Kako poteka združitev upravnih zadev v en postopek v postopkih, začetih po uradni dolžnosti?

Ali so izpolnjeni pogoji za združitev postopka, če je organ že začel postopek na pobudo prvega od (z zakonom) upravičenih predlagateljev, po nekaj dneh pa je dobil pobudo še drugega predlagatelja? Ali naj se uvede še en postopek in potem oba združi? Ali se druga vloga evidentira k prvi ali je treba oba predloga obravnavati v isti zadevi?

Pristojni organ začne in vodi upravni postopek praviloma za vsak zahtevek oziroma za vsako upravno zadevo posebej. Zaradi smotrnosti in ekonomičnosti postopka pa lahko organ odstopi od tega pravila ter vodi in združi več upravnih zadev v en sam postopek. Za združitev več upravnih zadev v en upravni postopek morajo biti izpolnjeni pogoji, ki jih določa 130. člen ZUP. Kljub izpolnjenim pogojem pa organ, ki vodi postopek, še vedno ni dolžan stvari združiti v en postopek. Združitev več upravnih zadev, pri katerih gre za istovrstne pravice ali obveznosti več strank, v en postopek zaradi skupnega obravnavanja in odločanja, je vprašanje smotrnosti in ekonomičnosti, pa tudi učinkovitosti postopka. O tem presoja in odloča pristojni organ, ki mu zakon daje le možnost, da lahko tako ravna (Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 285). O tem, da se postopki v upravnih zadevah združijo tako, da se o istovrstnih pravicah ali obveznostih več strank oziroma več različnih zahtevkih ene ali več strank vodi en postopek, odloči pristojni organ s posebnim sklepom, zoper katerega je dovoljena pritožba. Več upravnih zadev se lahko združi v en postopek na vsaki stopnji postopka in v upravnih zadevah, začetih po uradni dolžnosti, ali v upravnih zadevah, začetih na zahtevo stranke. Do združitve lahko pride tudi v postopku na drugi stopnji, vendar v tem primeru ni dovoljena pritožba zoper sklep o združitvi.

V postopkih, začetih po uradni dolžnosti, se torej postopki oz. zadeve združujejo enako kot v postopkih na zahtevo stranke. To pomeni, da mora za združitev organ preveriti, ali gre za:

1. isti pristojni organ v vseh posamičnih zadevah, ki se združujejo,
2. ali je v vseh zadevah, ki se združujejo, ista pravna podlaga za ukrepanje (isti predpis),
3. če gre v več zadevah za vsaj podobno, če ne isto dejansko stanje oz. okoliščine.

Zadeve oz. postopke je smiselno združiti ob obstoju formalnih pogojev takrat, kadar bi se v več zadevah za isto ali različne stranke ugotavljajo ista dejstva. Združitev postopkov pomeni namreč izraz temeljnega načela ekonomičnosti (14. člen ZUP), predvsem pri vodenju ugotovitvenega in dokaznega postopka. Odločitev v vsaki od zadev, lahko s sklepi med postopkom ali z odločbo ali sklepom ob zaključku postopka, pa mora biti taka, da je nedvoumno, kateri ukrepi se nanašajo na posamično stranko ali zadevo, da je izrek določen (213. člen ZUP) in tako izvršljiv.

Pobude oziroma prijave različnih subjektov (ne glede na to, ali jih področni predpis izrecno legitimira) ne pomenijo začetka postopka po uradni dolžnosti. Ne glede na obstoj in število prijav o začetku postopka odloča uradna oseba, na podlagi meril iz 126. člena ZUP oziroma meril, ki jih morebiti specialno določi področni predpis (podrobneje o tem v članku: Ravnanje organa s pobudo in začetek postopka po uradni dolžnosti|Ravnanje organa s pobudo in začetek postopka po uradni dolžnosti). Tovrstne vloge se zato ne evidentirajo kot del dokumentacije konkretne upravne zadeve, ampak jih organ praviloma evidentira pod drugo (splošno) zadevo (npr. Pobude za napotitev oseb na kontrolni zdravniški pregled). Zato v primeru, ko se več pobud nanaša na istovrstni postopek zoper isto stranko, ni potrebe po združevanju postopka, saj postopek ni bil uveden z nobeno od vlog/prijav. Če se na podlagi ena ali več vlog odloči za začetek postopka, se v ugotovitvenem in dokazenem postopku ugotavljajo in preverjajo dejstva, ki izhajajo iz vsake posamezne vloge. Postopanje ni bistveno drugačno tudi v primerih, ko organ na podlagi "prve" prijave že uvede postopek, tej pa naknadno (med postopkom) sledijo nove prijave, ki se nanašajo na isti predmet odločanja (z vidika dejanskega in pravnega stanja enako obveznost stranke). Tudi v takem primeru "naslednje" prijave na vplivajo na začetek postopka, zato ni dejanske in pravne podlage ter potrebe po združevanju, pač pa se morebitne navedbe, ki niso vsebovane v prvi ali predhodnih navedbah, ki vplivajo na morebitni obveznost, dodatno preverijo v že uvedenem postopku.

Poseben primer združitve upravnih zadev v en postopek je javno naznanilo, ki ga določa 131. člen ZUP, in ki ga upravni organ lahko uporabi za začetek upravnega postopka samo, če gre za postopek po uradni dolžnosti, če gre za večje število oseb, ki organu niso znane ali jih ni mogoče določiti, če gre za osebe, ki imajo lahko v postopku položaj stranke in če gre pri vseh osebah za bistveno enake obveznosti. Postopka z javnim naznanilom ni mogoče začeti v primeru, da je za začetek postopka potrebna vloga stranke, saj poziv še ne pomeni začetka postopka. Z javnim naznanilom se začne postopek hkrati zoper večje število oseb, vendar se v zadevi vsakega posameznika vodi naknadno povsem ločen postopek in izda odločba za vsako stranko posebej. Če pa se združijo upravne zadeve v en postopek, se vodi en postopek in izda ena odločba. 132. člen ZUP določa, da v teh primerih nastopa v postopku vsaka stranka samostojno. Tudi pravni učinki izdane odločbe se presojajo samostojno za vsako stranko posebej, če ni z zakonom določeno drugače.