Iz Upravna Svetovalnica
Zadeva: Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko
Datum odgovora: 21. 4. 2023 in 15. 4. 2024
Status uporabnika: uradna oseba, ki vodi upravni postopek
Vprašanje:
Ali organ lahko komunicira s stranko preko navadnega (»ne varnega«) elektronskega predala in ali je treba od stranke pred takšnim komuniciranjem pridobiti vnaprej njeno dovoljenje? V katerih primerih mora organ stranko obvestiti, da bo vročitev opravil po elektronski poti? Ali se mora obvestilo o vročanju po elektronski poti poslati tudi organom, ko se jim pošilja določene dokumente (npr. tudi gradbena dovoljenja)?
Ali mora organ voditi evidenco vseh, ki so sporočili naslov varnega elektronskega predlaga ter tak naslov vpisati v informacijski sistem oz. šifrant?
Kako naslovnik dostopa do dokumenta, ko le ta ne potrdi prevzema dokumenta v elektronski obliki? Kako naj organ izvede fizično arhiviranje upravnega spisa, ko je večina dokumentov v upravni zadevi v elektronski obliki? Kdaj se šteje, da se je naslovnik seznanil z dokumentom, ki je bil poslan v elektronski obliki?
Odgovor:
Vročanje je procesno dejanje prenosa dokumentov od oblastnih organov do drugih udeležencev v upravnih postopkih. Vročanje ima pri upravnih in drugih javnopravnih zadevah, ki potekajo na podlagi Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP, Ur.l. RS, št. 24/06 in novele) poseben pomen, saj so na dan (dejanske ali fiktivne) vročitve dokumentov vezani pravni učinki. Pravilna vročitev dokumentov tako predstavlja procesno predpostavko za nastop pravnih učinkov. Spoštovanje določb ZUP o vročanju je pogoj za uveljavitev načela zakonitosti, varstva pravic strank in varstva javnih koristi, zaslišanja stranke ter pravice do pritožbe, toda v smislu pomena in namena vročanja. Glavni namen vročanja je to, da se z vročitvijo naslovniku omogoči seznanitev z dokumentom, ki se vroča (prvi odstavek 83. člena ZUP) kot izraz pravice biti slišan in učinkovitega pravnega varstva na eni strani ter razmeroma hitro izvršljivost upravnega akta, ki se vroča ter s tem potrebo po čim hitrejši zadostitvi javnega interesa (po Kovač in Remic, Nove in stare dileme o vročanju v javno(u)pravnih postopkih, 2019, str. 1).
Po 83. členu ZUP poznamo dva načina vročanja, fizično in elektronsko vročanje, kjer sta oba načina vročitve na načelni ravni enakovredna. To velja za vse dokumente, ki se vročajo, tudi npr. gradbena dovoljenja, če posebni zakon ne določa drugače.
Strankam se lahko dokumente elektronsko vroči v varen elektronski predal ali navaden (uporablja se tudi pojem »ne varen« in "drug", ki označujeta isto) elektronski predal (po drugem odstavku 86. člena ZUP), ko so za to izpolnjeni pogoji na strani organa in stranke. Ob tehničnih pogojih na obeh straneh se temeljno predpostavlja, da stranka soglaša z elektronskim vročanjem oziroma ne zahteva vročanja po fizični poti. Zakon ne določa, da bi stranka morala podati izrecno soglasje za vročanje po elektronski poti, na primer v obliki pisne ali ustne izjave, ampak njeno soglasje predpostavlja v zakonsko določenih okoliščinah:
- če prijavi elektronski naslov za vročanje v registru stalnega prebivalstva;
- če je elektronski naslov navedla v vlogi;
- če iz elektronskega naslova pošlje vlogo;
- če je tak naslov sporočila v drugi upravni zadevi iz pristojnosti istega organ (več o tem tudi Kovač in Kerševan (ur.), ZUP s komentarjem, 2022, 3. knjiga, str. 88).
Ob zakonski domnevi soglasja za elektronsko vročanje v omenjenih primerih zakon - v smislu temeljnega načela varstva pravic stranke - sicer določa, da se v okoliščinah iz prej navedene tretje in četrte točke pred začetkom vročanja stranko seznani, da organ lahko opravlja vročanje na elektronski naslov, iz katerega je poslala vlogo oziroma ga je uporabljala v drugem postopku tega organa, dokler ne sporoči drugega naslova oziroma ne zahteva, da se vročanje opravlja po fizični poti.
Če se dokument vroči v drug elektronski predal, po četrtem odstavku 86.a člena ZUP, informacijski sistem pošlje na mobilni telefon in v elektronski predal sporočilo, da je dokument v informacijskem sistemu in ga mora naslovnik prevzeti v 15 dneh in obvestilo o posledicah vročanja. Sporočilo, posredovano po mobilnem telefonu, vsebuje tudi enolično identifikacijsko številko za prevzem dokumenta. Vročen dokument se šteje kot opravljen, ko naslovnik potrdi prevzem z enolično identifikacijsko številko.
ZUP ne določa, kdaj se dokumenti vročajo po elektronski ali fizični poti, ampak presojo o tem, seveda ob upoštevanju zakonskih pogojev (gl. zg.), prepušča organu oziroma uradni osebi. Ta more odrediti tak način vročitve, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren. Po določbi četrtega odstavka 84. člena ZUP uradna oseba odredi, da se odločbe, sklepi in drugi dokumenti, v katerih je določen rok, vročijo v skladu z ZUP tako, da se zagotovi hitro in učinkovito vročitev z najmanjšimi stroški za organ in za naslovnika, ob tem pa upošteva vsebino dokumenta in morebitne druge razloge, ki vplivajo na način vročitve (četrti odstavek 86. člena ZUP).
V okviru vsebine dokumenta organ upošteva tudi varstvo osebnih podatkov in zaščito zasebnosti naslovnika. To velja še zlasti pri vročanju v navadni elektronski predal (npr. preko naslova: uporabnik@gmail.com). Vročanja v elektronski predal se ne more opraviti, če se na podlagi okoliščin dvomi, da gre za elektronski predal konkretnega naslovnika. V takem primeru se mora pred vročitvijo prepričati (lahko tudi po telefonu, če se razpolaga s številko), da gre za elektronski predal (fizične ali pravne) osebe, ki je naslovnik pisanja, sicer mora izbrati drug način vročitve, praviloma vročitev po fizični poti na naslov prebivališča oziroma sedeža.
Glede komuniciranja med organi velja, da organi državne uprave, samoupravnih lokalnih skupnosti in nosilci javnih pooblastil med seboj praviloma poslujejo z dokumenti v elektronski obliki prek svojega uradnega elektronskega naslova (glej 4. člen Uredbe o upravnem poslovanju (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in nasl.)). Zato za medsebojno pošiljanje dokumentov po elektronski poti ni potrebno predhodno obveščanje. Toda to velja za običajno poslovanje v neupravnih zadevah. Kadar pa organi nastopajo kot stranke v upravnem postopku, pa je njihov položaj enak kot položaj (fizičnih in pravnih) oseb, kar pomeni, da se jim dokumenti vročajo po elektronski poti, če so podali soglasje oziroma če se domneva, da soglašajo s takšnim načinom vročanja (gl. zg.).
Organi morajo pri vzpostavljanju novih zbirk osebnih podatkov za opravljanje svojih nalog vedno izkazati ustrezno pravno podlago, skladno s prakso Informacijskega pooblaščenca (mnenja št. 07121-1/2023/648, 07120-1/2023/232, 07120-1/2023/34). Najpogosteje pridejo v poštev točka (c) – zakon ali točka (e) – izvajanje javne oblasti, prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov (SUVP, Uredba (EU) 2016/679). Obdelava osebnih podatkov je zakonita le, če zakon določa obdelavo, vrste osebnih podatkov, kategorije posameznikov, namen obdelave, rok hrambe ter, če je mogoče, uporabnike osebnih podatkov, dejanja in postopke obdelave ter druge ukrepe za zakonito, pošteno in pregledno obdelavo (drugi odstavek 6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22)).
Tako predpisi ustrezne ravni ne določajo pravne podlage za vzpostavitev (ločene) evidence varnih elektronskih naslovov, ki bi ustrezala pogojem, določenim v 6. členu ZVOP-2. Organi na podlagi Zakona o državni upravi (ZDU-1, Ur. l. RS, št. 52/02 in nasl.) za izvrševanje upravnih nalog vodijo elektronske evidence dokumentarnega gradiva, v katere evidentirajo osebno ime oziroma firmo subjekta dokumentarnega gradiva, naslov njegovega prebivališča oziroma sedež in morebitni elektronski naslov (šesti odstavek 74.a člena ZDU-1). Toda omenjene zakonske podlage za vodenje evidence dokumentarnega gradiva ne gre enačiti s pravnim temeljem za vodenje posebne, tj. uradne evidence elektronskih naslovov.
Dostop stranke do skupnega dokumenta ob elektronskem vročanju brez potrditve prevzema:
- elektronsko vročanje s seznanitvijo brez potrditve prevzema se izvede tako, da se v elektronski predal pošlje sporočilo o vročanju in dokument, ki se vroča. Informacijski sistem za vročanje obvesti organ o času, ko sta bila sporočilo in dokument poslana v elektronski predal naslovnika (glej, 89.č člen UUP). Šteje se, da se je naslovnik seznanil z dokumentom 15. dan od odpreme, ko nastane fikcija vročitve. Naslovniku se sporoči dan odpreme in dan vročitve. Naslovnik lahko uveljavlja svoje procesne pravice takoj, ko se dejansko seznani z dokumentom, tudi če rok za seznanitev še ni potekel (glej zlasti šesti odstavek 86.a člena ZUP).
Način arhiviranja upravnih spisov, kadar ti večinoma vsebujejo dokumente v elektronski obliki:
- dokumentarno gradivo se lahko hrani v elektronski ali fizični obliki (prvi odstavek 75. člena UUP). Izvorno elektronsko arhivsko gradivo se pristojnemu arhivu izroča v predpisani digitalni obliki na standardiziranih nosilcih in v standardiziranih oblikah zapisa (tretji odstavek 76. člen UUP). Kadar upravni spis vsebuje tako fizične kot elektronske dokumente, se fizični dokumenti arhivirajo v fizični obliki, elektronski pa v elektronski obliki. Dokumenti se hranijo in arhivirajo v obliki, v kateri so nastali. Pri elektronskem vročanju eni stranki in fizičnem vročanju drugi stranki se elektronska vročilnica arhivira v elektronski obliki, fizična vročilnica pa v fizični obliki. Predstojnik organa lahko določi, da se dokumentarno gradivo v fizični obliki pretvori v elektronsko obliko skladno s predpisi, ki urejajo hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva. Po ustrezni pretvorbi se fizično gradivo izloči iz upravnega spisa. Postopek pretvorbe dokumentov je določen v 10. členu Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06 in novele). Podatek o izločitvi posameznega dokumenta se evidentira v evidenci dokumentarnega gradiva (81. člen UUP).
Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in zanikanja odgovornosti.