Kaj v upravni zadevi glede na določbe Uredbe o upravnem poslovanju šteje kot datum zadeve »Rešeno«? Je to datum pravnomočnosti zadeve, tudi če v upravni zadevi nastane nov dokument ali je v njej potrebno še kakšno dejanje po sami pravnomočnosti?

Uredba o upravnem poslovanju (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in nasl.) v prvem odstavku 59. člena določa, da se zadeve štejejo za rešene, ko v zadevi ne bo nastal noben dokument več ali ni potrebno nobeno dejanje več. V drugem odstavku 59. člena pa UUP določa, da se upravne zadeve štejejo za rešene, ko je v zadevi pravnomočno odločeno.

V 6. členu UUP je sicer izraz »zadeva« opredeljen kot »celota vseh dokumentov, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo«. V 2. členu ZUP pa je upravna zadeva definirana kot odločanje o pravici, obveznosti ali pravni koristi fizične ali pravne osebe oziroma druge stranke na področju upravnega prava. Obstajajo različne interpretacije pojma »zadeva« po UUP in ZUP, podrobnejša razlaga je v primeru Različne interpretacije pojma »zadeva« po UUP in ZUP.

Po UUP se rešitev zadev deli na rešitev »splošnih« zadev, upravnih zadev in dokumentnih seznamov in dosjejev. Vsem je skupno, da poskušajo najti točko, ko v zadevi ni potrebno več nobeno dejanje. Za »splošne« zadeve je določeno, da se štejejo kot rešene, ko v zadevi ne bo nastal noben dokument več ali ni potrebno nobeno dejanje več. Upravne zadeve pa veljajo za rešene na točki, ko se lahko ugotovi, da je v zadevi pravnomočno odločeno (Remic (ur.), Uredba o upravnem poslovanju z uvodnimi pojasnili in predstavitvijo novosti, 2018, str. 98).

Pravnomočnost je institut, katerega namen je zagotoviti pravno varnost strank in drugih udeležencev v postopkih, v katerih se odloča o njihovih pravicah, obveznostih in pravnih koristih, torej tudi v upravnem postopku. Pravna varnost strank v upravnem postopku se zagotavlja z ustavnopravno garancijo po nespremenljivosti upravne določbe, ki nastopi z določenim trenutkom (Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2020, 2. knjiga, str. 510).

Odločba prve stopnje oziroma upravna zadeva postane dokončna, če pritožba ni dovoljena, z dnem, ko se vroči stranki. Če je pritožba dovoljena, stranka pa pravnega sredstva ni uporabila ali pa ga je uporabila prepozno, postane odločba dokončna s potekom pritožbenega roka, ki se računa od dneva vročitve odločbe stranki. Odločba postane dokončna tudi z dnem, ko se pravici do pritožbe odpovedo vse stranke, torej tedaj, ko se pritožbi ob udeležbi več strank v postopku odpove zadnja stranka (224.a člen ZUP). Odločba o pritožbi postane dokončna z vročitvijo te odločbe stranki. Z dnem, ko je postala dokončna, postane odločba tudi formalno pravnomočna, če zoper njo ni dovoljen upravni spor (Kerševan, Androjna, Upravno procesno pravo, 2017, stran 348). Če pa se odločba izpodbija v upravnem sporu ali drugem sodnem postopku in se s sodno odločbo ne odpravi oziroma razveljavi, postane pravnomočna tedaj, ko postane pravnomočna sodna odločba, s katero je bilo odločeno o njeni zakonitosti (tretji odstavek 225. člena ZUP).

Zbirka nerešenih zadev je zbirka tistega dokumentarnega gradiva, ki še ni bilo preneseno v tekočo zbirko, torej v zvezi z njim uradne osebe opravljajo določena procesna dejanja. Ko se zadeva reši, se vloži v tekočo zbirko. Pred vložitvijo zadeve v tekočo zbirko se ugotovi pravnomočnost morebitnega upravnega akta, s katerim je bil postopek zaključen in zadeva rešena. Določitev pravnomočnosti v času pred vložitvijo zadeve v tekočo zbirko je še posebej pomembna zaradi časovne bližine vseh dejstev, ki so relevantna za ugotavljanje pravnomočnosti, da se ugotovi, ali se v zadevi nahajajo vse relevantne povratnice, iz katerih je mogoče ugotoviti datume vročitev, in da se morebitne pomanjkljivosti odpravijo (Remic (ur.), prav tam, str. 107-108).

Glede na določbe ZUP in UUP, posebej pa 59. člena UUP, se torej ne glede na različne namene in s tem vsebino pojmov zadeve oziroma povezave institutov o rešeni zadevi po UUP in pravnomočnosti po ZUP upravna zadeva šteje po UUP za rešeno, če je v zadevi pravnomočno odločeno po ZUP. Toda po UUP zadeva ne velja za rešeno avtomatsko z datumom pravnomočnosti - ta se ne vpisuje v evidenco dokumentarnega gradiva, ampak z datumom/dnevom, ko uradna oseba ugotovi pravnomočnosti in izda odredbo o vložitvi zadeve v tekočo zbirko dokumentarnega gradiva, kot določa druga točka prvega odstavka 61. člena UUP.