Potrjevanje skladnosti fizičnih kopij upravnih aktov v elektronski obliki z izvirnikom in tiskanje popisa zadev

Zadeva: Potrjevanje skladnosti fizičnih kopij upravnih aktov v elektronski obliki z izvirnikom in tiskanje popisa zadev – V USKLAJEVANJU

Datum odgovora: 17. 4. 2023
Status uporabnika: uradna oseba, ki vodi upravni postopek

Vprašanje:

Ali se lahko na fizično kopijo odločb v e-obliki, ki jih vročamo stranki, odtisne štampiljka »kopija je enaka izvirniku«? Ali ni bila uporaba te štampiljke ukinjena z uveljavitvijo UUP v letu 2018? Ali se mora natisniti list popis zadeve?

Odgovor:

Z uvedbo elektronskega poslovanja so bile dopolnjene zakonske določbe o dokumentih, o elektronskem poslovanju in ravnanju z dokumenti v elektronski obliki. Dokumenti se praviloma vročajo v elektronski obliki, v fizični obliki pa izjemoma (glej četrti odstavek 86. člena ZUP). Če je npr. odločba ustvarjena v elektronski obliki, a je elektronsko ni mogoče vročiti stranki, se jo vroči v fizičnem prepisu, izvirnik pa hrani organ (210. člen ZUP). 

Če se dokument, ki je nastal v e-obliki natisne, je to njegova fizična kopija (peta točka 6. člena Uredbe o upravnem poslovanju, UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in novele). 

UUP v 66.a členu določa, da se dokument odpremi v obliki, v kateri je bil izdan, ali kot fizično ali elektronsko kopijo, če ga zaradi razlogov na strani naslovnika ali organa ni mogoče poslati ali vročiti v obliki, v kateri je bil izdan.

Na fizični kopiji dokumenta v elektronski obliki, opremljenega s podatki iz petega odstavka 63.a člena UUP, se skladnost kopije z izvirnikom dokumenta potrjuje samo, če organ presodi, da se bo kopija uporabljala v pravnem prometu, da se tako izogne verjetnemu naknadnemu potrjevanju, in v drugih podobnih primerih (prvi odstavek 65.b člena UUP). Torej to ne pomeni, da je potrebno vsako fizično kopijo upravnega akta, izdanega v e-obliki opremljati s potrdilom o skladnosti kopije z izvirnikom dokumenta. Nujno pa je, da se stranko, ki se ji vroča fizična kopija odločbe, sklepa ali drugega dokumenta v elektronski obliki, s katerim se ureja pravni položaj, ob vročitvi pouči, da lahko zahteva, da se ji pošlje izvirnik na elektronski naslov ali potrdi skladnost kopije z izvirnikom, in da uveljavljanje zahteve ne vpliva na pravni položaj oziroma tek roka, ki je začel teči z vročitvijo kopije (drugi odstavek 65.b člena UUP). 

Sporočilo, s katerim organ pouči stranko o postopku preverjanja pristnosti kopije, se zapiše na izvirnik dokumenta, lahko pa tudi na njegovo kopijo, priloženo sporočilo ali na drug primeren način (četrti odstavek 65.b člena UUP). Skladnost kopije z izvirnikom dokumenta se potrdi s potrdilom na kopiji dokumenta, ki vsebuje: navedbo organa, zaznamek o skladnosti in podpis javnega uslužbenca (torej posebna štampiljka ni predpisana). 

Na zahtevo za potrditev fizične kopije se potrditev skladnosti opravi na že obstoječi kopiji ali pa se izroči/pošlje novo kopijo s potrdilom o skladnosti (peti odstavek 65.b člena UUP).

V letu 2020 (in ne 2018) je prišlo le do sprememb v zvezi s podpisom dokumentov izdanih v e-obliki in njihovih fizičnih kopij (glej 2. člen sprememb in dopolnitev UUP, Ur. l. RS, št. 14/2020), ki je bil leta 2021 spremenjen (glej 8. člen UUP, Ur. l. RS, št. 172/2021). 

V letu 2022 pa je prišlo do sprememb pri uporabi žiga organa (64. člen UUP). Ta se pri potrjevanju skladnosti kopij dokumentov uporabi le, če je kopija dokumenta namenjena za uporabo v tujini (tretji odstavek 65. člena UUP). Torej UUP ne določa, da mora biti potrdilo o skladnosti kopije z izvirnikom v obliki žiga. Uporaba žiga organa je še vedno obvezna za dokumente, ki morajo biti overjeni za uporabo v tujini (zapisnik - tretji odstavek 77. člena ZUP; odločba – tretji odstavek 210. člena ZUP) ter pri upravnih overitvah prepisov, kopij in lastnoročnih podpisov (178.b člen ZUP in 178.e člen ZUP).

Popis zadeve daje podatke o tem, kateri dokumenti se nahajajo v zadevi.  Popis zadeve se natisne in vloži v ovoj zadeve, če v zadevi obstajajo dokumenti v fizični obliki. To dejanje se opravi najpozneje:

- pred odstopom zadeve drugemu organu ali 
- pred vložitvijo zadeve v tekočo zbirko (56. člen UUP).

Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in zanikanja odgovornosti.

Želite podati svoje mnenje:

Loading comments...