Iz Upravna Svetovalnica
Vrstica 1: | Vrstica 1: | ||
== '''Zadeva: '''Potrjevanje skladnosti fizičnih kopij upravnih aktov v elektronski obliki z izvirnikom in tiskanje popisa zadev== | == '''Zadeva: '''Potrjevanje skladnosti fizičnih kopij upravnih aktov v elektronski obliki z izvirnikom in tiskanje popisa zadev == | ||
'''Datum odgovora:''' 17. 4. 2023<br>'''Status uporabnika:''' uradna oseba, ki vodi upravni postopek | '''Datum odgovora:''' 17. 4. 2023<br>'''Status uporabnika:''' uradna oseba, ki vodi upravni postopek | ||
Vrstica 10: | Vrstica 10: | ||
<div>Z uvedbo elektronskega poslovanja so bile dopolnjene zakonske določbe o dokumentih, o elektronskem poslovanju in ravnanju z dokumenti v elektronski obliki. Dokumenti se praviloma vročajo v elektronski obliki, v fizični obliki pa izjemoma (glej četrti odstavek [[Zak:ZUP#86. .C4.8Dlen{{!}}86. člena ZUP]]). Če je npr. odločba ustvarjena v elektronski obliki, a je elektronsko ni mogoče vročiti stranki, se jo vroči v fizičnem prepisu, izvirnik pa hrani organ ([[Zak:ZUP#210. .C4.8Dlen{{!}}210. člen ZUP]], več glej tudi v Uredbi o upravnem poslovanju z uvodnimi pojasnili, Gliha et al., 2018). </div> | <div>Z uvedbo elektronskega poslovanja so bile dopolnjene zakonske določbe o dokumentih, o elektronskem poslovanju in ravnanju z dokumenti v elektronski obliki. Dokumenti se praviloma vročajo v elektronski obliki, v fizični obliki pa izjemoma (glej četrti odstavek [[Zak:ZUP#86. .C4.8Dlen{{!}}86. člena ZUP]]). Če je npr. odločba ustvarjena v elektronski obliki, a je elektronsko ni mogoče vročiti stranki, se jo vroči v fizičnem prepisu, izvirnik pa hrani organ ([[Zak:ZUP#210. .C4.8Dlen{{!}}210. člen ZUP]], več glej tudi v Uredbi o upravnem poslovanju z uvodnimi pojasnili, Gliha et al., 2018). </div> | ||
<div><br></div> | <div><br></div> | ||
<div>Če se dokument, ki je nastal v e-obliki natisne, je to njegova fizična kopija (peta točka 6. člena [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 Uredbe o upravnem poslovanju], UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in novele). </div> | <div>Če se dokument, ki je nastal v e-obliki natisne, je to njegova fizična kopija (peta točka 6. člena [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 Uredbe o upravnem poslovanju], UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in novele). </div> | ||
<div><br></div> | <div><br></div> | ||
<div>UUP v 66.a členu določa, da se dokument odpremi v obliki, v kateri je bil izdan, ali kot fizično ali elektronsko kopijo, če ga zaradi razlogov na strani naslovnika ali organa ni mogoče poslati ali vročiti v obliki, v kateri je bil izdan.</div> | <div>UUP v 66.a členu določa, da se dokument odpremi v obliki, v kateri je bil izdan, ali kot fizično ali elektronsko kopijo, če ga zaradi razlogov na strani naslovnika ali organa ni mogoče poslati ali vročiti v obliki, v kateri je bil izdan.</div> | ||
Na fizični kopiji dokumenta v elektronski obliki, opremljenega s podatki iz petega odstavka 63.a člena UUP, se skladnost kopije z izvirnikom dokumenta potrjuje '''samo, če organ presodi, da se bo kopija uporabljala v pravnem prometu''', da se tako izogne verjetnemu naknadnemu potrjevanju, in v drugih podobnih primerih (prvi odstavek 65.b člena UUP). Torej to ne pomeni, da je potrebno vsako fizično kopijo upravnega akta, izdanega v e-obliki opremljati s potrdilom o skladnosti kopije z izvirnikom dokumenta. Nujno pa je, da se stranko, '''ki se ji vroča fizična kopija odločbe, sklepa ali drugega dokumenta v elektronski obliki, s katerim se ureja pravni položaj, ob vročitvi pouči,''' da lahko zahteva, da se ji pošlje izvirnik na elektronski naslov ali potrdi skladnost kopije z izvirnikom, in da uveljavljanje zahteve ne vpliva na pravni položaj oziroma tek roka, ki je začel teči z vročitvijo kopije (drugi odstavek 65.b člena UUP). | |||
Na fizični kopiji dokumenta v elektronski obliki, opremljenega s podatki iz petega odstavka 63.a člena UUP, se skladnost kopije z izvirnikom dokumenta potrjuje '''samo, če organ presodi, da se bo kopija uporabljala v pravnem prometu''', da se tako izogne verjetnemu naknadnemu potrjevanju, in v drugih podobnih primerih (prvi odstavek 65.b člena UUP). Torej to ne pomeni, da je potrebno vsako fizično kopijo upravnega akta, izdanega v e-obliki opremljati s potrdilom o skladnosti kopije z izvirnikom dokumenta. Nujno pa je, da se stranko, '''ki se ji vroča fizična kopija odločbe, sklepa ali drugega dokumenta v elektronski obliki, s katerim se ureja pravni položaj, ob vročitvi pouči,''' da lahko zahteva, da se ji pošlje izvirnik na elektronski naslov ali potrdi skladnost kopije z izvirnikom, in da uveljavljanje zahteve ne vpliva na pravni položaj oziroma tek roka, ki je začel teči z vročitvijo kopije (drugi odstavek 65.b člena UUP). | |||
<div></div> | <div></div> | ||
<div>'''Sporočilo, s katerim organ pouči stranko o postopku preverjanja pristnosti kopije''', se zapiše na izvirnik dokumenta, lahko pa tudi na njegovo kopijo, priloženo sporočilo ali na drug primeren način (četrti odstavek 65.b člena UUP). Skladnost kopije z izvirnikom dokumenta se potrdi s potrdilom na kopiji dokumenta, ki vsebuje: '''navedbo organa, zaznamek o skladnosti in podpis javnega uslužbenca''' (torej posebna štampiljka ni predpisana). </div> | <div>'''Sporočilo, s katerim organ pouči stranko o postopku preverjanja pristnosti kopije''', se zapiše na izvirnik dokumenta, lahko pa tudi na njegovo kopijo, priloženo sporočilo ali na drug primeren način (četrti odstavek 65.b člena UUP). Skladnost kopije z izvirnikom dokumenta se potrdi s potrdilom na kopiji dokumenta, ki vsebuje: '''navedbo organa, zaznamek o skladnosti in podpis javnega uslužbenca''' (torej posebna štampiljka ni predpisana). </div> | ||
Vrstica 23: | Vrstica 20: | ||
<div></div> | <div></div> | ||
<div>V letu 2020 (in ne 2018) je prišlo le do sprememb v zvezi s podpisom dokumentov izdanih v e-obliki in njihovih fizičnih kopij (glej 2. člen [https://www.uradni-list.si/glasilo-uradni-list-rs/vsebina/2020-01-0461/ Uredbe o spremembah in dopolnitvah UUP], Ur. l. RS, št. 14/2020), ki je bil leta 2021 spremenjen (glej 8. člen [https://www.uradni-list.si/glasilo-uradni-list-rs/vsebina/2021-01-3363/uredba-o-spremembah-in-dopolnitvah-uredbe-o-upravnem-poslovanju Uredbe o spremembah in dopolnitvah UUP], Ur. l. RS, št. 172/2021). </div> | <div>V letu 2020 (in ne 2018) je prišlo le do sprememb v zvezi s podpisom dokumentov izdanih v e-obliki in njihovih fizičnih kopij (glej 2. člen [https://www.uradni-list.si/glasilo-uradni-list-rs/vsebina/2020-01-0461/ Uredbe o spremembah in dopolnitvah UUP], Ur. l. RS, št. 14/2020), ki je bil leta 2021 spremenjen (glej 8. člen [https://www.uradni-list.si/glasilo-uradni-list-rs/vsebina/2021-01-3363/uredba-o-spremembah-in-dopolnitvah-uredbe-o-upravnem-poslovanju Uredbe o spremembah in dopolnitvah UUP], Ur. l. RS, št. 172/2021). </div> | ||
<div> | <div>V letu 2019 je prenehal veljati Pravilnik o izvrševanju UUP, ki je določal štampiljko. Torej uporaba štampiljke »kopija je enaka izvirniku« ne ustreza vsebini potrdila o skladnosti, ki ga določa veljavna UUP.</div> | ||
<div>'''V letu 2022 pa je prišlo do sprememb pri uporabi žiga organa''' po Zakonu o debirokratizaciji, Ur. l. RS, št. 3/22, ki je vplival na določbe ZUP o sestavinah odločbe (glej [[Zak:ZUP#210. .C4.8Dlen{{!}}210. člen ZUP]] in 64. člen UUP). Ta se pri potrjevanju skladnosti kopij dokumentov uporabi le, če je kopija dokumenta namenjena za uporabo v tujini (tretji odstavek 65. člena UUP) | <div>'''V letu 2022 pa je prišlo do sprememb pri uporabi žiga organa''' po Zakonu o debirokratizaciji, Ur. l. RS, št. 3/22, ki je vplival na določbe ZUP o sestavinah odločbe (glej [[Zak:ZUP#210. .C4.8Dlen{{!}}210. člen ZUP]] in 64. člen UUP). Ta se pri potrjevanju skladnosti kopij dokumentov uporabi le, če je kopija dokumenta namenjena za uporabo v tujini (tretji odstavek 65. člena UUP). Uporaba žiga organa je še vedno obvezna za dokumente, ki morajo biti overjeni za uporabo v tujini (zapisnik - tretji odstavek [[Zak:ZUP#77. .C4.8Dlen{{!}}77. člena ZUP]]; odločba – tretji odstavek 210. člena ZUP) ter pri upravnih overitvah prepisov, kopij in lastnoročnih podpisov ([[Zak:ZUP#178.b .C4.8Dlen{{!}}178.b člen ZUP]]) in ([[Zak:ZUP#178.e .C4.8Dlen{{!}}178.e člen ZUP]]).</div> | ||
<div><br></div> | <div><br></div> | ||
<div>Popis zadeve daje podatke o tem, kateri dokumenti se nahajajo v zadevi. Popis zadeve se natisne in vloži v ovoj zadeve, če v zadevi obstajajo dokumenti v fizični obliki. To dejanje se opravi najpozneje:</div> | <div>Popis zadeve daje podatke o tem, kateri dokumenti se nahajajo v zadevi. Popis zadeve se natisne in vloži v ovoj zadeve, če v zadevi obstajajo dokumenti v fizični obliki. To dejanje se opravi najpozneje:</div> |
Redakcija: 10:11, 19. april 2023
Zadeva: Potrjevanje skladnosti fizičnih kopij upravnih aktov v elektronski obliki z izvirnikom in tiskanje popisa zadev
Datum odgovora: 17. 4. 2023
Status uporabnika: uradna oseba, ki vodi upravni postopek
Vprašanje:
Ali se lahko na fizično kopijo odločb v e-obliki, ki jih vročamo stranki, odtisne štampiljka »kopija je enaka izvirniku«? Ali ni bila uporaba te štampiljke ukinjena z uveljavitvijo UUP v letu 2018? Ali se mora natisniti list popis zadeve?
Odgovor:
Na fizični kopiji dokumenta v elektronski obliki, opremljenega s podatki iz petega odstavka 63.a člena UUP, se skladnost kopije z izvirnikom dokumenta potrjuje samo, če organ presodi, da se bo kopija uporabljala v pravnem prometu, da se tako izogne verjetnemu naknadnemu potrjevanju, in v drugih podobnih primerih (prvi odstavek 65.b člena UUP). Torej to ne pomeni, da je potrebno vsako fizično kopijo upravnega akta, izdanega v e-obliki opremljati s potrdilom o skladnosti kopije z izvirnikom dokumenta. Nujno pa je, da se stranko, ki se ji vroča fizična kopija odločbe, sklepa ali drugega dokumenta v elektronski obliki, s katerim se ureja pravni položaj, ob vročitvi pouči, da lahko zahteva, da se ji pošlje izvirnik na elektronski naslov ali potrdi skladnost kopije z izvirnikom, in da uveljavljanje zahteve ne vpliva na pravni položaj oziroma tek roka, ki je začel teči z vročitvijo kopije (drugi odstavek 65.b člena UUP).
- pred vložitvijo zadeve v tekočo zbirko (56. člen UUP).
Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in zanikanja odgovornosti.