Potrjevanje skladnosti fizičnih kopij upravnih aktov v elektronski obliki z izvirnikom in tiskanje popisa zadev

Zadeva: Potrjevanje skladnosti fizičnih kopij upravnih aktov v elektronski obliki z izvirnikom in tiskanje popisa zadev

Datum odgovora: 17. 4. 2023
Status uporabnika: uradna oseba, ki vodi upravni postopek

Vprašanje:

Ali se lahko na fizično kopijo odločb v e-obliki, ki jih vročamo stranki, odtisne štampiljka »kopija je enaka izvirniku«? Ali ni bila uporaba te štampiljke ukinjena z uveljavitvijo UUP v letu 2018? Ali se mora natisniti list popis zadeve?

Odgovor:

Z uvedbo elektronskega poslovanja so bile dopolnjene zakonske določbe o dokumentih, o elektronskem poslovanju in ravnanju z dokumenti v elektronski obliki. Dokumenti se praviloma vročajo v elektronski obliki, v fizični obliki pa izjemoma (glej četrti odstavek 86. člena ZUP). Če je npr. odločba ustvarjena v elektronski obliki, a je elektronsko ni mogoče vročiti stranki, se jo vroči v fizičnem prepisu, izvirnik pa hrani organ (210. člen ZUP, več glej tudi v Uredbi o upravnem poslovanju z uvodnimi pojasnili, Gliha et al., 2018). 

Če se dokument, ki je nastal v e-obliki natisne, je to njegova fizična kopija (peta točka 6. člena Uredbe o upravnem poslovanju, UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in novele). 

UUP v 66.a členu določa, da se dokument odpremi v obliki, v kateri je bil izdan, ali kot fizično ali elektronsko kopijo, če ga zaradi razlogov na strani naslovnika ali organa ni mogoče poslati ali vročiti v obliki, v kateri je bil izdan.

Na fizični kopiji dokumenta v elektronski obliki, opremljenega s podatki iz petega odstavka 63.a člena UUP, se skladnost kopije z izvirnikom dokumenta potrjuje samo, če organ presodi, da se bo kopija uporabljala v pravnem prometu, da se tako izogne verjetnemu naknadnemu potrjevanju, in v drugih podobnih primerih (prvi odstavek 65.b člena UUP). Torej to ne pomeni, da je potrebno vsako fizično kopijo upravnega akta, izdanega v e-obliki opremljati s potrdilom o skladnosti kopije z izvirnikom dokumenta. Nujno pa je, da se stranko, ki se ji vroča fizična kopija odločbe, sklepa ali drugega dokumenta v elektronski obliki, s katerim se ureja pravni položaj, ob vročitvi pouči, da lahko zahteva, da se ji pošlje izvirnik na elektronski naslov ali potrdi skladnost kopije z izvirnikom, in da uveljavljanje zahteve ne vpliva na pravni položaj oziroma tek roka, ki je začel teči z vročitvijo kopije (drugi odstavek 65.b člena UUP). 

Sporočilo, s katerim organ pouči stranko o postopku preverjanja pristnosti kopije, se zapiše na izvirnik dokumenta, lahko pa tudi na njegovo kopijo, priloženo sporočilo ali na drug primeren način (četrti odstavek 65.b člena UUP). Skladnost kopije z izvirnikom dokumenta se potrdi s potrdilom na kopiji dokumenta, ki vsebuje: navedbo organa, zaznamek o skladnosti in podpis javnega uslužbenca (torej posebna štampiljka ni predpisana). 

Na zahtevo za potrditev fizične kopije se potrditev skladnosti opravi na že obstoječi kopiji ali pa se izroči oz. pošlje novo kopijo s potrdilom o skladnosti (peti odstavek 65.b člena UUP).

V letu 2020 (in ne 2018) je prišlo le do sprememb v zvezi s podpisom dokumentov izdanih v e-obliki in njihovih fizičnih kopij (glej 2. člen Uredbe o spremembah in dopolnitvah UUP, Ur. l. RS, št. 14/2020), ki je bil leta 2021 spremenjen (glej 8. člen Uredbe o spremembah in dopolnitvah UUP, Ur. l. RS, št. 172/2021). 

V letu 2019 je prenehal veljati Pravilnik o izvrševanju UUP (Ur. l. RS, št. 75/05, 86/06, 47/08, 58/10, 9/18 in 1/19), ki je določal štampiljko. Torej uporaba štampiljke »kopija je enaka izvirniku« ne ustreza vsebini potrdila o skladnosti, ki ga določa veljavna UUP.

''''V letu 2022 pa je prišlo do sprememb pri uporabi žiga organa po Zakonu o debirokratizaciji, Ur. l. RS, št. 3/22, ki je vplival na določbe ZUP o sestavinah odločbe (glej 210. člen ZUP in 64. člen UUP). Ta se pri potrjevanju skladnosti kopij dokumentov uporabi le, če je kopija dokumenta namenjena za uporabo v tujini (tretji odstavek 65. člena UUP). Uporaba žiga organa je še vedno obvezna za dokumente, ki morajo biti overjeni za uporabo v tujini (zapisnik - tretji odstavek 77. člena ZUP; odločba – tretji odstavek 210. člena ZUP) ter pri upravnih overitvah prepisov, kopij in lastnoročnih podpisov (178.b člen ZUP) in (178.e člen ZUP).

Popis zadeve daje podatke o tem, kateri dokumenti se nahajajo v zadevi.  Popis zadeve se natisne in vloži v ovoj zadeve, če v zadevi obstajajo dokumenti v fizični obliki. To dejanje se opravi najpozneje:

- pred odstopom zadeve drugemu organu ali 
- pred vložitvijo zadeve v tekočo zbirko (56. člen UUP).

Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in zanikanja odgovornosti.

Želite podati svoje mnenje:

Loading comments...