Vsaka oseba (tudi sorodnik stranke) ima pravico do pregleda dokumentov zadeve (ki vključuje pravico do prepisovanja in kopiranja), če vsaj verjetno izkaže pravni interes (drugi odstavek 82. člena ZUP). Pravni interes je osebna, neposredna korist, ki se lahko navezuje na katerikoli področni (materialni) predpis, katerega določbe se uporabljajo za odločitev v posamezni zadevi. Pravna korist mora biti v času vpogleda obstoječa in ne šele bodoča (prim. 43. člen ZUP).

O zahtevi za vpogled v dokumente upravne zadeve je potrebno odločiti na podlagi 82. člena ZUP. Organ posamezniku, ki nima položaja stranke v postopku, dovoli vpogled v spis, če posameznik (na stopnji verjetnosti) izkaže pravno korist za vpogled v dokumente v upravnem spisu. Upravičen (pravni) interes za vpogled v spis posameznik izkaže tako, da že v vlogi podrobno (in ne pavšalno) navede in utemelji dejstva in okoliščine za konkreten vpogled v spis ter jih podkrepi z ustreznimi dokazi. Posameznik mora izkazati (vsaj na stopnji verjetnosti), da bo njegov pregled spisa pripomogel k uresničevanju (izvrševanju, varstvu ali pridobitvi) njegovih pravic ali pravnih koristi oziroma k izpolnitvi neke obveznosti, kar vse je vezano na podatke, ki bi jih pridobil z vpogledom v spis (glej sklep VSL II Cp 915/2021 z dne 5. 7. 2021 in sklep VSL II Ip 4783/2014 z dne 21. 1. 2015).

Če je pravni interes ustrezno izkazan se vpogled dovoli, sicer se zahteva zavrne (pazi: zahteva se ne zavrže, ker se vsebinsko presoja obstoj pravnega interesa). Zoper sklep je dovoljena pritožba. Ob navedenem velja opozoriti na odločbo Ustavnega sodišča RS (št. U-I-16/10, Up-103/10 z dne 20.10.2011), ki je presodilo, da je pri pravici do vpogleda treba razlikovati med osebami, ki so v postopku imele položaj stranke, in tistimi, ki tega niso imele. Pri čemer bi zahtevo prvih obravnavali kot zahtevek za uveljavitev procesne pravice (gl. zgoraj), zahtevo drugih pa kot (samostojno) materialno pravico, o kateri se odloča z odločbo (!), ne s sklepom. S takšnim stališčem se ne strinjamo, saj tipično procesno pravico nepotrebno vzdiguje na raven materialne, kar povzroča več vprašanj in dilem (več o tem gl. v Kovač et al.; Upravno procesne dileme 2, str. 45, 46, 177, 178).

Pri pregledovanju in prepisovanju spisovne dokumentacije je treba vedno poleg ZUP upoštevati še določbe posameznih področnih zakonov. V zvezi z vpogledom v prekrškovni spis tako velja upoštevati Zakon o prekrških (ZP-1, Ur. l. RS, št. 29/11 in nasl.), ki v prvem odstavku 58. člena določa, da se v hitrem postopku o prekršku glede pregledovanja in prepisovanja spisov smiselno uporabljajo določila ZUP. Navedeno pomeni, da se pravica do vpogleda v prekrškovni spis presoja na podlagi 82. člena ZUP glede na standard verjetnosti izkaza pravne koristi posameznika, ki tak vpogled zahteva.

Glede vprašanja, ali namera posameznika, da vloži civilno tožbo, predstavlja upravičen pravni interes ali ne, je torej treba upoštevati merila iz drugega odstavka 82. člena ZUP. Ta presoja je odvisna od tega, ali so informacije iz spisa ključne za uveljavljanje ali obrambo posameznikovega pravnega zahtevka v njegovem civilnem postopku. Za uskladitev z drugim odstavkom 43. člena ZUP mora tak posameznik konkretno izkazati neposredno osebno korist, ki je v tem primeru njegova civilna tožba, kjer pa je potrebnost in pomembnost zahtevanih informacij za izkaz te pravne koristi (civilnopravni zahtevek) treba skrbno preučiti, zlasti da gre za že obstoječ interes, ne šele bodočo, načrtovano tožbo (glej Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, str. 109 in povezane). Upravni organ mora namreč zagotoviti, da je vpogled (oz. dostop) do spisa sorazmeren tako s pravicami posameznika, ki do spisa želi dostopati kot s pravicami strank, katerih osebni podatki se v spisu nahajajo. Vpogled v spis mora biti omejen zgolj na tiste podatke, ki so pomembni in potrebni za doseg izkazanega pravnega interesa tretje osebe. Obstoj pravnega interesa za sprožitev civilnopravnega zahtevka je torej v konkretnem primeru vedno odvisen od sposobnosti tretje osebe, da jasno in neposredno poveže svojo zahtevo po dostopu do določenih podatkov v spisu z vložitvijo civilnopravnega zahtevka. Le takšen pristop zagotavlja ustrezno ravnovesje med pravnimi interesi tretje osebe po vpogledu v spis in pravicami posameznikov, na katere se osebni podatki nanašajo ter je tako usklajen z določbami ZUP in obenem s predpisi iz področja varstva osebnih podatkov (glej zlasti načelo minimizacije in omejitve namena iz členov 5(1)(b) in 5(1)(c) Splošne uredbe o varstvu podatkov (SUVP, Ur. l. EU, št. L 119/1)).

V skladu z Zakonom o upravnih taksah (ZUT, Ur. l. RS, št. 8/2000 in nasl.) se upravne takse ne plača za vloge, s katerimi se odloča o pravicah strank znotraj postopka in o tistih vprašanjih, ki se kot postranska vprašanja pojavijo v zvezi z izvedbo postopka (gl. opombo št. 4 k tarifni številki 1 ZUT). Vložitev zahteve za vpogled med postopkom na podlagi navedenega zanesljivo ni predmet taksne obveznosti, ne glede ali zahtevo uveljavlja oseba s položajem stranke ali kdo tretji. Enako velja, če zahtevo uveljavlja oseba s položajem stranke, ko je upravni postopek zaključen (dokončno in/ali pravnomočno). Glede na stališče Ustavnega sodišča bi se lahko pojavila dilema pri osebah, ki niso imele položaja stranke, in uveljavljajo zahtevek po zaključku postopka; če bi sledili stališču, da je zahteva v tem primeru zahteva, s katero se začne samostojni upravni postopek, bi vložnik moral plačati takso za vlogo in odločbo (tarifna št. 1. in 3). Zaradi zadržkov, da vsebinsko enako zahtevo lahko obravnavamo kot zahtevek za uveljavitev procesne ali materialne pravice, čeprav gre za tipično procesno upravičenje, menimo, da vložnik tudi v tem primeru ne bi bil zavezan k plačilu upravne takse, saj upravičenje ustrezna zakonskemu dejanskemu stanju t.i. postranskih vprašanj v zvezi s postopkom, za katera se taksa ne plača.

Pravica do vpogleda dokumentov je pravica strank oz. tistega, ki izkaže pravni interes, Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ, Ur. l. RS, št. 24/2003 in nasl.) pa ločeno od pravice do vpogleda v spis ureja (materialno) pravico vsakogar, da dostopa do tistih dokumentov, ki predstavljajo informacije javnega značaja. Za pridobitev informacij javnega značaja po ZDIJZ zadostuje dejanski interes in ni treba izkazati pravnega interesa. Gre torej za dve različni pravici – na eni strani za pravico vsakogar do dostopa do informacij javnega značaja, ki izhaja iz drugega odstavka 39. člena Ustave Republike Slovenije (URS, Ur. l. RS, št. 33I/1991-I in nasl.), na drugi strani za pravico strank oziroma drugih upravičencev do vpogleda in prepisa spisa, ki je, v okviru pravice do enakih procesnih jamstev, zagotovljena v okviru 22. člena URS. Za informacije javnega značaja se štejejo vse informacije, ki izvirajo iz delovnega področja organa, in se nahajajo v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva (v nadaljnjem besedilu: dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb (prvi odstavek 4. člena ZDIJZ). Zato se kot informacije javnega značaja štejejo tudi vsi dokumenti vsake upravne zadeve, vendar je pred njihovih razkritjem treba presoditi, ali niso morebiti podane izjeme, ki razkritje prepovedujejo delno ali v celoti, in o tem odločiti z odločbo.