bile navedene samo tiste, s katerimi oziroma zaradi katerih je besedilo predpisa neposredno spremenjeno, praviloma razveljavljeno. Interpretativne odločbe besedila predpisov neposredno ne spreminjajo, zato se med objavami ne citirajo;
3. avtentična razlaga se navede tako, kot je bila objavljena v uradnem listu, torej s kratico. Tak sklic natančno pove, h kateremu zakonu in kateremu členu je bila avtentična razlaga sprejeta;
4. če je bilo objavljeno uradno prečiščeno besedilo zakona, se citira zadnje uradno prečiščeno besedilo in morebitne poznejše spremembe, ne pa tudi osnovno besedilo in spremembe do uradnega prečiščenega besedila.

Pooblastilo predstojnika uradni osebi se po ZUP ne navaja v uvodu, kjer je govora le o pristojnosti organa niti ob podpisu na odločbi ali sklepu, kjer gre pri slednjem za personalno pristojnost in je sam podpis z navedbo imena in priimka uradne osebe sicer po 216. členu ZUP. Seveda pa se za to pooblastilo, ne glede na manko njegove navedbe (npr. številke in datuma izdaje), predpostavlja, da je podano, na osnovi izpolnjenih pogojev za uradno osebo, da upravni postopek vodi oziroma v njem odloči, stranka pa lahko preveri obstoj z vpogledom, saj tudi kršitev teh pravil pomeni razlog za uporabo pravnih sredstev zaradi manka pogojev ali pristranskost.