Iz Upravna Svetovalnica
Zadeva: Potrjevanje skladnosti fizičnih kopij upravnih aktov v elektronski obliki z izvirnikom in tiskanje popisa zadev
Datum odgovora: 17. 4. 2023, dopolnitev 6. 3. 2024
Status uporabnika: uradna oseba, ki vodi upravni postopek
Vprašanje:
Ali se dokumente v elektronski obliki, ki so podpisani s kvalificiranim elektronskim podpisom lahko natisne in kot take vroča v fizični obliki? Ali v primerih, ko je potrebno vročanje dvema strankama na različna načina (eni stranki elektronsko, drugi stranki fizično), potrebno pripraviti in vročati dva dokumenta, in sicer elektronski dokument s kvalificiranim elektronskim podpisom ter ločeno še fizični dokument z lastnoročnim podpisom?
Ali se lahko na fizično kopijo odločb v e-obliki, ki jih vročamo stranki, odtisne štampiljka »kopija je enaka izvirniku«? Ali ni bila uporaba te štampiljke ukinjena z uveljavitvijo UUP v letu 2018? Ali se mora natisniti list popis zadeve?
Odgovor:
Z uvedbo elektronskega poslovanja so bile dopolnjene zakonske določbe o dokumentih, o elektronskem poslovanju in ravnanju z dokumenti v elektronski obliki. Z uvedbo elektronskega poslovanja se zagotavlja tudi zasledovanje načela ekonomičnosti, kot temeljnega načela ZUP. Načelo ekonomičnosti namreč določa, da je vsakršen upravni postopek potrebno voditi s čim manjšimi stroški in čim manjšo zamudo tako za stranke kot za druge udeležence v postopku (14. člen ZUP).
Dokumenti se praviloma vročajo v elektronski obliki, v fizični obliki pa zgolj izjemoma (glej četrti odstavek 86. člena ZUP). Če je npr. odločba ustvarjena v elektronski obliki, a je elektronsko ni mogoče vročiti stranki, se jo vroči v njenem fizičnem prepisu oz. kopiji, izvirnik pa hrani organ (peti odstavek 210. člena ZUP, več glej tudi v Uredbi o upravnem poslovanju z uvodnimi pojasnili, Gliha et al., 2018).
Peti odstavek 210. člena ZUP tako določa, da se odločba vroči v fizičnem ali elektronskem izvirniku oziroma v fizičnem ali elektronskem (skeniranem) prepisu.
Dokument se odpremi v obliki, v kateri je bil izdan, ali pa kot fizično ali elektronsko kopijo, če ga zaradi razlogov na strani naslovnika ali organa ni mogoče poslati ali vročiti v obliki, v kateri je bil izdan (66.a člen Uredbe o upravnem poslovanju, UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in nasl.). Če se dokument, ki je nastal v elektronski obliki natisne, ta dokument postane fizični prepis oz. kopija izvirnika (peta točka 6. člena UUP, glej tudi 65.b člen UUP).
V primeru, ko želi ena stranka vročitev upravnega akta v elektronski obliki, druga stranka pa želi vročitev istega upravnega akta v fizični obliki, organ postopa tako, da:
- stranki, ki se ji upravni akt vroča po elektronski poti, dokument v elektronski obliki uradna oseba podpiše s kvalificiranim elektronskim podpisom in ga vroča elektronsko;
- stranka, ki želi vročanje (istega) upravnega akta v fizični obliki, dokument v elektronski obliki (torej elektronsko že podpisan izvirnik) uradna oseba natisne (pri tem ta dokument postane fizična kopija dokumenta v elektronski obliki in ne lasten izvirnik! – glej 65.b člen UUP) ter ga kot fizični prepis (in ne kot lasten izvirnik) tudi vroča. Ker ne gre za lasten izvirnik izdanega upravnega akta, tako tudi ni potrebe po dodatnem lastnoročnem podpisovanju fizične kopije izvirnika.
Na fizičnem prepisu oz. kopiji dokumenta v elektronski obliki, opremljenega s podatki iz petega odstavka 63.a člena UUP, se skladnost kopije z izvirnikom dokumenta potrjuje samo, če organ presodi, da se bo kopija uporabljala v pravnem prometu, da se tako izogne verjetnemu naknadnemu potrjevanju, in v drugih podobnih primerih (prvi odstavek 65.b člena UUP). Torej to ne pomeni, da je potrebno vsako fizično kopijo upravnega akta, izdanega v elektronski obliki opremljati s potrdilom o skladnosti kopije z izvirnikom dokumenta. Nujno pa je, da se stranko, ki se ji vroča fizična kopija odločbe, sklepa ali drugega dokumenta v elektronski obliki, s katerim se ureja pravni položaj, ob vročitvi pouči, da lahko zahteva, da se ji pošlje izvirnik na elektronski naslov ali potrdi skladnost kopije z izvirnikom, in da uveljavljanje zahteve ne vpliva na pravni položaj oziroma tek roka, ki je začel teči z vročitvijo kopije (drugi odstavek 65.b člena UUP).
Sporočilo, s katerim organ pouči stranko o postopku preverjanja pristnosti kopije, se zapiše na izvirnik dokumenta (če gre za odločbo oziroma sklep, se priporoča, da se tako sporočilo zapiše (tudi) pod pouk o pravnem sredstvu), lahko pa tudi na njegovo kopijo, priloženo sporočilo ali na drug primeren način (četrti odstavek 65.b člena UUP). Skladnost kopije z izvirnikom dokumenta se potrdi s potrdilom na kopiji dokumenta, ki vsebuje: navedbo organa, zaznamek o skladnosti in podpis javnega uslužbenca.
UUP ne predpisuje štampiljke, ampak le vsebino potrdila. Organi si za potrebe potrjevanja skladnosti lahko sami izdelajo štampiljko, ki bo ustrezala vsebini potrdila, če si na tak način olajšajo poslovanje. Štampiljko "kopija je enaka izvirniku" je zahtevala UUP do spremembe dne 17. 4. 2018.
Na zahtevo za potrditev fizične kopije se potrditev skladnosti opravi na že obstoječi kopiji ali pa se izroči oz. pošlje novo kopijo s potrdilom o skladnosti (peti odstavek 65.b člena UUP).
V letu 2022 je prišlo tudi do sprememb pri uporabi žiga organa po Zakonu o debirokratizaciji (Ur. l. RS, št. 3/22), ki je vplival na določbe ZUP o sestavinah odločbe (glej 210. člen ZUP in 64. člen UUP). Ta se pri potrjevanju skladnosti kopij dokumentov uporabi le, če je kopija dokumenta namenjena za uporabo v tujini (tretji odstavek 65. člena UUP). Uporaba žiga organa je še vedno obvezna za dokumente, ki morajo biti overjeni za uporabo v tujini (zapisnik - tretji odstavek 77. člena ZUP; odločba – tretji odstavek 210. člena ZUP) ter pri upravnih overitvah prepisov, kopij in lastnoročnih podpisov (178.b člen ZUP in 178.e člen ZUP).
Popis zadeve daje podatke o tem, kateri dokumenti se nahajajo v zadevi. Popis zadeve se natisne in vloži v ovoj zadeve, če v zadevi obstajajo dokumenti v fizični obliki. To dejanje se opravi najpozneje:
- pred odstopom zadeve drugemu organu ali
- pred vložitvijo zadeve v tekočo zbirko (56. člen UUP).
Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in zanikanja odgovornosti.