Iz Upravna Svetovalnica
Zadeva: Vročanje e-dokumentov na naslov javnega uslužbenca ter veljavnost postavljenih rokov - V USKLAJEVANJU
Datum odgovora: 26. 6. 2023
Status uporabnika: uradna oseba, ki vodi upravni postopek
Vprašanje:
Zanima vas, kako naj javni uslužbenec pravilno postopa po prejemu elektronsko podpisanega dokumenta od drugega državnega organa, ki ni bil poslan na varen elektronski predal organa temveč naslovljen na konkretnega javnega uslužbenca zaposlenega pri organu kamor se vroča. Sprašujete se, ali je takšen dokument (npr. poziv organu) veljaven ter od kdaj začne šteti čas vročitve, če je bil uradnik ob času prejema dokumenta na bolniški odsotnosti in ni mogel spremljati svoje elektronske pošte. Zanima vas še, ali se postavljen rok v dopisu organa pošiljatelja (npr. 8 delovnih dni) šteje s strani organa pošiljatelja ali organa naslovnika. Zanima vas tudi, kakšen je postopek, da javni uslužbenec pridobi varen elektronski predal?
Odgovor:
V skladu z določbami Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP) in Uredbo o upravnem poslovanju (UUP), poslovanje med organi poteka v skladu s specifičnimi pravili in roki. Medtem ko ZUP določa osnovna pravila glede štetja rokov in pogojev za izvajanje procesnih dejanj, UUP ureja tehnične podrobnosti poslovanja organov, vključno z vročanjem in prejemanjem dokumentov preko varnih elektronskih predalov.
Javni uslužbenec mora o prejemu elektronsko podpisanega dokumenta s strani drugega organa, ki je naslovljen neposredno nanj in ne na organ, v katerem je ta javni uslužbenec zaposlen, najprej preveriti ali gre za dokument, ki se mora pri organu evidentirati. Evidentira se namreč vse, kar je povezano in pomembno za poslovanje organa razen v primeru, ko gre pri prejetih dokumentih za neevidenčno gradivo iz 33. člena UUP (na primer za oglaševalska sporočila, čestitke, voščila, poslovna vabila, časopisi, publikacije, predstavitve izobraževalnih programov in podobno). Če organ v zvezi z neevidenčnim gradivom vseeno kaj ukrene, pa je treba tudi to gradivo evidentirati v skladu z uredbo. V kolikor torej javni uslužbenec neposredno prejme dokument oz. zaprosilo s strani drugega organa, ki je pomemben za poslovanje organa in se dotika opravljanja njegovega dela kot javnega uslužbenca, mora nemudoma poskrbeti za njegovo evidentiranje (četrti odstavek 37. člena UUP).
Upravni organi so dolžni medsebojno komunicirati preko uradnih elektronskih naslovov in ne posameznih elektronskih naslovov javnih uslužbencev (4. člen UUP). Nadalje, skladno s 13. členom UUP, mora biti vsak uradni elektronski naslov organa objavljen na njegovi spletni strani, pri čemer je potrebno zagotoviti sprotno preverjanje prispele pošte na navedenem naslovu.
Čeprav konkretni javni uslužbenec neposredno prejme elektronski dokument na svoj uradni elektronski naslov namesto na uradni elektronski naslov organa, to ne vpliva na veljavnost prejetega dokumenta. Kot že omenjeno mora javni uslužbenec vsak dokument, ki je v povezavi z njegovim delom nemudoma evidentirati (četrti odstavek 37. člena UUP). Za čas sprejema dokumenta v elektronski obliki se šteje čas, ko informacijski sistem organa pošto prejme (drugi odstavek 36. člen UUP), ne glede na to, ali je bil konkretni javni uslužbenec, na katerega je bila pošta naslovljena, na delovnem mestu prisoten ali odsoten (na primer na bolniški odsotnosti). Za čas sprejema pošte oz. za čas začetka teka rokov tako šteje trenutek, ko se je s sprejeto pošto seznanil organ (npr. s trenutkom evidentiranja s strani javnega uslužbenca) oz. v kolikor je to pošto (četudi zgolj v vednost) prejel informacijski sistem organa.
V zvezi z rokom izpolnitve obveznosti pa je treba upoštevati, da drugi odstavek 100. člena ZUP določa, da v kolikor je rok določen v dnevih, rok začne teči naslednji dan po vročitvi dokumenta ali po obvestilu o njem. Ta določba nakazuje, da je rok po svoji naravi zasnovan z vidika prejemnika, saj začne teči z njegovo seznanitvijo z dokumentom (fiktivno ali dejansko), kajti, čas vročitve začne teči, ko pošto prejme informacijski sistem organa, in ne ko jo konkretni uslužbenec dejansko prejme ali prebere.
Pri obravnavi vprašanj "delovnih dni" znotraj teka roka Kerševan in Androjna (str. 199-200) pojasnjujeta, da roki tečejo neprekinjeno, pri čemer na začetek in tek rokov ne vplivajo nedelje, državni prazniki ali drugi dela prosti dnevi za pristojni organ. Vendar pa lahko ravno ti dnevi, ki niso delovni, vplivajo na končno točko roka. Če je zadnji dan roka za organ, pri katerem je treba opraviti zahtevano procesno dejanje, dela prost dan, se rok izteče šele s pretekom prvega naslednjega delovnika (drugi odstavek 101. člen ZUP).
V zvezi s tem bi bilo mogoče sklepati, da če zadnji dan roka sovpada z dnem, ko organ pošiljatelj – torej tisti organ, pri katerem mora prejemnik dokumenta opraviti določeno procesno dejanje - ne dela, se rok izteče z iztekom naslednjega delovnega dne, ko organ pošiljatelj dela. Izraz "organ" iz drugega odstavka 101. člena ZUP bi tako bilo potrebno razumeti kot »organ pošiljatelj«, kar pomeni, da se roki določeni v "delovnih dneh" štejejo v skladu z urnikom dela organa pošiljatelja.
Glede na že omenjeno, upravni organi med seboj komunicirajo z dokumenti v elektronski obliki preko svojih uradnih elektronskih naslovov (drugi odstavek 4. člena UUP). Vročanje po elektronski poti se opravi v varnem elektronskem predalu v informacijskem sistemu pravne ali fizične osebe, ki ima dovoljenje ministrstva, pristojnega za javno upravo, za vročanje po elektronski poti (86. člen UUP). V tem kontekstu, poslovanje med organi in vročanje dokumentov poteka preko varnega elektronskega predala organa in ne preko javnega uslužbenca, ki pri organu dela.
Vseeno, če bi javni uslužbenec iz osebnih razlogov želel odpreti varen elektronski predal, bi ta postopek potekal na enak način kot za vsakega državljana. Ta postopek vključuje odprtje varnega elektronskega predala pri enem od pooblaščenih ponudnikov, ki izpolnjujejo zahteve za vročanje v upravnem poslovanju. Trenutno to možnost ponujajo portal eUprava, podjetje EIUS z domeno vep.si in Pošta Slovenije s storitvijo PoštAR. Več o odpiranju varnega elektronskega predala si lahko preberete na spletnih straneh zgornjih ponudnikov.
Pomembno pa je pri tem še poudariti, da bi bil tak varen elektronski predal, odprt s strani posameznega javnega uslužbenca, namenjen izključno za njegovo osebno uporabo in ne bi bil primeren za uradno poslovanje organa. Za uradno poslovanje med organi se uporablja varni elektronski predal organa, ki je že vzpostavljen in odprt za takšne namene (86.č člen UUP). S Seznam varnih elektronskih predalov organov je dostopen na povezavi: [1].
Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in zanikanja odgovornosti.